← На главную

В процессе деятельности организации часто возникают ситуации, когда сотрудники приобретают продукцию компании, материалы или бывшие в употреблении основные средства. Одним из наиболее удобных способов расчета в таких случаях является удержание стоимости покупки из заработной платы. Однако в системе 1С:ERP Управление предприятием этот процесс требует синхронизации двух независимых контуров: оперативного (торгового) и зарплатного. Рассмотрим подробно, как правильно оформить такие операции, чтобы взаиморасчеты закрылись корректно, а бухгалтерский и налоговый учет соответствовали законодательству.

Методологические основы: Удержание или Натуральный доход?

Прежде чем переходить к оформлению документов, проанализируем ситуацию с точки зрения законодательства. Существует два принципиально разных подхода:

1. Выплата зарплаты в натуральной форме (ст. 131 ТК РФ). В этом случае товаром выдается сама задолженность работодателя перед работником. Сумма ограничена 20% от начисленной зарплаты, требуется письменное заявление сотрудника и фиксация такой возможности в трудовом договоре.
2. Продажа товара с последующим удержанием из зарплаты. Это стандартная сделка купли-продажи. Организация продает товар сотруднику как физическому лицу, а сотрудник пишет заявление: "Прошу удержать стоимость приобретенного товара из моей заработной платы". В этом случае лимит в 20% не действует (так как это распоряжение сотрудника своими средствами), но возникают вопросы с применением ККТ.

В данной инструкции мы разберем наиболее универсальный второй вариант — оформление реализации с последующим зачетом через удержание.

Шаг 1. Настройка Групп финансового учета (ГФУ)

Для того чтобы система понимала, на каком счете вести расчеты с сотрудником по торговым операциям, необходимо настроить Группы настроек финансового учета расчетов. Выясним, как это сделать:

Перейдем в раздел Настройки и справочники контура продаж или закупок и создадим новую группу, например, "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В поле Счет учета укажем 73.03 ("Расчеты по прочим операциям"). Можно использовать и счет 76, но 73.03 методологически более верен для расчетов с сотрудниками.

При создании карточки сотрудника как Контрагента (в справочнике Партнеры и Контрагенты), на вкладке настроек учета необходимо выбрать именно эту созданную ГФУ. Теперь все документы продажи по этому сотруднику будут автоматически формировать проводки в дебет счета 73.03.

Шаг 2. Оформление продажи товара или ОС

Проанализируем порядок оформления первичных документов в 1С:ERP:

1. Создаем документ Реализация товаров и услуг (или Реализация услуг и прочих активов, если продаем ОС).
2. В качестве клиента выбираем физическое лицо (сотрудника).
3. Указываем товары и их стоимость. Если цена продажи значительно ниже рыночной, помним о необходимости начисления НДФЛ с материальной выгоды (это оформляется в зарплатном блоке отдельным документом).
4. Проводим документ. Система сформирует проводку: Дт 73.03 — Кт 90.01 (или 91.01). Таким образом, за сотрудником зафиксирована дебиторская задолженность.

Шаг 3. Настройка и регистрация удержания в зарплатном блоке

Теперь нам нужно зафиксировать, что часть зарплаты не будет выдана на руки, а пойдет в счет оплаты долга. Рассмотрим по шагам работу в блоке Зарплата:

Сначала проверим настройки видов удержаний. Нам понадобится удержание с назначением Удержание в счет погашения задолженности по прочим операциям. В формуле обычно указывается просто РезультатФиксированнойСуммой.

После этого создадим документ Удержание по прочим операциям (или Постоянное удержание, если сотрудник будет гасить долг частями несколько месяцев):

• Выбираем сотрудника.
• Указываем период действия и сумму, которую необходимо удержать.

При ежемесячном расчете документом Начисление зарплаты и взносов на вкладке Удержания появится соответствующая строка. При проведении начисления возникнет задолженность организации перед сотрудником на счете 70 за минусом этой суммы. Для детального контроля всех расчетов, включая удержания, можно использовать отчет для анализа начислений, удержаний и выплат.

Шаг 4. "Схлопывание" взаиморасчетов в финансовом учете

Самый важный этап — корректное закрытие сальдо между счетами 70 и 73.03. В 1С:ERP это происходит автоматически при формировании итоговых проводок по зарплате.

Разберем работу документа Отражение зарплаты в финансовом учете. Когда бухгалтер заполняет этот документ в конце месяца, система видит зарегистрированное удержание. На основании настроек способа отражения (где для данного вида удержания указан счет 73.03) будет сформирована проводка:

Дт 70 — Кт 73.03

После проведения этого документа в бухгалтерском учете дебиторская задолженность сотрудника по реализации (счет 73) закроется кредиторской задолженностью по зарплате (счет 70). Взаиморасчеты закроются "в ноль" без движения денежных средств по кассе или банку.

Важный нюанс: Применение кассовых чеков (ККТ)

Проанализируем ситуацию с точки зрения закона 54-ФЗ. Согласно актуальным разъяснениям налоговых органов, удержание из зарплаты в счет оплаты ранее отгруженных товаров признается расчетом. Это означает, что организация обязана пробить кассовый чек.

Как это реализовать? В момент фактического удержания (в день выплаты зарплаты) необходимо сформировать чек с признаком "Безналичными". В 1С:ERP это можно сделать на основании документа реализации или через раздел Чеки ККТ. Несмотря на то, что физического прихода денег в кассу нет, чек фиксирует факт зачета задолженности за товар. Исключением является только ситуация "чистой" натуральной оплаты труда (когда товар — это форма зарплаты, а не покупка), но в этом случае нельзя превышать лимит в 20%. Для дополнительного контроля за пробитыми фискальными документами можно применить инструмент для анализа документов оплаты по чекам.

Альтернативный вариант: Через кассу (упрощенный)

Если настройка удержаний кажется слишком сложной или компания хочет избежать рисков с ККТ при зачете, рассмотрим более простой способ:

1. Сотруднику начисляется и выплачивается полная сумма зарплаты (например, через банк).
2. Сотрудник тут же вносит наличные в кассу организации в счет оплаты товара.
3. Оформляется Приходный кассовый ордер с пробитием обычного чека.

Этот способ прозрачен, не требует сложных корректировок проводок, но требует от сотрудника физического наличия денег или визита в кассу.

Резюме

Для корректного отражения продажи в счет зарплаты в 1С:ERP мы рекомендуем использовать схему с Удержанием и выделенным счетом 73.03 в ГФУ. Это позволяет видеть прозрачную историю долга сотрудника в аналитических отчетах и автоматически формировать проводки при отражении зарплаты в конце месяца. Не забывайте контролировать рыночность цен во избежание доначисления НДФЛ и своевременно оформлять кассовые чеки в момент расчета (удержания).