← На главную

При оформлении отпуска по уходу за ребенком в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3» кадровые специалисты нередко используют опцию Освободить ставку на период отпуска. Это позволяет временно принять на освободившуюся позицию другого работника по срочному трудовому договору. Однако сложности возникают, когда основной сотрудник решает выйти на работу досрочно на условиях неполного рабочего времени: начисления возобновляются, статус сотрудника меняется на Работа в отпуске по уходу за ребенком, но позиция в отчетах по штатному расписанию продолжает отображаться как полностью свободная. Проанализируем причины такого поведения системы и разберем по шагам, как корректно отразить занятость ставки.

Причина поведения системы и регистры учета штатного расписания

Выясним причину проблемы. При проведении исходного документа Отпуск по уходу за ребенком с установленным признаком Освободить ставку на период отпуска формируются движения в регистре сведений и регистре накопления Занятость позиций штатного расписания на весь плановый период отпуска.

В типовой методике длительное время действовало ограничение: документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком управлял возобновлением начислений и состоянием сотрудника, но не делал корректирующих движений по штатному расписанию. Документ Кадровый перевод также не мог повторно занять позицию, пока действовало первичное освобождение ставки. Рассмотрим, как решить эту задачу в зависимости от версии программы.

Вариант 1. Штатный порядок действий в актуальных версиях 1С:ЗУП 3

В актуальных релизах конфигурации разработчики доработали типовой функционал. Разберем по шагам правильную последовательность оформления документов:

1. Откроем журнал документов отпусков по уходу за ребенком и создадим документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком на дату фактического выхода сотрудника на работу.
2. В шапке документа снимем флаг Освободить ставку на период отпуска. Именно это действие сформирует корректирующие движения в регистрах учета занятости позиций штатного расписания.
3. На вкладке Начисления установим флаг Изменить начисления и возобновим положенную оплату труда сотрудника.
4. Проведем документ. На этом этапе статус сотрудника меняется на Работа в отпуске по уходу за ребенком, а освобождение ставки прекращается.
5. Если сотрудник выходит на неполный рабочий день (например, на 0.5 ставки), оформим документ Кадровый перевод (или Изменение графика работы списком) с той же даты. В документе укажем график неполного рабочего времени и соответствующее количество занимаемых ставок (долю ставки).

После проведения документов сформируем отчет Штатная расстановка и проверим, что позиция отображается как занятая данным сотрудником в указанной доле ставки.

Вариант 2. Использование документа-исправления исходного отпуска

Если база еще не обновлена до актуальных версий или в документе изменения условий оплаты отсутствует возможность снять признак освобождения, применим исправление исходного документа:

1. Найдем первоначальный документ Отпуск по уходу за ребенком и перейдем по ссылке Исправить в левом нижнем углу формы.
2. В созданном документе-исправлении скорректируем дату окончания отпуска до даты фактического выхода сотрудника либо снимем признак Освободить ставку на период отпуска.
3. Оформим документ Кадровый перевод на неполное рабочее время с переводом на график неполного дня.

Вариант 3. Оформление через прерывание и повторный ввод отпуска

Рассмотрим альтернативный методический вариант, который часто применяют кадровые службы при возникновении коллизий в регистрах:

1. Оформляем документ Возврат из отпуска по уходу датой, предшествующей дню выхода на работу. Это полностью закрывает первоначальное движение по освобождению ставки.
2. Со следующего дня регистрируем новый документ Отпуск по уходу за ребенком, но уже без установленного флага Освободить ставку на период отпуска.
3. На вкладке начислений сразу активируем оплату по окладу (или тарифу) и выбираем график неполного рабочего времени.

Таким образом, сотрудник сохраняет статус Работа в отпуске по уходу за ребенком, продолжает получать положенные пособия, а позиция штатного расписания становится корректно занятой.

Особенности учета при полном выходе на работу с сохранением пособия

Обратим внимание на изменения в законодательстве: с 2024 года право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет сохраняется даже при выходе на полный рабочий день. В такой ситуации не требуется регистрировать специальное состояние работы в отпуске — оформляется стандартный документ Возврат из отпуска по уходу, который прекращает период отпуска и автоматически возвращает занятость полной ставки в штатном расписании, при этом начисление пособия продолжается.