← На главную

Ситуация, когда руководство торговой компании принимает решение отпускать продукцию собственным сотрудникам с последующим удержанием стоимости из заработной платы, встречается достаточно часто. Однако при попытке автоматизировать этот процесс в конфигурации «1С:Управление торговлей 11» возникает методическое противоречие между требованиями розничной торговли и индивидуальным учетом взаиморасчетов с персоналом.

Разберем основные сложности типового функционала, требования законодательства, а также конкретные варианты реализации данной схемы в программе.

Ограничения типового учета и законодательные требования

Прежде чем настраивать учетные документы, проанализируем законодательную и программную базу, с которой предстоит работать:

1. Трудовой кодекс (ст. 131 ТК РФ): Прямая выплата заработной платы в неденежной (натуральной) форме ограничена 20% от начисленной суммы и требует письменного согласия работника. Однако если операция оформляется как стандартная розничная покупка по договору купли-продажи с отсрочкой платежа, а работник подает добровольное письменное заявление на удержание долга из будущей выплаты, это классифицируется как добровольное погашение задолженности перед работодателем. В таком случае лимит в 20% не применяется.
2. Требования 54-ФЗ к фискальным чекам: При передаче товара без внесения денег кассовый чек должен пробиваться с признаком способа расчета Передача в кредит (или Частичный расчет и кредит). В день фактической выплаты заработной платы и закрытия долга необходимо сформировать второй чек с признаком Оплата кредита.
3. Ограничение документов РМК в 1С:УТ 11: Документ Чек ККМ и сводный Отчет о розничных продажах работают исключительно по обезличенной схеме с предопределенным контрагентом «Розничный покупатель». Вести персонифицированную дебиторскую задолженность по конкретным физическим лицам внутри стандартного чека кассы ККМ невозможно.

Вариант 1. Оформление через документ «Реализация товаров и услуг» (рекомендуемый способ)

Рассмотрим наиболее прозрачный и методически правильный способ с точки зрения как управленческого, так и бухгалтерского учета. Он исключает обезличенность и позволяет зафиксировать точный долг за каждым сотрудником.

Разберем цепочку действий по шагам:

1. Создание контрагентов: Для каждого сотрудника в справочниках Партнеры и Контрагенты создаем индивидуальные карточки физических лиц. Рекомендуется сгруппировать их в отдельную папку (например, «Сотрудники компании»).
2. Настройка соглашения: Создаем индивидуальное или типовое соглашение с клиентами. В условиях оплаты указываем форму расчетов «В кредит» с отсрочкой платежа (например, до планового дня выплаты аванса или зарплаты).
3. Оформление отгрузки: В момент передачи товара оформляем документ Реализация товаров и услуг. Выбираем склад, сотрудника в качестве контрагента и перечень номенклатуры. Проводим документ.
4. Печать фискального чека: Если к рабочему месту подключен фискальный регистратор, нажимаем кнопку «Пробить чек» непосредственно из формы документа Реализация товаров и услуг. Система автоматически передаст в ККТ признак способа расчета Передача в кредит и напечатает чек покупателю.

В результате товар сразу списывается со складских остатков, а в программе формируется персонифицированная дебиторская задолженность конкретного физического лица.

Вариант 2. Продажа через РМК с условным безналичным расчетом

Если специфика торговой точки требует, чтобы сотрудник обязательно проходил через общую кассовую зону розничного магазина с использованием стандартного штрихкодирования в Рабочем месте кассира (РМК), применим схему с разделением потоков оплаты.

Выясним, как настроить систему в данном случае:

1. Создание условного эквайрингового терминала: Переходим в раздел «НСИ и администрирование» – «Эквайринговые терминалы» и создаем новый терминал с наименованием, например, «В счет заработной платы». Указываем признак «Неавтономный» или «Автономный» (без реального подключения банковского оборудования).
2. Пробитие на кассе: Кассир в РМК сканирует товар, а в форме оплаты выбирает безналичный расчет по созданному терминалу. Пробивается чек ККМ (вид оплаты в чеке – безналичными). Сотрудник дополнительно расписывается во внутреннем бумажном журнале или реестре ведомости.
3. Закрытие смены: При закрытии кассовой смены формируется документ Отчет о розничных продажах, где на вкладке «Оплата платежными картами» фиксируется сумма, прошедшая по данному терминалу. Взаиморасчеты формируются по контрагенту «Розничный покупатель».
4. Перенос задолженности на сотрудников: В конце смены или месяца бухгалтер по розничному реестру вводит документ Взаимозачет задолженности (или Корректировка задолженности). Долг с «Розничного покупателя» переносится на конкретных физических лиц – сотрудников предприятия.

Вариант 3. Использование подарочных сертификатов

Рассмотрим альтернативную схему с применением механизма подарочных карт, которая также позволяет кассирам работать в стандартном РМК без сложных манипуляций:

1. В программе включается функционал учета подарочных сертификатов (раздел «НСИ и администрирование» – «Продажи» – «Розничные продажи»).
2. Выпускаются номинальные сертификаты или персонифицированные карты с фиксированным кредитным лимитом (например, номиналом 1 000, 3 000 или 5 000 рублей).
3. Сотрудник получает карту под подпись в расчетной ведомости.
4. При совершении покупки на кассе кассир сканирует карту и принимает ее к оплате как Подарочный сертификат.
5. Сумма номинала выданного сертификата сразу становится основанием для удержания из зарплаты в кадровой службе.

Закрытие задолженности и передача данных в ЗУП и Бухгалтерию

Поскольку в конфигурации «1С:Управление торговлей 11» не ведется начисление заработной платы, взаиморасчеты закрываются сквозным способом через интеграцию:

1. Передача реестра в 1С:ЗУП: Бухгалтерия формирует реестр удержаний за месяц по данным отчетов по взаиморасчетам из УТ. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» создается документ Удержание по прочим операциям (или постоянное плановое удержание), уменьшающий сумму зарплаты к выплате.
2. Отражение в 1С:Бухгалтерии: При синхронизации данных реализация из УТ попадает в дебет субсчета 62.01 (или 73.03 «Расчеты по прочим операциям»). По результатам начисления зарплаты документом Отражение зарплаты в бухучете формируется проводка по удержанию: Дт 70 – Кт 73.03 (или Дт 70 – Кт 62.01). Если удержание и отгрузка легли на разные субсчета, закрытие взаиморасчетов выполняется документом Корректировка долга с видом операции «Прочие корректировки».
3. Второй фискальный чек (оплата кредита): В день выдачи заработной платы, когда происходит фактическое погашение долга, формируется чек на ККТ с признаком расчета Оплата кредита на сумму удержания, что закрывает обязательства организации перед ФНС по требованиям 54-ФЗ.