← На главную

При переходе на современные системы учета, такие как 1С:Комплексная автоматизация 2 (КА 2) или 1С:ERP, пользователи и специалисты часто сталкиваются с концептуальным разделением справочников подразделений. В отличие от 1С:Бухгалтерии или 1С:ЗУП, здесь существуют два параллельных справочника: Подразделения организаций и Структура предприятия. Разберем подробно, для чего нужен каждый из них, как настроить их взаимосвязь и как добиться корректного формирования проводок по 20 счету.

Различие между кадровыми и финансовыми подразделениями

Проанализируем назначение каждого справочника. Это критически важно для понимания логики работы системы:

1. Подразделения организаций: Это справочник «регламентированного» учета. Он жестко привязан к конкретному юридическому лицу (организации). Его основная задача — кадровое администрирование, расчет зарплаты и формирование отчетности по налогам и взносам (например, отчетность в разрезе разных ИФНС по месту нахождения обособленных подразделений).
2. Структура предприятия: Это управленческий справочник. Он является сквозным для всей информационной базы. Одно управленческое подразделение (например, «Отдел продаж») может включать сотрудников из разных юридических лиц, входящих в холдинг. Именно по этому справочнику ведется финансовый учет, рассчитывается себестоимость и аккумулируются затраты на счетах 20, 25, 26.

Выясним причину проблемы, описанной автором темы: при расчете зарплаты используются кадровые подразделения, а при формировании проводок система требует указания подразделения из структуры предприятия. Если связь настроена неверно, все затраты по зарплате могут «падать» на одно-единственное подразделение, что лишает учет аналитичности.

Настройка связи через штатное расписание

Рассмотрим основной механизм связки HR-данных и финансового учета. В 1С:КА 2 эта связь чаще всего реализуется через штатное расписание. Проанализируем цепочку данных:

Для того чтобы система понимала, на какое финансовое подразделение относить расходы сотрудника, она обращается к регистру сведений МестоПозицииШтатногоРасписанияВСтруктуреПредприятия. На практике это настраивается в карточке Позиции штатного расписания. Рассмотрим алгоритм действий:

1. Зайдем в справочник «Штатное расписание».
2. В каждой позиции штатного расписания проверим поле Подразделение (которое относится к структуре предприятия).
3. Если в вашей системе ведется учет по позициям, именно эта настройка будет приоритетной для документа «Отражение зарплаты в финансовом учете».

Если штатное расписание не используется, связь можно настроить непосредственно в карточке справочника Подразделения организаций. Там предусмотрено специальное поле для указания соответствующего ему подразделения из управленческой структуры.

Отражение зарплаты на 20 счете и способы отражения

Разберем ситуацию, когда зарплата упорно попадает не на те подразделения или не на те счета, которые ожидаются. Документ Отражение зарплаты в финансовом учете работает на основании настроенных способов отражения.

Посмотрим на настройки способа отражения зарплаты. В нем указывается статья расходов. Важно понимать, что в 1С:КА 2 именно Статья расходов определяет, на какой счет бухгалтерского учета попадут затраты. Если в статье расходов указан тип аналитики «Подразделение», система будет искать это подразделение в структуре предприятия, опираясь на кадровые данные сотрудника или настройки позиции штатного расписания. Для массового формирования однотипных аналитик затрат можно использовать обработку для программного создания статей расходов по шаблону.

Если вам необходимо, чтобы 20 счет дробился по конкретным производственным участкам, убедитесь, что:

1. В структуре предприятия созданы все необходимые участки.
2. В способах отражения выбрана статья расходов с распределением на производство.
3. В кадровых документах или позициях штатного расписания указаны верные управленческие подразделения.

Учет работы сотрудников на нескольких объектах (участках)

Рассмотрим сложный случай: сотрудники в течение месяца работают на разных объектах, и затраты на их зарплату должны распределяться пропорционально. Использование «Кадрового перемещения» для этих целей — не самый эффективный путь, так как это создает избыточный документооборот и может искажать налоговую отчетность.

Вместо постоянных перемещений проанализируем возможность использования документа Распределение основного заработка. Этот документ позволяет:

• Зафиксировать, какой процент времени или в какой сумме зарплата сотрудника должна быть отнесена на разные подразделения структуры предприятия или разные статьи расходов.
• Сохранить кадровое местонахождение сотрудника неизменным, при этом корректно разнести финансовые затраты.

Это особенно актуально для строительных компаний или производств с проектной деятельностью, где один мастер может курировать несколько цехов или объектов в течение одного месяца.

Переводы между банковскими счетами без счета 57

В завершение разберем технический вопрос настройки казначейства. Часто бухгалтеры привыкли к прямой проводке Д51 К51 при переводе средств между счетами организации, без использования транзитного счета 57 «Переводы в пути».

В 1С:КА 2 эта настройка находится в параметрах системы. Пройдем по шагам для ее изменения:

1. Перейдем в раздел НСИ и администрирование.
2. Выберем пункт Настройка НСИ и разделов -> Казначейство и взаиморасчеты.
3. Найдем флаг Использовать денежные средства в пути.

Если этот флаг установлен, система всегда будет использовать промежуточный счет 57 для контроля движения денег (списание уже произошло, а зачисление еще нет). Если флаг снять, документ Списание безналичных денежных средств с видом операции «Перевод на другой счет этой же организации» сформирует прямую проводку на счет 51. Однако помните, что это допустимо только в том случае, если банк проводит такие операции мгновенно в рамках одного операционного дня.

Таким образом, мы выяснили, что успешная работа в 1С:КА 2 строится на четком понимании разграничения регламентированного и управленческого учета. Правильная настройка связей в штатном расписании и корректное использование способов отражения зарплаты позволяют полностью автоматизировать получение финансовой отчетности в разрезе подразделений.