← На главную

Разберем типичную и сложную практическую ситуацию: холдинг или головная компания передает ведение бухгалтерского учета одной из дочерних организаций (Организация Б) на аутсорсинг другой дочерней компании (Организация А). При этом у исполнителя (Организация А) уже приобретена конфигурация Управление производственным предприятием (УПП), оформлена подписка сопровождения и подключен сервис сдачи отчетности. Возникает вопрос: обязана ли обслуживаемая организация покупать собственную дорогостоящую основную поставку конфигурации, как лицензируется сервис отправки отчетности и где физически и юридически разрешено размещать информационную базу?

Проанализируем ситуацию детально, разделив ее на два независимых контура: лицензирование самого программного продукта 1С и подключение сервиса сдачи регламентированной отчетности.

Лицензирование сервиса 1С:Отчетность

Лицензирование сервиса сдачи отчетности через оператора передачи данных привязано исключительно к реквизитам налогоплательщика, а не к числу установленных серверов или баз.

1. Привязка к ИНН организации. Сервис активируется для конкретного юридического лица по его коду ИНН и КПП. Соответственно, для Организации Б требуется отдельная лицензия на сервис отправки отчетности.
2. Использование регистрационного номера программы. При формировании заявления на подключение к сервису обязательно указывается регистрационный номер легально приобретенного программного продукта с действующим договором сопровождения. Если учет ведется в рамках базы Организации А, при оформлении заявления на Организацию Б допустимо указать регистрационный номер основной поставки Организации А.
3. Скидки по тарифным группам и уполномоченная бухгалтерия. Если одна бухгалтерия централизованно отправляет отчетность за группу связанных компаний или клиентов на аутсорсинге, оператор предоставляет групповые скидки (на группы от 3 до 5, от 6 до 10 организаций) либо специальный тариф для уполномоченных бухгалтерий, где оплата зависит от количества обслуживаемых организаций.
4. Электронная цифровая подпись. Отчетность может подписываться как собственной ЭЦП руководителя Организации Б, так и подписью ответственного сотрудника Организации А на основании машиночитаемой доверенности (МЧД) или доверенности уполномоченного представителя.

Лицензирование конфигурации и сервера 1С:Предприятие

В отличие от сервисов отчетности, лицензионное соглашение платформы 1С оперирует понятиями локальной сети, рабочих мест (клиентских лицензий) и мест размещения баз данных. Рассмотрим ключевые правила:

1. Аутсорсинг учетных функций. Компания-владелец лицензии (Организация А) имеет полное право использовать принадлежащее ей программное обеспечение для оказания возмездных услуг третьим лицам (включая ведение бухгалтерского и налогового учета). Если сотрудники Организации Б не имеют прямого доступа к программе и не работают в ней, Организации Б не требуется приобретать собственную копию конфигурации.
2. Понятие единой локальной сети. В рамках одной локальной вычислительной сети правообладатель разрешает использование основной поставки для неограниченного числа информационных баз при наличии достаточного количества клиентских лицензий платформы.
3. Размещение базы в другой сети или у стороннего собственника. Если база данных физически разворачивается на серверах третьей компании (Организация С) в отдельном сегменте сети, прямое копирование дистрибутива конфигурации может трактоваться как нарушение лицензии, требующее покупки отдельной основной поставки или лицензии для удаленного офиса. С учетом того, что конфигурация УПП снята с открытых продаж, покупка новой коробки организационно затруднена.

Варианты законной организации работы без покупки дополнительной коробки

Рассмотрим рабочие схемы построения ИТ-инфраструктуры, позволяющие соблюсти лицензионную чистоту и избежать неоправданных расходов.

1. Размещение базы в локальной сети обслуживающей организации.

   Информационная база для Организации Б создается непосредственно на серверных мощностях Организации А. Бухгалтеры работают с базой локально, используя уже имеющуюся основную поставку конфигурации и клиентские лицензии. Данные передаются Организацией Б только в виде первичных документов. Этот вариант полностью прозрачен для лицензионного контроля и не требует никаких дополнительных затрат на программное обеспечение.

2. Ведение учета нескольких организаций в единой информационной базе.

   Конфигурация изначально поддерживает ведение многофирменного учета в общей информационной базе. Организация Б заводится как отдельный элемент справочника Организации. Все регламентированные отчеты и проводки формируются раздельно. Разграничение видимости данных при необходимости обеспечивается встроенным механизмом ограничения доступа на уровне записей (RLS).

3. Оформление аренды серверного оборудования (хостинга).

   Если сервер физически должен находиться у компании-собственника (Организация С), между Организацией С (арендодатель оборудования) и Организацией А (арендатор) заключается договор аренды серверных мощностей (вычислительной инфраструктуры IaaS). В этом случае арендованный сервер юридически становится частью вычислительного контура Организации А. Организация А имеет право установить туда принадлежащий ей дистрибутив и использовать свои лицензии платформы, не передавая права на программу третьим лицам.

4. Использование специализированной конфигурации для бухучета.

   Если для обслуживания Организации Б не требуются тяжелые производственные блоки УПП (расчет себестоимости по переделам, позаказное планирование, посменное расписание), рационально приобрести стандартную поставку 1C:Бухгалтерия версии ПРОФ на имя Организации Б. Это обойдется существенно дешевле обслуживания устаревшей системы и избавит от необходимости приобретать дорогостоящие тарифные сервисы продления поддержки регламентированного учета в УПП.

Таким образом, для легальной работы Организации Б достаточно приобрести отдельное подключение к сервису 1С-Отчетность на свой ИНН. Покупать отдельную поставку конфигурации не требуется при условии, что с базой работают только сотрудники обслуживающей бухгалтерии в рамках своей инфраструктуры либо на арендованных вычислительных мощностях.