← На главную

При ведении штатного расписания в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 пользователи нередко обращают внимание на специфику движений документов длительного отсутствия, таких как Отпуск по уходу за ребенком или Больничный лист. Разберем, как устроена логика освобождения ставок, почему могут появляться записи с нулевым количеством и какими документами регистрируется повторное занятие позиции.

Логика движений документа «Отпуск по уходу за ребенком»

Проанализируем ситуацию: когда сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком, в документе устанавливается признак освобождения ставки на период отсутствия. При проведении документа формируются движения:

1. Расход — на дату начала отпуска ставка освобождается, чтобы на эту позицию штатного расписания можно было временно принять другого сотрудника.
2. Приход (с нулевым значением) — формируется на плановую дату окончания отпуска.

Рассмотрим, почему приход формируется с количеством ставок, равным 0. В архитектуре учета штатного расписания автоматического безусловного возврата сотрудника на занятую ставку по наступлению плановой даты окончания отпуска не происходит. Запись на дату окончания является технической фиксацией границы периода. Реальное возвращение ставки в статус занятой требует отражения факта выхода сотрудника на работу специализированным кадровым документом.

Как вернуть ставку в штатное расписание после окончания отпуска

Для того чтобы позиция штатного расписания снова стала числиться занятой основным сотрудником, выполним следующие действия:

1. Если сотрудник выходит на работу в запланированный срок или досрочно с полным прекращением отпуска, введем документ Возврат из отпуска по уходу за ребенком. При его проведении регистрируется полноценное занятие ставки сотрудником с указанием фактического количества занимаемых ставок.
2. Если сотрудник приступает к работе на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на пособие, оформим документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком. В нем укажем фактическую долю ставки, которую сотрудник начинает занимать.

Особенности учета занятости позиций в разных версиях программы

Разберем эволюцию механизмов фиксации занятости ставок в 1С:ЗУП 3.1:

1. В ранних релизах программы (до версии 3.1.10) учет велся по регистру накопления Занятые позиции штатного расписания. Именно там формировались технические приходные записи с нулевым ресурсом для замыкания кадровых интервалов.
2. В актуальных релизах учет переведен на периодический регистр сведений Занятость позиций штатного расписания. Данные теперь хранятся в интервальном виде (период «С» по «По»), что исключает появление пустых ресурсных строк и делает картину занятости штатных единиц более наглядной в отчетах по штатному расписанию.

Как освобождается ставка при оформлении больничного листа

Выясним, как работает аналогичный механизм при временной нетрудоспособности сотрудника:

1. Больничный лист по беременности и родам: флажок Освободить ставку на период отсутствия доступен непосредственно в документе Больничный лист при выборе причины нетрудоспособности (05) Отпуск по беременности и родам.
2. Обычный больничный (болезнь, травма): в самом документе Больничный лист опция освобождения ставки отсутствует. Если сотрудник заболел на длительный срок и на его место необходимо временно принять заменяющего работника, предварительно зарегистрируем документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), где флаг освобождения ставки доступен для любых причин.
3. Возврат ставки: при использовании документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) ставка возвращается автоматически на дату, следующую за днем окончания периода отсутствия, либо при проведении итогового расчетного документа.

Важно: функционал освобождения ставок в любых документах отсутствия (включая Отпуск без сохранения оплаты) отображается только при условии, что в настройках кадрового учета включена опция Ведется штатное расписание.