Вопрос о корректном учете расходов на страховые взносы и налог на доходы физических лиц (НДФЛ) при применении упрощенной системы налогообложения (УСН) с объектом "доходы минус расходы" (15%) неизменно вызывает множество вопросов у бухгалтеров, особенно в контексте работы с программой 1С:Бухгалтерия предприятия. С появлением Единого налогового платежа (ЕНП) и объединением фондов, эти вопросы стали еще более актуальными, поскольку автоматические механизмы программы, такие как регламентная операция "Зачет аванса по ЕНС", могут действовать не так, как ожидают пользователи, отправляя все платежи в расходы без кажущегося разбора.
Давайте вместе разберем эту сложную тему, проанализируем действующее налоговое законодательство, рассмотрим, как эти нормы должны быть реализованы в учете, и выясним, как программа 1С:Бухгалтерия предприятия справляется с этими задачами, а также какие действия необходимы для обеспечения корректности налогового учета.
Изначальная проблема, которая часто возникает у бухгалтеров, заключается в наблюдении, что операция "Зачет аванса по ЕНС" автоматически относит к расходам все уплаченные взносы, включая те, которые, по мнению пользователя, не должны приниматься к расходам (например, взносы с премий или с выплат за счет ФСС). Кроме того, существует непонимание по поводу учета НДФЛ – должен ли он вообще попадать в расходы по УСН. Мы углубимся в каждую из этих ситуаций и предложим пути их решения.
Мы рассмотрим, какие страховые взносы и при каких условиях могут и должны быть включены в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по УСН.
Общее правило признания расходов по страховым взносам:
Для налогоплательщиков, применяющих УСН с объектом "доходы минус расходы", Налоговый кодекс РФ (НК РФ) четко определяет перечень разрешенных расходов. Согласно подпункту 7 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, к таким расходам относятся суммы на все виды обязательного страхования работников, имущества и ответственности. Это включает в себя обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, а также обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Ключевым моментом является то, что эти расходы принимаются при условии их соответствия критериям, изложенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Это означает, что расходы должны быть обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Пункт 2 статьи 346.16 НК РФ далее уточняет, что расходы, указанные в подпункте 7 (т.е. страховые взносы), принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций статьями 254, 255, 263, 264, 265 и 269 НК РФ. Это принципиальный момент: для многих видов расходов на УСН используются те же правила признания, что и для налога на прибыль (ОСНО). Таким образом, мы не изобретаем новые правила для УСН, а опираемся на уже существующие, адаптируя их под специфику УСН.
Взносы с премий: мифы и реальность:
На форуме часто возникают споры о том, можно ли принимать в расходы взносы с премий, особенно если они выплачены "к празднику" и кажутся "непроизводственными". Однако, давайте обратимся к статье 255 НК РФ, которая регулирует расходы на оплату труда. Она включает в себя "любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами".
Из этого следует, что если премия предусмотрена трудовым или коллективным договором, даже если она выплачена к празднику, она является частью системы оплаты труда. Следовательно, страховые взносы, начисленные на такую премию, абсолютно точно должны быть учтены в расходах. Более того, существует обширная практика и разъяснения Минфина (например, письмо от 21 мая 2021 г. N 03-03-06/1/38954), которые указывают: "расходы в виде страховых взносов, исчисленных в том числе с выплат и вознаграждений, не уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций, учитываются в составе прочих расходов на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 264 НК РФ". Это означает, что даже если сама выплата (например, некая разовая премия, не связанная с производственными показателями и не предусмотренная системой оплаты труда) не уменьшает налогооблагаемую прибыль, страховые взносы с нее все равно признаются расходом. Этот принцип по аналогии применяется и к УСН.
Таким образом, мнение о том, что взносы с премий не принимаются к расходам, является заблуждением. Все страховые взносы, исчисленные со всех выплат в пользу работников, которые облагаются взносами, включаются в расходы для целей налогообложения при УСН.
Взносы с материальной помощи:
Схожая ситуация обстоит с материальной помощью. Известно, что сама материальная помощь принимается в расходах только в определенных пределах (например, не облагается НДФЛ и страховыми взносами матпомощь до 4000 руб. в год, или до 50000 руб. при рождении ребенка). Однако, если сумма материальной помощи превышает эти лимиты и с нее начисляются страховые взносы, то эти взносы учитываются в составе прочих расходов при УСН. Мы видим последовательное применение одного и того же принципа: если выплата облагается страховыми взносами, то и сами взносы являются принимаемым расходом.
Взносы за счет ФСС (дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом):
Эта категория взносов до 2023 года действительно имела свои особенности, которые могли сбивать с толку. До объединения фондов существовала практика, когда дополнительные выходные дни для родителей, ухаживающих за ребенком-инвалидом, оплачивались работодателем, а затем вся сумма (включая начисленные на эти выплаты страховые взносы) возмещалась Фондом социального страхования (ФСС). Проводка Дт 69.01 - Кт 70 (начислены расходы за счет ФСС) и последующие взносы Дт 69.01 - Кт 69.02 (69.03) четко указывали на то, что эти суммы не являются собственными расходами организации, а лишь временно авансируются ею за счет государства. Поэтому в программе 1С:Бухгалтерия предприятия, как отмечали пользователи, начисления, помеченные как "Расходы за счет ФСС", могли автоматически учитываться в регистрах УСН как "не принимаемые". Это было логично, поскольку расход, полностью компенсируемый государством, не может уменьшать налогооблагаемую базу организации – это не ваш экономический расход.
С 2023 года, благодаря объединению фондов в Социальный фонд России (СФР) и внедрению Единого налогового платежа (ЕНП), механизм взаимодействия с фондами изменился. Теперь все взносы администрируются через ЕНС. Однако сам принцип не изменился: если выплаты и начисленные на них взносы компенсируются государством, они по-прежнему не должны формировать налоговый расход, уменьшающий базу по УСН. Таким образом, хотя "геморрой" с отдельными фондами и специфическими проводками ушел, концепция "не моего расхода" остается актуальной для сумм, подлежащих полному возмещению.
Дата признания расходов по страховым взносам:
С 2023 года, с переходом на ЕНП, изменился и момент признания страховых взносов в расходах при УСН, которая использует кассовый метод. Теперь страховые взносы признаются в расходах на дату погашения совокупной налоговой обязанности в части этих взносов. Это происходит в момент зачета ЕНП налоговым органом в счет уплаты страховых взносов. Следует помнить, что взносы на "травматизм" (от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) являются исключением: они уплачиваются отдельной платежкой в СФР и признаются в расходах на дату их фактической уплаты.
Вопрос о том, должен ли НДФЛ, удерживаемый из заработной платы сотрудников, включаться в расходы организации при УСН, вызывает, пожалуй, наибольшее количество споров. Давайте разберем его с точки зрения налогового законодательства и логики учета.
НДФЛ как часть расходов на оплату труда:
Действительно, сам по себе НДФЛ является налогом работника, а организация выступает лишь в роли налогового агента, удерживая и перечисляя этот налог в бюджет. То есть, организация не платит НДФЛ "за свой счет". Однако, для целей налогового учета при УСН (и налоге на прибыль) применяется иной подход, который основан на экономическом смысле расходов на оплату труда.
Минфин и ФНС неоднократно разъясняли, что суммы НДФЛ учитываются в составе начисленных сумм оплаты труда, которые, в свою очередь, являются полноценными расходами при УСН согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ и статье 255 НК РФ. Расходы на оплату труда – это полная сумма, начисленная работнику за его труд, до всех удержаний (будь то НДФЛ, алименты, или другие вычеты).
Давайте рассмотрим конкретный пример, который поможет прояснить ситуацию. Предположим, мы начислили сотруднику премию к празднику в размере 100 рублей. Из этой суммы мы удержали 13 рублей НДФЛ, а остальные 87 рублей выплатили сотруднику на руки. Если бы мы включали в расходы только фактически выплаченную сумму (87 рублей), это искажало бы реальные затраты организации на оплату труда. Вся сумма в 100 рублей является экономическим расходом организации, так как именно эту сумму она обязалась выплатить (или перечислить в бюджет в качестве налога за сотрудника) за его труд. Таким образом, в расходы по УСН включается вся начисленная сумма заработной платы или премии – 100 рублей. Это общая сумма затрат, которую организация несет в связи с трудовыми отношениями.
Момент признания расхода по НДФЛ в составе оплаты труда:
Поскольку при УСН применяется кассовый метод учета, расходы признаются по факту их оплаты. Расходы на оплату труда (включая НДФЛ в их составе) признаются в момент погашения задолженности перед работником. То есть, на дату фактической выплаты заработной платы из кассы или с расчетного счета. При этом не имеет значения, что сумма удержанного НДФЛ на этот момент еще не уплачена в бюджет (т.е. ЕНП еще не зачтен в счет уплаты НДФЛ). Главное, что организация выполнила свои обязательства по расчету с работником – частично путем выдачи средств ему напрямую, частично путем удержания и обязательства по перечислению налога в бюджет.
После теоретического погружения в налоговое законодательство, давайте вернемся к практической стороне – работе в программе 1С:Бухгалтерия предприятия, и рассмотрим, как она должна себя вести и что делать, если возникают расхождения.
Изначальная ситуация и "ручная" корректировка:
Как отмечал автор темы, порой операция "Зачет аванса по ЕНС" в 1С воспринимается как некорректная, поскольку "все" платежи (включая НДФЛ и некоторые взносы) автоматически отправляются в расходы по УСН. Если ваша версия программы или особенности учета приводили к тому, что в регистрах по УСН формировались неверные записи (например, принимались расходы, которые по вашим данным не должны были ими быть, или наоборот), одним из самых прямых и оперативных решений, предложенных на форуме, является ручная корректировка. Мы можем вручную внести изменения в проводки или записи регистров, которые формирует регламентная операция. Это позволяет оперативно исправить ситуацию и обеспечить корректность налогового учета до тех пор, пока не будет найдено системное решение или не выйдет обновление программы. Для этого вы можете открыть сформированный документ, например, "Операция (бухгалтерский и налоговый учет)", который создается регламентной операцией, и внести необходимые изменения в движения по регистрам УСН (например, регистр накопления "Книга учета доходов и расходов (раздел I)").
Важные обновления 1С для учета НДФЛ:
Разработчики 1С постоянно работают над актуализацией программных продуктов в соответствии с изменениями законодательства. Для решения проблемы с учетом НДФЛ в расходах по УСН, в 2024 году были внесены значительные изменения. Начиная с версии 3.0.155.21 (выпущенной 25 июня 2024 года), в 1С:Бухгалтерии предприятия реализован новый порядок учета НДФЛ с заработной платы сотрудников при УСН (15%). Теперь НДФЛ с зарплатных доходов должен корректно учитываться в составе расходов на оплату труда, что полностью соответствует разъяснениям Минфина и ФНС, которые мы рассмотрели выше.
Для того чтобы эти изменения вступили в силу и корректно отразились в вашей информационной базе 1С, вам необходимо выполнить следующие шаги:
1С:Бухгалтерии предприятия обновлена до версии 3.0.155.21 или любой более поздней. Актуальные обновления – это залог правильной работы программы с учетом всех законодательных изменений.1С:Бухгалтерии предприятия (а не используете отдельную конфигурацию 1С:Зарплата и Управление Персоналом), вам потребуется перепровести все документы по начислению и выплате зарплаты за период, начиная с января 2024 года. Это обеспечит корректное формирование движений по регистрам после обновления."Закрытие месяца" для всех месяцев, начиная с января 2024 года. Это позволит программе пересчитать и сформировать правильные записи в регистрах налогового учета по УСН.После выполнения этих действий, при формировании отчета "Анализ учета по УСН", вы должны увидеть, что НДФЛ попадает в состав расходов на оплату труда, а не в отдельный раздел "налоги и взносы" (за исключением специфических ситуаций, таких как НДФЛ с доходов, не связанных с оплатой труда).
Страховые взносы и операция "Зачет аванса по ЕНС":
Что касается страховых взносов, то, как мы выяснили, подавляющее большинство из них являются принимаемыми расходами для целей УСН. Таким образом, автоматическое включение их в расходы операцией "Зачет аванса по ЕНС" в большинстве случаев является абсолютно корректным с точки зрения действующего законодательства. Если вы сталкиваетесь со специфическими ситуациями (например, с возмещаемыми ФСС взносами, которые исторически не являлись расходами организации) и программа все еще некорректно их учитывает, то применяйте ручную корректировку. Важно помнить, что цель обновлений 1С – максимально автоматизировать учет и минимизировать необходимость ручных вмешательств, но в переходные периоды или при очень специфических обстоятельствах это может быть необходимо.
Введение Единого налогового платежа (ЕНП) и объединение Пенсионного фонда и Фонда социального страхования в Социальный фонд России (СФР) стали одними из самых значительных изменений в налоговой системе последних лет. Эти изменения существенно упростили процесс уплаты налогов и взносов, но не изменили базовых принципов признания расходов для УСН.
Упрощение уплаты, но не учета:
ЕНП действительно упростил сам процесс перечисления средств в бюджет. Теперь большинство налогов и взносов уплачивается единым платежом, а не множеством отдельных платежек в различные фонды и бюджеты. Однако для того, чтобы налоговая служба могла корректно разнести эти средства по видам налогов и взносов, налогоплательщики обязаны подавать уведомления об исчисленных суммах. Именно на основании этих уведомлений и установленных сроков уплаты ФНС производит зачет средств с ЕНС. Важно понимать, что упрощение уплаты не означает упрощения правил признания расходов в налоговом учете.
Сохранение кассового метода признания расходов:
Несмотря на все изменения в механизме уплаты, для целей УСН продолжает действовать кассовый метод признания расходов. Это означает, что расходы признаются в момент их фактической оплаты. Для страховых взносов, как мы уже говорили, это дата погашения совокупной налоговой обязанности (зачета ЕНП в счет уплаты взносов). Для расходов на оплату труда, которые включают в себя НДФЛ, это дата фактической выплаты заработной платы сотрудникам из кассы или с расчетного счета.
Подводя итоги нашего подробного разбора, сформулируем основные выводы и дадим практические рекомендации, которые помогут вам обеспечить корректный учет и избежать возможных ошибок:
Страховые взносы: Мы установили, что абсолютно все страховые взносы, исчисленные со всех выплат в пользу работников, которые облагаются взносами согласно законодательству, являются принимаемыми расходами при УСН (15%). Это включает взносы с премий (как производственных, так и непроизводственных) и с сумм материальной помощи, превышающих необлагаемые лимиты. Разделение на "принимаемые" и "не принимаемые" в зависимости от вида выплат не соответствует действующему законодательству, за исключением случаев полного возмещения этих расходов государством (как было с некоторыми выплатами за счет ФСС до 2023 года).
НДФЛ: Мы подтвердили, что НДФЛ, удерживаемый из заработной платы, является частью расходов на оплату труда и должен включаться в расходы по УСН в полном объеме начисленной суммы заработной платы (до удержания НДФЛ) на дату ее выплаты. Организация, хоть и выступает налоговым агентом, несет экономические затраты в размере полной суммы начисленного вознаграждения.
Решение в 1С:Бухгалтерии предприятия: Для корректного учета НДФЛ в составе расходов на оплату труда при УСН, начиная с версии 3.0.155.21, разработчики 1С внесли необходимые изменения. Мы настоятельно рекомендуем незамедлительно обновить вашу программу до актуальной версии. После обновления обязательно выполните перепроведение документов по начислению и выплате зарплаты за соответствующий период (начиная с января 2024 года) и запустите регламентные операции по закрытию месяца. Это позволит программе автоматически скорректировать учет и отразить НДФЛ в правильном разделе расходов.
Действия при расхождениях: Если после всех обновлений и перепроведения документов у вас по-прежнему возникают сомнения, или операция "Зачет аванса по ЕНС" формирует некорректные записи в регистрах УСН (особенно в отношении очень специфических или исторических случаев, которые могли не быть полностью автоматизированы), не стесняйтесь применять ручную корректировку регистров налогового учета по УСН. Это является допустимым и необходимым шагом для обеспечения точности вашей налоговой отчетности. Изучите движения, формируемые документом "Операция (бухгалтерский и налоговый учет)", и при необходимости внесите изменения в регистр "Книга учета доходов и расходов (раздел I)".
Всегда опирайтесь на первоисточники: В вопросах налогового учета крайне важно ссылаться на актуальные нормы Налогового кодекса РФ, а также на официальные разъяснения Министерства финансов и Федеральной налоговой службы. Понимание этих базовых принципов поможет вам не только правильно настроить учет в программе, но и грамотно обосновать свою позицию при проведении налоговых проверок.
Соблюдая эти рекомендации и внимательно относясь к обновлениям программного обеспечения 1С, вы сможете обеспечить точный, прозрачный и соответствующий законодательству учет расходов по страховым взносам и НДФЛ при УСН (15%), минимизируя риски возникновения ошибок и возможных налоговых претензий. Мы вместе разобрали эти нюансы, и теперь вы обладаете всей необходимой информацией для уверенной работы в 1С:Бухгалтерии предприятия.