В практике работы государственных учреждений часто возникает ситуация, когда приобретенные авиа или железнодорожные билеты (денежные документы) не используются сотрудниками по разным причинам: отмена командировки, болезнь или отзыв из отпуска. В программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0 (БГУ 2.0) учет таких документов имеет свои особенности, пренебрежение которыми ведет к серьезным искажениям в отчетности.
Разберем типичную ошибку: бухгалтер видит правильные остатки на счете 201.35 «Денежные документы», но в «Отчете кассира» цифры «раздуты» и не соответствуют действительности. Проанализируем ситуацию, выясним причину расхождений и выработаем правильный алгоритм действий.
Рассмотрим, как устроена система учета в БГУ 2.0. В отличие от простых бухгалтерских проводок, данные для регламентированных отчетов (в частности, для отчета кассира по денежным документам) собираются не только из плана счетов, но и из специального регистра накопления Денежные документы.
Когда бухгалтер делает проводку Дт 401.20 Кт 201.35 через документ Бухгалтерская операция, происходит следующее:
201.35 уменьшается в Главной книге.Денежные документы остается без изменений, так как ручная операция не умеет делать в него записи автоматически.В результате мы получаем ситуацию, когда по бухгалтерскому балансу билетов нет, а в отчете кассира они «висят» вечно. Чтобы избежать этого, любое движение денежных документов должно оформляться только специализированными документами: Приходный кассовый ордер (фондовый) и Расходный кассовый ордер (фондовый).
Прежде чем исправлять ошибки, вспомним стандартную цепочку действий, которую должен соблюдать кассир и бухгалтер. Посмотрим на правильную последовательность:
1. Поступление билета в кассу. Оформляется документом Приходный кассовый ордер (фондовый) (ПКОФ) с видом операции Поступление от поставщика.
Проводка: Дт 201.35 Кт 302.26.
2. Выдача билета сотруднику. Это критически важный момент. Нельзя просто «списать» билет на расходы сразу. Его нужно выдать в подотчет конкретному лицу. Оформляется документом Расходный кассовый ордер (фондовый) (РКОФ) с видом операции Выдача подотчетному лицу.
Проводка: Дт 208.26 Кт 201.35.
Важный нюанс: Если кассир покупает 10 билетов на 10 разных лиц, нельзя делать один общий ПКОФ на всех. На каждое подотчетное лицо должен быть оформлен персональный РКО (фондовый). Только так вы обеспечите прозрачность учета.
Если сотрудник не полетел, он обязан вернуть билет в кассу. Мы не можем просто удалить РКО (фондовый), так как документ уже прошел по кассовой книге прошлых периодов. Мы должны оформить возврат.
Разберем действия по шагам:
Приходный кассовый ордер (фондовый).Возврат от подотчетного лица.Дт 201.35 Кт 208.26.Теперь билет снова числится в фондовой кассе, а задолженность сотрудника перед учреждением погашена.
Теперь проанализируем ситуацию, когда билет вернуть авиакомпании невозможно (невозвратный тариф), либо билет возвращается с потерей стоимости.
Вариант А: Возврат билета поставщику. Если билет возвратный, мы оформляем Расходный кассовый ордер (фондовый) с видом операции Возврат поставщику. Это закроет регистры и сформирует дебиторскую задолженность поставщика на счете 302.26, которую он потом погасит деньгами на лицевой счет.
Вариант Б: Списание «сгоревшего» билета (невозвратного). Если комиссия учреждения приняла решение о списании билета в связи с невозможностью его использования и возврата, нам все равно необходимо использовать фондовый РКО, чтобы данные ушли из регистра накопления.
Посмотрим, как это сделать правильно:
Акт о списании бланков строгой отчетности (или иной внутренний акт, предусмотренный учетной политикой).Расходный кассовый ордер (фондовый).Прочее выбытие.401.20 (расходы текущего финансового года) или 401.10 (в зависимости от методики учета штрафных санкций).Дт 401.20.273 (или 401.20.226) Кт 201.35.Именно использование РКО (фондовый) обеспечит корректную запись в регистр Денежные документы, и остаток в отчете кассира на начало следующего дня станет актуальным.
Если вы обнаружили, что в прошлых периодах уже были сделаны ручные операции Дт 401.20 Кт 201.35, которые «сломали» отчет кассира, необходимо выполнить исправление:
Сторно, чтобы отменить некорректную ручную операцию. Это восстановит остаток на счете 201.35 в бухгалтерском учете (приведет его в соответствие с «зависшим» остатком в регистре).Расходный кассовый ордер (фондовый) с видом операции Прочее выбытие.Таким образом, мы «схлопнем» остатки и в бухгалтерском учете, и в специальном регистре накопления. Рассмотрим логическую схему проверки:
// Проверка корректности остатков
Остаток_Счет_201_35 = Остаток_Регистр_ДенежныеДокументы;
Если Остаток_Счет_201_35 <> Остаток_Регистр_ДенежныеДокументы Тогда
Сообщить("Внимание! Обнаружены ручные операции по счету 201.35!");
КонецЕсли;
Для предотвращения подобных проблем в будущем, рекомендуем придерживаться следующих правил:
201.35 с данными «Отчета кассира (денежные документы)». Они должны совпадать до копейки.Соблюдение этой методики позволит вам всегда иметь актуальные данные в отчетах и успешно проходить проверки контролирующих органов без штрафов за нарушение кассовой дисциплины.