Переход на поштучный учет алкогольной продукции (ЕГАИС 3.0 и выше) в сегменте HoReCa (рестораны, кафе, отели) часто вызывает опасения у владельцев бизнеса и автоматизаторов. Основной страх заключается в том, что обязательное сканирование каждой марки замедлит работу барменов, особенно в часы пиковой нагрузки, например, на дискотеках. В данной статье мы разберем, как реализовать этот функционал в системах 1С, какие конфигурации лучше использовать и как выстроить процессы, чтобы персонал не «растоптал» администрацию.
Прежде всего, проанализируем выбор конфигурации. Для полноценного учета акцизных марок подходят практически все современные торговые решения на платформе 1С:Предприятие 8.3. Если ваш объект включает в себя розничную точку, ресторан и гостиницу, стоит рассмотреть следующие варианты:
Рассмотрим подробнее процесс настройки. В любой из этих программ необходимо в первую очередь настроить связь с УТМ (Универсальным транспортным модулем). Без него обмен данными с государственными системами невозможен.
Один из главных вопросов: должен ли официант или бармен сканировать бутылку прямо в момент продажи? Проанализируем ситуацию на дискотеке, где скорость обслуживания критична. Если заставлять бармена «пикать» каждую марку перед наливом 50 мл виски, бизнес встанет.
Решение: Используем методику накопления тары. Суть её заключается в следующем:
Этот метод позволяет соблюсти требования закона и не мешать оперативной работе. Важно жестко проинструктировать персонал: бутылка без марки — это потенциальный штраф, поэтому маркировка должна сохраняться на стекле до момента сканирования.
С 2024 года требования к общепиту в России ужесточились. Теперь при продаже чистого алкоголя порциями (например, по 40 или 50 мл) необходимо передавать в ЕГАИС объем каждой проданной порции через кассу. Выясним, как это реализовано в 1С.
Когда бармен сканирует марку при вскрытии, система фиксирует, что бутылка находится «в работе». При каждой последующей продаже этой позиции через фронт-офис (интерфейс кассира), 1С требует указать количество миллилитров. Программа ведет внутренний учет остатка в открытой таре. Посмотрим на логику работы программы в коде (условно):
// Логика расчета остатка в открытой бутылке
Процедура ПриПродажеПорции(ОбъемПорции, ТекущаяМарка)
ОстатокВБутылке = ПолучитьОстатокПоМарке(ТекущаяМарка);
Если ОстатокВБутылке < ОбъемПорции Тогда
Сообщить("В текущей бутылке недостаточно остатка! Отсканируйте новую марку.");
Иначе
ЗафиксироватьПродажуВЕГАИС(ТекущаяМарка, ОбъемПорции);
ОбновитьВнутреннийОстаток(ТекущаяМарка, ОстатокВБутылке - ОбъемПорции);
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
Для приготовления коктейлей правила аналогичны: при вскрытии бутылки для нужд бара она должна быть списана. Если бутылка используется целиком для заготовок, она списывается сразу актом списания.
Мини-бары — это отдельная головная боль. Горничная не может носить с собой кассовый аппарат и сканировать марки в номере. Разберем наиболее эффективную схему автоматизации этого процесса в 1С:
Мы рекомендуем использовать схему «Перемещение на удаленный склад». В 1С создается отдельный склад (или кладовая) «Мини-бары». В момент, когда сотрудник склада выдает горничной алкоголь для пополнения номеров, происходит сканирование каждой марки. В этот момент для системы ЕГАИС товар фактически может считаться выведенным из оборота (в зависимости от выбранной учетной политики и требований законодательства конкретного региона), либо он перемещается в зону ответственности горничной.
Если же требуется фиксация продажи именно в момент употребления гостем, используются мобильные приложения для 1С, установленные на терминалы сбора данных (ТСД) горничных. При пополнении бара горничная отмечает в ТСД номер комнаты и сканирует марку новой бутылки, заменяющей выпитую. Данные мгновенно попадают в 1С:Отель и начисляются на счет гостя.
Проанализируем техническую сторону вопроса. Обычные линейные сканеры для учета марок не подходят. Вам потребуются 2D-сканеры, способные уверенно читать коды DataMatrix и PDF417. Причем для работы в баре лучше выбирать модели с повышенной влагозащитой.
Кроме того, не забывайте про маркировку пива и слабоалкогольных напитков (сидр, медовуха). Здесь в игру вступает система «Честный ЗНАК».
В процессе работы неизбежно возникнет ситуация, когда марка на бутылке повреждена или произошел бой тары. Выясним причину, почему нельзя просто «удалить» такую позицию из базы. Каждая марка уникальна, и она числится за вашим юридическим лицом в регистрах ЕГАИС. Если вы её не спишете, у вас будет «зависать» остаток, что приведет к проверкам.
Для таких случаев в 1С предусмотрен документ АктСписанияЕГАИС. В нем мы указываем причину:
Рассмотрим пример формирования структуры акта списания при бое:
Акт = Документы.АктСписанияЕГАИС.СоздатьОбъект();
Акт.Дата = ТекущаяДата();
Акт.ПричинаСписания = Перечисления.ПричиныСписанияЕГАИС.Порча;
НоваяСтрока = Акт.Товары.Добавить();
НоваяСтрока.Номенклатура = СсылкаНаВиски;
НоваяСтрока.Количество = 1;
НоваяСтрока.АкцизнаяМарка = "22N00001234567890..."; // Уникальный код марки
Акт.Записать();
Акт.ОтправитьВУТМ();
Внедрение поштучного учета марок в 1С — это сложный процесс, требующий дисциплины от персонала. Однако современные инструменты 1С позволяют автоматизировать большую часть рутины. Главное — выбрать правильную конфигурацию (1С:Розница или 1С:Общепит), обеспечить персонал качественными 2D-сканерами и внедрить регламент «конечного сканирования» пустой тары, чтобы не создавать очередей на баре. Помните, что корректная настройка УТМ и регулярная инвентаризация по маркам — залог отсутствия претензий со стороны проверяющих органов.