← На главную

Ситуация, когда по решению суда или предписанию трудовой инспекции договор гражданско-правового характера (ГПХ) признается трудовым договором, требует полной корректировки кадровой истории, начислений, страховых взносов и взаиморасчетов с сотрудником за прошлые периоды. В конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 эта задача решается последовательным сторнированием первичных документов ГПХ, оформлением трудового договора задним числом и перерасчетом взносов.

Разберем детальный алгоритм действий, который позволит корректно отразить изменения в учете без повреждения ссылочной целостности базы данных.

Шаг 1. Разделение физического лица и нового сотрудника

В программе 1С:ЗУП 2.5 учет физических лиц и сотрудников строго разделен. Если ранее с человеком был заключен договор подряда или оказания услуг, в справочнике Сотрудники организаций уже существует элемент с видом договора «Договор подряда».

Ни в коем случае нельзя менять вид договора в существующей карточке сотрудника! Это приведет к ошибкам в закрытых расчетных периодах и искажению аналитики. Выполним следующие действия:

1. Открываем справочник Сотрудники организаций и создаем новый элемент.
2. В поле выбора физического лица выбираем то же самое существующее физлицо из справочника Физические лица.
3. Устанавливаем вид договора — Трудовой договор.
4. Оформляем документ Прием на работу в организацию на нового сотрудника с первоначальной даты заключения договора ГПХ, установленной судом. Указываем подразделение, должность, график работы и условия оплаты труда (оклад, надбавки).

Шаг 2. Закрытие и сторнирование начислений по договору ГПХ

Чтобы исключить задвоение доходов и убрать старые начисления по ГПХ, необходимо аннулировать движения прошлого договора:

1. В исходном документе Договор на выполнение работ с физ. лицом устанавливаем дату окончания текущим расчетным периодом или оставляем фактическую дату, если договор был срочным. Помечать на удаление проведенный договор нельзя, так как на него ссылаются прошлые расчеты.
2. Создаем документ Сторнирование (раздел Расчет зарплаты).
3. В документе выбираем первичные расчетные документы, которыми начислялись выплаты по ГПХ (документы Оплата по договорам подряда или Начисление зарплаты работникам организаций).
4. При проведении документа Сторнирование автоматически аннулируются суммы вознаграждений по ГПХ и соответствующие им записи регистров расчета.

Шаг 3. Учет рабочего времени и табелирование

Начисление заработной платы по трудовому договору требует наличия данных об отработанном времени. Поскольку сотрудник оформлен задним числом, проанализируем график его работы:

1. Если учет ведется сплошной регистрацией через документы Табель учета рабочего времени, необходимо ввести табели за все прошлые месяцы спора на нового сотрудника.
2. Если учет ведется методом отклонений, убедимся, что график работы сотрудника заполнен на весь прошлый период. При необходимости вводим документ Индивидуальный график работы.

Шаг 4. Начисление зарплаты по трудовому договору за прошлые периоды

Теперь необходимо начислить заработную плату по трудовому договору за все месяцы, признанные трудовыми отношениями. Для этого создаем документ Начисление зарплаты работникам организаций в текущем периоде регистрации:

1. В документе выбираем нашего нового (штатного) сотрудника.
2. В табличной части переключаем режим начисления на за прошлый период и последовательно указываем прошлые месяцы начисления.
3. Рассчитываем оклад и положенные надбавки согласно отработанному времени.

Шаг 5. Корректировка страховых взносов и НДФЛ

Главное налоговое отличие трудового договора от договора ГПХ — необходимость начисления страховых взносов в ФСС на случай временной нетрудоспособности и материнства (ВНиМ), а также взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (НС и ПЗ), которые по ГПХ обычно не уплачивались.

Для правильного расчета налоговой базы выполняем следующие шаги:

1. Создаем документ Перерасчет страховых взносов (раздел Налоги и взносы).
2. Указываем текущий расчетный месяц и прошлые периоды, за которые пересчитывается облагаемая база.
3. По кнопке «Рассчитать» программа автоматически учтет сторнированные суммы ГПХ, начисленный оклад по трудовому договору и выполнит доначисление взносов в ФСС (ВНиМ и НС и ПЗ).
4. Для корректировки кодов дохода НДФЛ (переход с кода договора ГПХ на код оплаты труда 2000) при необходимости используется документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕНВД.

Шаг 6. Выравнивание взаиморасчетов

В результате сторнирования по договору ГПХ у физического лица образуется задолженность перед организацией (излишне выплаченное вознаграждение), а по штатному сотруднику возникает задолженность организации по заработной плате. Фактически деньги сотруднику уже были выплачены на руки.

Чтобы зачесть эти суммы без оформления фиктивных кассовых или банковских ордеров:

1. Создаем документ Перенос задолженности сотрудников организаций.
2. Переносим отрицательное сальдо со старого сотрудника (ГПХ) на нового сотрудника (по трудовому договору).
3. Проверяем расчетный листок и свод начислений — сальдо должно полностью закрыться (за исключением разницы между суммами ГПХ и начисленной зарплатой, если оклад отличался от вознаграждения).

Шаг 7. Проверка регистра перерасчетов и отпускного стажа

После проведения всех корректировок обратим внимание на следующие системные моменты:

1. Регистр сведений «Перерасчеты зарплаты»: Проверяем обработку Перерасчет зарплаты. Если там остались записи о необходимости пересчета по данному сотруднику, очищаем их вручную, так как все доначисления уже выполнены специальными документами.
2. Отпускной стаж: Прием на работу задним числом автоматически включает весь спорный период в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Остатки отпусков будут рассчитаны корректно с первого дня работы.
3. Отчетность: По итогам проведенных перерасчетов потребуется сформировать и подать корректирующие формы отчетности по страховым взносам и персонифицированному учету за все затронутые отчетные периоды.