← На главную

При переходе с конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» на редакцию 3.1 расчетчики нередко сталкиваются со сложной ситуацией при увольнении сотрудников. Если работник отгулял отпуск авансом в предыдущих периодах (еще в старой базе), на дату увольнения у него формируется отрицательный остаток дней отпуска. В документе Увольнение программа корректно определяет количество дней к удержанию, однако сумма с минусом автоматически не рассчитывается, а табличная часть начислений остается пустой.

Разберем детально, почему так происходит, как устроен механизм удержания в 1С:ЗУП 3 и какими способами можно разрешить данную проблему.

Причина возникновения проблемы

Выясним причину такого поведения конфигурации. При стандартном (рекомендованном) переносе данных из редакции 2.5 в редакцию 3 переносятся остатки отпусков, кадровая история и совокупные данные для расчета среднего заработка, но не переносятся сами первичные документы начислений за прошлые годы. Документы отпусков прошлых периодов в новой базе физически отсутствуют.

В программе 1С:ЗУП 3 предусмотрено два варианта компенсации отпуска при увольнении с отрицательным остатком дней:

1. Сторнирование начислений с уменьшением налогов и взносов: программа не считает сумму по текущему среднему заработку, а пытается сторнировать исходные строки регистра начислений того документа, которым отпуск был ранее предоставлен. Так как документа Отпуск за прошлый год в базе нет, алгоритм сторнирования не находит источника данных и оставляет расчет пустым.
2. Удержание из зарплаты: сумма рассчитывается исходя из текущего среднего заработка на дату увольнения и относится на удержания, не уменьшая базы по НДФЛ и страховым взносам.

Способ 1. Изменение настроек расчета зарплаты (удержание вместо сторно)

Проанализируем наиболее корректный и рекомендованный разработчиками способ. Чтобы программа не искала прошлый документ для сторнирования, переведем регистрацию перерасхода отпуска в режим удержания. Разберем порядок действий по шагам:

1. Перейдем в раздел Настройка → Расчет зарплаты.
2. Откроем ссылку Настройка состава начислений и удержаний и выберем вкладку Удержания.
3. В блоке настройки удержания за отпуск установим переключатель в положение «Удержание и не уменьшает налоги и взносы».
4. Сохраним изменения по кнопке Применить и закрыть.
5. Вернемся в документ Увольнение и выполним повторный расчет. Строка с рассчитанной суммой появится на вкладке Удержания исходя из текущего среднего заработка работника.

Данный вариант полностью исключает ошибки форматно-логического контроля при сдаче регламентированной отчетности (РСВ, персонифицированные сведения, 6-НДФЛ), так как отрицательные суммы начислений в текущих отчетных периодах не допускаются контролирующими органами.

Способ 2. Интерактивный пересчет дней в документе

Рассмотрим практический обходной прием, позволяющий заставить систему рассчитать строки без глобального изменения учетной политики. Если требуется зарегистрировать расчет непосредственно в текущем документе Увольнение, выполним следующие действия:

1. Откроем документ Увольнение сотрудника.
2. На вкладке Компенсация отпуска перейдем к полю количества дней удержания за отпуск.
3. Вручную изменим количество дней: например, вместо исходных 10 укажем значение 11. Программа инициирует алгоритм пересчета табличной части и заполнит строки.
4. Вернем исходное значение 10 дней. Табличные части документа пересчитаются на корректное количество дней с заполнением результирующей суммы.

Способ 3. Ручная регистрация удержания или корректировка через «Перенос данных»

Если специфика учета требует обязательного сторнирования начислений конкретного периода прошлых лет с уменьшением баз, воспользуемся специализированными документами:

1. Документ «Перенос данных»: создадим документ в разделе Администрирование → Переносы данных. Введем запись в регистр расчета начислений за прошлый расчетный месяц по виду начисления Основной отпуск по данному сотруднику. После появления записей в регистре документ Увольнение сможет найти базу для выполнения операции сторнирования.
2. Фиксация удержания вручную: рассчитаем сумму перерасхода отпуска вручную (умножив отрицательное количество дней на средний дневной заработок). Добавим удержание в документе Увольнение на соответствующей вкладке или зарегистрируем документ Удержание по прочим операциям.

Важно помнить: согласно ст. 138 ТК РФ, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов от суммы, причитающейся к выплате после удержания НДФЛ. Если начисленных при увольнении средств недостаточно для покрытия долга за отпуск, оставшуюся часть суммы сотрудник может погасить добровольно (через кассу предприятия по приходному ордеру), либо задолженность списывается решением работодателя.