Каждый бухгалтер, работающий с отгрузкой товаров без перехода права собственности или продажей специфических активов (например, объектов недвижимости), может столкнуться с неприятной ситуацией: документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» проводится без ошибок, но в проводках отсутствует списание себестоимости по дебету счета 90.02 и кредиту счета 45.02. При этом в табличной части документа счета доходов и расходов могут быть заполнены абсолютно корректно.
Особенно странным это кажется тогда, когда мы пытаемся скопировать старый аналогичный документ из закрытого периода, в котором эта проводка успешно формировалась, но в новом документе-копии она все равно исчезает. Давайте вместе подробно разберем, почему так происходит, проанализируем внутренние механизмы работы программы «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» и найдем пошаговые пути решения этой проблемы.
Счет 45 «Товары отгруженные» (включая субсчет 45.02 «Готовая продукция отгруженная») методологически предназначен для учета активов, которые уже фактически переданы покупателю, но право собственности на них по договору еще не перешло. Яркий пример — продажа квартир или офисов застройщиком, где передача ключей происходит раньше, чем государственная регистрация права собственности.
В программе «1С:Бухгалтерия 3.0» для этой схемы жестко заложен двухэтапный документооборот. Попытка отразить всё одним документом реализации с ручным указанием счета учета часто приводит к сбоям. Рассмотрим правильную цепочку действий:
Реализация (акты, накладные), но обязательно выбрать вид операции «Отгрузка без перехода права собственности». Этот документ спишет готовую продукцию со склада и отправит ее «в путь» проводкой Дт 45.02 — Кт 43. На этом этапе финансовый результат еще не формируется, а выручка не признается.Если мы пытаемся использовать обычный документ Реализация (с видом операции «Товары (накладная, УПД)») и просто вручную подставляем в табличную часть счет учета 45.02 вместо 41 или 43, программа не сможет корректно рассчитать себестоимость. Алгоритмы проведения современной 1С БП 3.0 строго контролируют виды операций, и обычная реализация физически «не умеет» правильно закрывать счет 45.
Проводка Дт 90.02 — Кт 45.02 является расчетной (суммовой). Программа рассчитывает себестоимость автоматически в момент проведения документа реализации, но делает это только при условии, что на счете 45.02 числится остаток в необходимом количестве.
Давайте проанализируем аналитический учет (субконто) на счете 45.02. Учет здесь ведется в разрезе:
Если в нашей базе предварительно не был проведен документ отгрузки без перехода права собственности, то остаток по этой аналитике на счете 45.02 равен нулю. Программе просто нечего списывать в дебет 90.02. Себестоимость признается равной нулю, и проводка не формируется вообще.
Что нужно сделать: Сформируем отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 45.02» за интересующий период. В настройках отчета обязательно включим группировку по всем субконто (Номенклатура, Контрагенты, Договоры, Документы отгрузки). Проверим, совпадает ли аналитика остатка до последнего символа с тем, что мы указываем в документе реализации. Любое несовпадение (например, выбран другой договор или другая папка номенклатуры) приведет к тому, что программа «не увидит» остаток готовой продукции.
В настройках параметров учета 1С есть важный тумблер, который кардинально меняет поведение системы при проведении документов списания активов. Проследуем по пути: Администрирование — Настройки программы — Проведение документов.
Здесь нас интересует флаг «Разрешить списание запасов при отсутствии данных по учету»:
45.02 нет остатков по нужной аналитике. При этом документ проведется молча, но проводка Дт 90.02 — Кт 45.02 либо не запишется вовсе, либо запишется с нулевой суммой (без себестоимости). Именно это чаще всего и происходит у пользователей.45.02 система заблокирует проведение и выдаст понятную ошибку: «Не списано [Количество] шт товара... по счету учета 45.02».Рекомендация: Мы настоятельно советуем снимать флаг «Разрешить списание запасов при отсутствии данных по учету». Это позволит оперативно выявлять ошибки в учете и не допускать ситуаций, когда выручка признана, а себестоимость продаж осталась неотраженной.
Очень частая причина «исчезновения» проводок по себестоимости — несоблюдение времени проведения документов внутри одного дня. Компьютерная программа видит операции секунда в секунду.
Представим ситуацию: мы отразили отгрузку без перехода права собственности сегодня в 12:00:00 (документ сделал проводку Дт 45.02 - Кт 43). В этот же день мы оформляем переход права собственности, но время документа реализации по умолчанию установилось, например, на 09:00:00 утра.
Для программы на момент 09:00:00 никаких остатков на счете 45.02 еще не существовало (они появились только в 12:00:00). Как результат — себестоимость не спишется.
Как решить проблему: Проверим время проведения документов. Документ-основание (отгрузка) всегда должен быть по времени раньше, чем документ реализации отгруженных товаров. После изменения времени документов обязательно выполним групповое перепроведение документов за месяц через стандартную обработку «Закрытие месяца» или «Групповое перепроведение документов» в разделе «Операции».
Поскольку автор исходного обращения упомянул, что у него ведется продажа квартир, важно затронуть методологический аспект учета недвижимости в 1С:Бухгалтерии 3.0.
Для застройщиков и организаций, продающих объекты недвижимости, в плане счетов 1С предусмотрен специализированный субсчет — 45.04 «Переданные объекты недвижимости».
Если вы продаете квартиры как объекты недвижимости, использование стандартного субсчета готовой продукции 45.02 может приводить к конфликтам в стандартных алгоритмах закрытия месяца.
Для корректного отражения таких операций рекомендуется:
43 (или 41.01, если они приобретались для перепродажи).Передача объекта недвижимости (который сформирует проводку по дебету 45.04).Реализация отгруженных товаров, который корректно закроет дебет 90.02 в кредит 45.04.Если у вас не формируется проводка Дт 90.02 — Кт 45.02, пройдите по следующим шагам:
45.02 со всеми субконто. Проверьте наличие количественного и суммового остатка на дату реализации.