← На главную

Ситуация, когда сотрудник увольняется из организации и на следующий день принимается по новому трудовому договору, создает определенные сложности для расчетчика в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Особенно остро вопрос встает в период выплаты аванса. Рассмотрим сценарий: сотрудник (как физическое лицо) один, но в программе это два разных элемента справочника Сотрудники. Первый уволен 21-го числа, а второй принят 22-го. При попытке начислить аванс за первую половину месяца (с 1 по 15 число) программа закономерно «не видит» ни того, ни другого: первый уже уволен, а второй в этот период еще не работал.

Разберем подробно, как правильно отразить такие операции, чтобы не нарушить трудовое законодательство и корректно сформировать отчетность по НДФЛ.

Почему типовой механизм «Аванса» не работает?

Проанализируем работу документа Начисление за первую половину месяца. Этот документ предназначен для расчета сумм за период с 1-го по 15-е число текущего месяца.

1. Сотрудник №1 (уволенный): На момент формирования аванса (обычно это 20–25 число) документ увольнения уже проведен. Программа исключает уволенных сотрудников из автоматического заполнения ведомостей на аванс, так как с ними должен быть произведен окончательный расчет.
2. Сотрудник №2 (вновь принятый): Поскольку дата приема — 22-е число, у него нет отработанного времени в интервале с 1 по 15 число. Следовательно, результат расчета в документе начисления аванса будет нулевым.

Рассмотрим, какие варианты решения существуют в этой ситуации, от наиболее корректных с точки зрения закона до технических «обходов» в программе.

Вариант 1. Соблюдение статьи 140 ТК РФ (Рекомендуемый)

Выясним причину, по которой бухгалтер вообще пытается начислить аванс уволенному. Часто это происходит из-за того, что в день увольнения (21-го числа) не был произведен полный расчет. Однако, согласно ст. 140 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выплатить сотруднику ВСЕ причитающиеся ему суммы: заработную плату за отработанное время в текущем месяце (с 1 по 21 число) и компенсацию за неиспользованный отпуск.

Алгоритм действий должен быть следующим:

1. Оформляем документ Увольнение для Сотрудника №1.
2. В документе Увольнение на вкладке «Начисления и удержания» программа автоматически рассчитает зарплату за период с 1 по 21 марта.
3. Выплачиваем эту сумму по ведомости в день увольнения (21.03).

В этом случае вопрос с авансом для Сотрудника №1 отпадает сам собой — он уже получил полный расчет, который по сумме больше любого аванса. Для Сотрудника №2 аванс также не положен, так как первая половина месяца им не отрабатывалась. Первую выплату он получит уже в конце месяца или в следующий аванс.

Вариант 2. Межрасчетное начисление для нового сотрудника

Если руководство настаивает на выплате денежных средств новому сотруднику (Сотруднику №2) именно в даты аванса, мы можем воспользоваться механизмом межрасчетных выплат. Это позволит избежать нарушения правила «выплаты не реже чем каждые полмесяца».

Посмотрим на пример реализации через документ Начисление зарплаты и взносов:

1. Создаем документ Начисление зарплаты и взносов в режиме «Межрасчетный расчет» или просто выбираем конкретного сотрудника в документе.
2. Устанавливаем планируемую дату выплаты (например, 25-е число).
3. Программа рассчитает зарплату за фактически отработанные дни нового сотрудника (с 22 по 25 число).
4. На основании этого начисления создаем Ведомость с видом выплаты «Зарплата за месяц» (указывая конкретный документ-основание).

Этот способ технически сложнее, но он позволяет корректно исчислить НДФЛ с выплаты, что критически важно для учета с 2023 года.

Вариант 3. Использование разовых начислений

Если необходимо выплатить фиксированную сумму, которую сложно обосновать отработанным временем (например, «аванс в счет будущей зарплаты»), проанализируем возможность использования документа Разовое начисление.

1. Создаем новый вид начисления (если его нет), например, «Внеплановый аванс» (с обложением НДФЛ и взносами).
2. Начисляем фиксированную сумму Сотруднику №2.
3. Выплачиваем через Ведомость в межрасчетный период.
4. При окончательном расчете зарплаты за месяц эта сумма будет учтена как ранее выплаченная, а излишне начисленное (если это был именно аванс) можно будет откорректировать (сторнировать) вручную или через настройки вычета. Внимание: этот метод требует высокой квалификации бухгалтера для выравнивания сальдо в конце месяца.

Технический хак: Расчет «от обратного» для круглых сумм

Для тех организаций, которые продолжают практиковать выплату «круглых» сумм аванса, несмотря на расчетный метод в ЗУП 3.1, можно рассмотреть алгоритм вычисления суммы «грязными» (gross) от желаемой суммы «на руки» (net). Это необходимо для корректного заполнения документа Начисление за первую половину месяца или Увольнение.

Формула для расчета выглядит так:

СуммаНачисления = СуммаНаРуки / 0.87

Например, если руководителю нужно выплатить ровно 10 000 рублей:

10 000 / 0.87 = 11 494.25

Эту сумму можно внести в документ начисления (например, через ручную корректировку результата или разовое начисление), чтобы после удержания НДФЛ (13%) в ведомость попала нужная «круглая» цифра.

Важные замечания по отчетности

Проанализируем риски при манипуляциях с документами:

• Не распроводите Увольнение! Некоторые пользователи пытаются «распровести» увольнение, чтобы Сотрудник №1 попал в список на аванс. Это грубая ошибка. Во-первых, вы искажаете данные для отчета ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД), который должен быть подан не позднее следующего дня после приказа. Во-вторых, это создаст путаницу в кадровом учете и расчете среднего заработка.
• НДФЛ с 2023 года. Помните, что любая выплата дохода теперь считается датой получения дохода. Если вы выплатили аванс Сотруднику №1 (уволенному) уже после даты его увольнения, программа может некорректно распределить налоги, так как взаиморасчеты с ним официально закрыты документом увольнения.
• Табельный номер. Даже если вы хотите сохранить один и тот же табельный номер для обоих «сотрудников», в 1С:ЗУП 3.1 это всё равно будут два разных объекта в справочнике Сотрудники, привязанных к одному Физическому лицу. Все начисления и выплаты должны строго соответствовать тому трудовому договору (карточке сотрудника), в рамках которого они производятся.

Резюме

Для решения задачи «выплаты аванса» в ситуации увольнения и приема в одном месяце, мы рекомендуем:

1. Произвести полный расчет при увольнении первого сотрудника. Это заменяет аванс и полностью соответствует закону.
2. Если выплату нужно сделать именно во вторую половину месяца новому сотруднику — использовать межрасчетное начисление зарплаты за фактически отработанные дни с 22-го числа по дату выплаты аванса.
3. Всегда проверять, чтобы сумма выплаченного аванса была подтверждена документом начисления, иначе возникнут нерешаемые проблемы с регистрами НДФЛ и уведомлениями в налоговую.