← На главную

При аренде помещения у физического лица организация автоматически становится налоговым агентом по НДФЛ. Это накладывает определенные обязательства не только по перечислению налога, но и по корректному отражению операций в программе 1С:Комплексная автоматизация (КА) или 1С:ERP. Основная сложность заключается в том, чтобы сумма затрат была полной (с учетом налога), а взаиморасчеты с контрагентом закрылись корректно, несмотря на то, что физически на руки он получает сумму за вычетом 13%.

Рассмотрим подробно два основных способа решения этой задачи, проанализируем бухгалтерские проводки и выясним, как избежать «зависшего» долга перед арендодателем в управленческом учете.

Понимание роли налогового агента

Прежде чем переходить к настройкам в программе, разберем финансовую логику. Если в договоре прописана арендная плата 30 000 рублей, то именно эта сумма является вашим расходом. Однако, исполняя обязанности налогового агента, вы удерживаете из этой суммы НДФЛ (3 900 рублей) и перечисляете его в бюджет. Физическому лицу на счет отправляется остаток — 26 100 рублей. В итоге у организации не должно оставаться задолженности ни перед бюджетом, ни перед человеком.

Проблема в 1С часто возникает в регистре Расчеты с поставщиками: документ поступления делает запись на 30 000, а платежка — на 26 100. Разберем, как убрать разницу в 3 900 рублей.

Метод 1: Отражение через «Закупки» и «Взаимозачет задолженности»

Этот способ чаще выбирают бухгалтеры, которые привыкли видеть начисления в разрезе контрагентов. Рассмотрим алгоритм действий:

1. Создаем документ Поступление услуг и прочих активов. В качестве поставщика указываем физическое лицо. Сумму в документе указываем полную — 30 000 рублей. На закладке «Расходы» выбираем соответствующую статью затрат (например, «Аренда помещений»).
2. Оформляем Списание безналичных денежных средств. Здесь указываем фактическую сумму выплаты — 26 100 рублей. После проведения этого документа в отчетах по взаиморасчетам мы увидим наш долг перед физлицом в размере 3 900 рублей.
3. Чтобы закрыть этот долг, используем документ Взаимозачет задолженности (раздел «Казначейство»). Проанализируем настройки документа:
   • Вид операции: «Взаимозачет с поставщиком».
   • Дебиторская задолженность: здесь мы фактически имитируем оплату долга. В качестве счета учета указываем 68.01 (НДФЛ).
   • Кредиторская задолженность: выбираем наше поступление на 30 000 рублей.

В результате этой операции в бухгалтерском учете сформируется проводка:

Дт 76.05 (или 60.01) Кт 68.01 — 3 900 руб.

Эта проводка означает, что мы удержали налог. Теперь ведомость расчетов с поставщиками покажет нулевой остаток по данному контрагенту.

Метод 2: Отражение через зарплатную подсистему (Рекомендуемый)

В 1С:Комплексная автоматизация 2.4 встроен мощный зарплатный блок, аналогичный ЗУП 3.1. Использование этого блока позволяет автоматически включать данные об аренде в отчетность 6-НДФЛ и справки о доходах (бывшие 2-НДФЛ), что крайне важно для налогового учета.

Разберем по шагам реализацию через зарплатный модуль:

1. Включаем возможность учета прочих доходов (Настройки — Расчет зарплаты — Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам и прочим лицам).
2. Создаем документ Начисление прочих доходов (раздел «Зарплата» — «См. также»).
   • Выбираем вид дохода «Аренда имущества».
   • Указываем физлицо (его нужно создать в справочнике «Физические лица»).
   • Указываем сумму начисления — 30 000 рублей.
   • Программа сама исчислит НДФЛ — 3 900 рублей.
3. После этого необходимо отразить эти данные в финансовом учете. Используем документ Отражение зарплаты в финансовом учете. При заполнении документа на закладке «Начисления и взносы» появится наша сумма аренды, а на закладке «Удержанный НДФЛ» — сумма налога.

Важный момент: если вы используете этот метод, то документ Поступление услуг и прочих активов делать не нужно, иначе затраты в управленческом учете задвоятся. Выплата в этом случае может отражаться как «Выплата прочих доходов» в блоке казначейства.

Сравнение методов и решение проблемы в управленческом учете

Посмотрим на ситуацию с точки зрения управленческих регистров. Если мы используем первый метод (через закупки), нам обязательно нужен «Взаимозачет задолженности», так как регистр Расчеты с поставщиками не знает о проводках по счету 68.01, сделанных вручную.

Если мы выбираем второй метод (через зарплату), взаиморасчеты будут вестись не в разрезе поставщиков, а в разрезе «физических лиц». Это более прозрачно для регламентированной отчетности, но может быть менее удобно для отдела закупок, который привык видеть все договоры в одном месте.

Выясним причину, почему многие бухгалтеры предпочитают смешанный вариант:

1. Начисление услуги через акт (для фиксации затрат в закупках).
2. Документ Операция учета НДФЛ для попадания данных в 6-НДФЛ.
3. Ручная операция или взаимозачет для схлопывания долга.

Такой подход возможен, но он требует ручного контроля каждой цифры.

Особенности применения ККТ при аренде у физлица

В процессе обсуждения часто возникает вопрос: нужно ли пробивать чек при выплате аренды? Проанализируем законодательство (54-ФЗ). На сегодняшний день сложилась следующая практика:

• Если организация арендует жилое или нежилое помещение у обычного гражданина (не ИП), то при выплате ему денег чек ККТ пробивать не требуется. Выплата за аренду в данном случае не считается расчетом за услугу в контексте применения кассы покупателем.
• Если физическое лицо имеет статус самозанятого, оно само формирует чек в приложении «Мой налог». В этом случае организация не удерживает НДФЛ, платит полные 30 000 рублей и не сдает отчетность по этому лицу. Это самый простой вариант для учета в 1С:КА.

Итоги и рекомендации

Для корректного отражения в 1С:Комплексная автоматизация 2.4 выберите наиболее подходящий вам путь. Если вам критична автоматизация 6-НДФЛ — используйте документ Начисление прочих доходов. Если же вы хотите видеть арендодателя в общем списке поставщиков и контролировать задолженность в подсистеме закупок — делайте поступление на полную сумму и закрывайте разницу (НДФЛ) через Взаимозачет задолженности.

Помните, что с 2023 года при перечислении НДФЛ необходимо также формировать Уведомление об исчисленных суммах налогов, чтобы удержанный налог корректно отразился на Едином налоговом счете (ЕНС).