← На главную

При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда данные в уже сформированном и сданном отчете «Персонифицированные сведения о физических лицах» (ПСФЛ) начинают «плыть» после проведения перерасчетов за прошлые периоды. В этой статье мы подробно разберем, почему это происходит, как программа учитывает доначисления и сторно, и как правильно подавать корректировочную отчетность, чтобы избежать претензий со стороны налоговой службы.

Механизм сбора данных в 1С:ЗУП 3.1: период действия против периода регистрации

Рассмотрим причину, по которой итоговая сумма в отчете за февраль уменьшается, если в марте был сделан отрицательный перерасчет. В системе 1С:ЗУП 3.1 для целей персонифицированной отчетности используется принцип периода действия. Это означает, что любые начисления, доначисления или сторнирования привязываются к тому месяцу, за который они производятся, а не к тому месяцу, в котором они были фактически введены в программу.

Проанализируем техническую сторону: данные для отчета собираются из специального регистра накопления Сведения о доходах сотрудников (для ПСФЛ). Когда мы создаем документ Доначисления, перерасчеты или вносим исправления в документы начислений за прошлые месяцы, программа делает записи в этот регистр именно датой того месяца, который корректируется. Таким образом, при повторном заполнении отчета за февраль, система видит «актуальную» картину с учетом всех исправлений, внесенных позже.

Как поступать с корректировками при перерасчетах

Разберем алгоритм действий бухгалтера в ситуации, когда отчет уже сдан, а затем был произведен перерасчет «в минус» или «в плюс» за этот же период. Существует два основных сценария:

1. Если сумма уменьшилась (сторнирование): С точки зрения ФНС, если база для начисления взносов за прошлый месяц была завышена, это является ошибкой, которую необходимо исправить. В этом случае мы обязаны подать корректировочный отчет за тот месяц, данные в котором изменились.
2. Если сумма увеличилась (доначисление): Аналогично, если доход сотрудника за прошлый период увеличился, это должно быть отражено в сведениях за тот месяц.

Посмотрим, как технически реализована подача корректировки в 1С. В форме отчета предусмотрено поле «Номер корректировки». При установке номера отличного от «0», программа автоматически подбирает в отчет только тех сотрудников, по которым произошли изменения по сравнению с ранее поданными сведениями. Это значительно упрощает работу и минимизирует объем передаваемых данных.

Отрицательные суммы и правила заполнения строки 070

Выясним важный нюанс: допускаются ли отрицательные значения в отчете ПСФЛ? Согласно официальным разъяснениям ФНС (например, письмо от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@), в строке 070 «Сведения о сумме выплат» не могут быть указаны отрицательные значения.

Проанализируем ситуацию: если после сторнирования итоговая сумма дохода сотрудника за месяц стала отрицательной (например, он весь месяц болел, и сумма сторно за прошлый месяц превысила текущие начисления), в отчете следует указать 0. Отрицательное сальдо не переносится в отчет, так как налоговая база не может быть меньше нуля.

Взаимосвязь ПСФЛ и Раздела 3 квартального РСВ

Разберем, почему важно следить за актуальностью данных в ежемесячных персонифицированных сведениях. Налоговые органы проводят автоматическую сверку данных между тремя ежемесячными отчетами ПСФЛ и Разделом 3 квартального отчета РСВ (Расчет по страховым взносам).

Если вы провели перерасчет за февраль в марте, но не подали корректировку ПСФЛ за февраль, то при сдаче РСВ за 1 квартал возникнет расхождение:

• В ПСФЛ за февраль будет старая (большая) сумма.
• В Разделе 3 РСВ за февраль будет новая (меньшая) сумма.

Такое расхождение гарантированно приведет к получению требования от ФНС о представлении пояснений или внесении исправлений. Поэтому рекомендуется подавать уточняющий ПСФЛ сразу после проведения перерасчетов.

Нужно ли сдавать сведения за третий месяц квартала?

Рассмотрим еще одну важную деталь, которая часто вызывает споры. С 2023 года ФНС разрешила не подавать «Персонифицированные сведения» за последний месяц каждого квартала (март, июнь, сентябрь, декабрь). Это связано с тем, что все эти данные дублируются в составе квартального РСВ, который сдается в те же сроки. Однако, если вы все же решите сдать ПСФЛ за март, это не будет считаться ошибкой.

Для чего государству нужны эти сведения?

Посмотрим на практическое применение данных отчета. Сведения о доходах используются не только налоговой, но и передаются в Социальный фонд России (СФР), а также доступны Центрам занятости населения (ЦЗН). С 2022 года расчет пособия по безработице производится автоматически на основе данных РСВ и ПСФЛ.

Проанализируем особенности расчета СДЗ (среднедневного заработка) в ЦЗН:

• Данные берутся за 3 месяца, предшествующих календарному кварталу перед месяцем подачи заявления.
• Если сведения в системе отсутствуют или сотрудник имел специфический доход (например, военная служба), Центр занятости может все же запросить у работодателя бумажную справку.
• Помните, что точность ваших отчетов напрямую влияет на размер социальных выплат, которые получит ваш бывший сотрудник.

Подведем итоги

Работа с персонифицированными сведениями в 1С:ЗУП 3.1 требует внимательности к периодам начислений. Для корректного учета выполним следующие шаги:

1. Всегда проверяйте, за какой период (месяц действия) производится перерасчет в документе Доначисления, перерасчеты.
2. Если вы изменили данные за период, по которому отчет ПСФЛ уже ушел в налоговую, создайте новый экземпляр отчета с указанием номера корректировки.
3. Следите за тем, чтобы итоговые суммы в ПСФЛ за каждый месяц квартала в точности соответствовали суммам, которые будут указаны в Разделе 3 квартального РСВ.
4. В случае возникновения отрицательного итога по сотруднику за месяц, всегда исправляйте его на «0» в строке 070 отчета.

Такой системный подход позволит избежать претензий со стороны контролирующих органов и обеспечит достоверность данных в государственных информационных системах.