← На главную

При увольнении сотрудника бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда работник отгулял отпуск авансом. В этом случае возникает необходимость удержать стоимость неотработанных дней отпуска. Сразу возникает два принципиальных вопроса: по какому среднему заработку производить расчет удержания и как правильно настроить этот процесс в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1? Рассмотрим эти вопросы подробно, разберем законодательную базу и изучим технические настройки программы.

По какому среднему заработку рассчитывать удержание?

При расчете удержания за излишне использованный отпуск использовать средний заработок, рассчитанный на момент увольнения, категорически неправильно.

Расчет удержания должен производиться исходя из того среднего заработка, который фактически использовался при начислении самого отпуска, предоставленного авансом. Проанализируем ситуацию с точки зрения здравого смысла и законодательной логики:

1. Суть операции: Удержание за отпуск авансом — это не новое самостоятельное начисление и не штраф. Это возврат (взыскание) ранее излишне выплаченной сотруднику суммы. Мы должны забрать именно ту сумму, которую переплатили.
2. Защита от искажений: Представим ситуацию: в мае сотрудник ушел в отпуск авансом, где его средний дневной заработок составлял 1 500 рублей. В сентябре ему повысили оклад, и при увольнении в октябре его средний заработок составил уже 2 500 рублей. Если бы программа рассчитывала удержание по новому среднему (на дату увольнения), работодатель забрал бы у сотрудника значительно больше денег, чем реально выплатил ему в мае. И наоборот, если бы средний заработок упал, организация не смогла бы вернуть всю сумму переплаты.

Поэтому единственно верным решением является расчет по историческому среднему заработку исходного отпуска. Именно этот алгоритм заложен в типовой механизм 1С:ЗУП 3.1.

Что делать, если отпусков авансом было несколько?

Выясним, как ведет себя программа, если дней перерасхода больше, чем было в последнем отпуске. Например, сотрудница при увольнении должна вернуть деньги за 5 дней отпуска, а в ее последнем приказе на отпуск было оформлено всего 3 дня аванса.

В этом случае программа реализует алгоритм последовательного размолачивания («ФИФО» наоборот):

• 3 дня будут удержаны по среднему заработку последнего отпуска.
• Оставшиеся 2 дня программа «поднимет» из предыдущего отпуска, в котором также присутствовали дни, предоставленные авансом, и рассчитает их по среднему заработку того, более раннего периода.

Настройка отражения удержания в 1С:ЗУП 3.1

Разберем по шагам, где именно в программе настраивается способ расчета и отражения в учете удержания за неотработанный отпуск. В системе предусмотрено два принципиально разных варианта, выбор которых зависит от учетной политики вашей организации.

Для перехода к настройкам выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел меню Настройка.
2. Выберем пункт Расчет зарплаты.
3. Кликнем по гиперссылке Настройка состава начислений и удержаний.
4. Перейдем на вкладку Удержания.

Здесь мы увидим настройку удержания за неотработанный отпуск. Проанализируем два доступных варианта:

Вариант 1: Отражение как сторно начислений (уменьшает налоги и взносы)

При этом варианте программа трактует операцию как исправление (аннулирование) ранее излишне начисленного дохода. Излишне выплаченные отпускные сторнируются. При расчете документа увольнения в регистры ложатся отрицательные суммы по начислениям.

Плюсы метода: Программа автоматически уменьшает базу по НДФЛ и страховым взносам за месяц увольнения. Работодателю не приходится переплачивать налоги за аннулированный доход. Это наиболее популярный и логичный вариант с точки зрения оптимизации налогообложения.

Вариант 2: Отражение как удержание (не уменьшает налоги и взносы)

Данный вариант опирается на буквальное прочтение статьи 137 Трудового кодекса РФ, где процедура названа именно «удержанием» из заработной платы. При выборе этого варианта ранее начисленный доход сотрудника не аннулируется. Сумма долга просто удерживается из окончательного расчета при увольнении (аналогично удержанию по исполнительному листу или алиментам).

Особенности метода: База для расчета НДФЛ и страховых взносов не уменьшается. Ранее исчисленные налоги остаются в первоначальном виде. Организации часто выбирают этот способ, чтобы избежать подачи уточненных отчетов или споров с налоговыми органами по поводу уменьшения базы прошлых периодов.

Важные ограничения по ТК РФ для бухгалтера

Помимо технических нюансов работы в программе 1С, рассмотрим юридические ограничения, которые накладывает Трудовой кодекс РФ на удержание за отпуск авансом:

1. Лимит удержания 20% (ст. 138 ТК РФ): Работодатель имеет право по своей инициативе удержать при окончательном расчете не более 20% от суммы, причитающейся к выплате «на руки» (то есть уже после вычета НДФЛ). Если сумма долга за отпуск превышает этот лимит, взыскать оставшуюся часть принудительно нельзя.
2. Добровольное согласие: Если сотрудник согласен вернуть всю сумму долга, он может написать соответствующее заявление. В этом случае ограничение в 20% снимается, так как это является волеизъявлением самого работника, а не принудительным взысканием работодателя. Также сотрудник может внести излишек денег наличными в кассу или перевести на расчетный счет организации.
3. Невозможность взыскания через суд: Если сотрудник отказывается добровольно возвращать сумму долга, превышающую 20% лимита (или у него вовсе отсутствовали начисления при увольнении), работодатель не сможет вернуть эти деньги через суд. Согласно позиции Верховного Суда РФ, излишне выплаченные отпускные не являются неосновательным обогащением (если не было счетной ошибки бухгалтера или неправомерных действий самого сотрудника). Этот долг придется просто списать.

Таким образом, мы выяснили, что программа 1С:ЗУП 3.1 настроена абсолютно верно и рассчитывает удержание по среднему заработку исходного отпуска. Выбор варианта отражения операции (через сторно или через удержание) остается за бухгалтером и должен быть зафиксирован в учетной политике или локальных нормативных актах организации.