При подготовке отчетности по форме 2-НДФЛ (или справок о доходах в составе современной отчетности по НДФЛ) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда данные в расчетных листках не совпадают с налоговыми регистрами. Особенно ярко это проявляется при перерасчетах межрасчетных выплат, таких как отпуска. Изменение суммы ранее выплаченного отпуска с помощью кнопки «Исправить» может приводить к неожиданному поведению программы: при уменьшении суммы сторно «схлопывается» в исходном периоде, а при доплате — «уезжает» в будущие месяцы.
В этой статье мы подробно разберем, почему конфигурация 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ред. 3.1) ведет себя именно так, выясним законодательные причины такого поведения и научимся правильно контролировать и корректировать данные налогового учета.
Прежде чем перейти к алгоритмам программы, нам необходимо четко разграничить два вида учета, которые параллельно ведутся в 1С:ЗУП 3.1:
2012) и пособий определяется строго по дате их фактической выплаты. Месяц, за который начислен отпуск, для НДФЛ не имеет значения.Именно из-за этого разделения возникает разница в поведении системы при увеличении и уменьшении сумм начислений.
Рассмотрим ситуацию, когда сотруднику в феврале доначисляют отпускные за прошлый период (например, за декабрь или январь). Программа регистрирует положительный доход.
Поскольку это новый положительный доход, налоговый кодекс требует зафиксировать дату его получения на день фактической выплаты. В документе-исправлении Отпуск поле «Выплата» чаще всего устанавливается в значение «С зарплатой», а планируемая дата выплаты указывает, например, на 10 марта (день выплаты зарплаты за февраль).
Давайте проанализируем, как эти данные распределятся в программе:
Программа делает движение в регистр накопления следующим образом:
// Движение при доначислении отпуска (увеличение суммы)
Движения.УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ.Записать();
// Период регистрации: Февраль
// Дата получения дохода: 10.03 (Планируемая дата выплаты)
// Сумма дохода: +1500.00 руб. (сумма доплаты)
Это абсолютно корректное поведение программы с точки зрения налогового законодательства. Пытаться искусственно перенести этот плюс в прошлые периоды — значит совершить ошибку учета.
Теперь разберем противоположный сценарий: сумма отпускных в результате перерасчета уменьшилась. Программа должна зафиксировать отрицательное начисление (сторно).
В налоговом учете по НДФЛ отрицательного дохода существовать не может. Физически невозможно выплатить сотруднику «отрицательную сумму» в будущую дату. Единственный законный способ отразить сторно-запись — это уменьшить налоговую базу того периода, в котором этот доход был первоначально получен и учтен.
Поэтому при проведении документа-исправления на уменьшение программа автоматически относит сторно-запись на первоначальную дату получения дохода (дату выплаты исходного отпуска).
Давайте посмотрим, как это отразится на регистрах:
// Движение при сторнировании отпуска (уменьшение суммы)
Движения.УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ.Записать();
// Период регистрации: Февраль
// Дата получения дохода: 25.12 (Дата первоначальной выплаты исходного отпуска)
// Сумма дохода: -800.00 руб. (сторнируемая сумма)
В результате такого движения:
Для того чтобы детально разобраться в причинах конкретного расхождения, мы рекомендуем не ограничиваться расчетным листком, а проанализировать движения по специализированным регистрам. Основным источником данных для заполнения отчетности по НДФЛ является регистр накопления УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ.
Выполним следующие шаги для проверки:
Учет доходов для исчисления НДФЛ.Если мы видим, что даты получения доходов распределились некорректно, это признак того, что в исходных документах или документах-исправлениях была неверно указана «Планируемая дата выплаты» либо была нарушена хронология проведения ведомостей.
Если в базе скопилось множество исправлений и перепроведение старых периодов невозможно из-за риска сдвинуть бухгалтерские итоги, мы можем прибегнуть к точечной корректировке налоговых регистров.
Рассмотрим два основных инструмента исправления:
Этот документ предназначен специально для ручной корректировки данных, которые попадают в отчетность по НДФЛ. Он находится в разделе Налоги и взносы — Операции учета НДФЛ.
Для переноса неверно отраженного дохода выполним следующие действия:
Операция учета НДФЛ и выберем сотрудника.2012) и сумму со знаком «минус» (сторнируем ошибочную запись).После проведения этого документа отчеты по НДФЛ мгновенно перестроятся под новые скорректированные даты.
Частой ошибкой расчетчиков является изменение документов начисления (в том числе документов-исправлений) уже после того, как были созданы и проведены ведомости на выплату. В этом случае связь между начислением и выплатой разрывается.
Чтобы восстановить эту связь, выполним следующие действия:
Поведение программы 1С:ЗУП 3.1 при перерасчете отпусков полностью соответствует требованиям законодательства. Разница в распределении сумм при увеличении и уменьшении отпуска обусловлена невозможностью существования «отрицательного дохода» будущим числом.
Бухгалтеру не стоит пытаться вручную «схлопывать» эти суммы в один месяц в бухгалтерском и налоговом учете. Достаточно понимать логику работы регистров НДФЛ, своевременно отслеживать даты выплат в документах-исправлениях и использовать специализированные отчеты (например, «Анализ НДФЛ по месяцам») вместо обычных расчетных листков для сверки налоговой базы.