← На главную

При расчете заработной платы в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 (включая конфигурации для бюджетных учреждений) бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией: в настройках параметров учета включена опция При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный, налог при расчете зарплаты исчисляется, но при формировании отчетов или справки 2-НДФЛ по конкретному сотруднику налог числится как исчисленный, но не удержанный (графа Удержано равна нулю, а вся сумма отражается в графе Не удержано). Разберем механизм учета НДФЛ, выясним причины такого поведения системы и рассмотрим варианты исправления ситуации.

Принцип работы механизма зачета НДФЛ

Рассмотрим, как устроен учет налога на доходы физических лиц в программе. Когда сотруднику предоставляются стандартные, имущественные или социальные вычеты, превышающие доход за текущий месяц (или при перерасчете зарплаты задним числом в сторону уменьшения), исчисленный налог принимает отрицательное значение. В этот момент программа выполняет следующие действия:

1. В регистре накопления НДФЛ к зачету формируется запись с видом движения Приход (положительное сальдо). Эта сумма расценивается системой как излишне удержанный у сотрудника налог в прошлых периодах.
2. В следующем месяце при появлении дохода и исчислении положительного налога программа автоматически производит зачет: исчисленная сумма налога уменьшает ранее накопленную переплату, формируя в регистре НДФЛ к зачету движение Расход (или запись с отрицательным знаком).
3. Поскольку налог фактически погашается за счет ранее возникшей переплаты, реального удержания налога из текущей выплаты сотруднику не происходит. Он получает начисленную зарплату без уменьшения на исчисленный налог.
4. Опция упрощенного учета налога регистрирует удержание только в той части, которая фактически удерживается из дохода при выплате. Так как фактического удержания нет, в регистр НДФЛ расчеты с бюджетом запись с признаком удержания не попадает, и в справке 2-НДФЛ вся зачтенная сумма остается со статусом Не удержано налоговым агентом.

Проблема перехода между налоговыми периодами (годами)

Проанализируем типовую ситуацию, когда отрицательный налог образовался в конце предыдущего налогового периода (например, в ноябре или декабре из-за вычетов), а зачет происходит в доходах января следующего года. В налоговом учете НДФЛ расчет ведется строго в рамках одного календарного года (налогового периода). Автоматический зачет излишне удержанного налога прошлых лет в счет доходов нового года средствами обычного расчета зарплаты приводит к разрыву учета:

1. В справке 2-НДФЛ за прошлый год налог зависает как Излишне удержано.
2. В справке 2-НДФЛ за текущий год исчисленный налог за текущий месяц фиксируется как Не удержано.
3. В бюджетных учреждениях ситуация осложняется распределением налога по статьям финансирования (КБК, КОСГУ). Если переплата возникла по одной статье финансирования, а начисление текущего периода прошло по другой, автоматический зачет может зависнуть навсегда с противоположными знаками по статьям.

Вариант 1. Оформление официального возврата излишне удержанного налога

Разберем по шагам регламентный способ устранения переплаты прошлого налогового периода в соответствии с требованиями НК РФ. Если у сотрудника образовался излишне удержанный налог за прошлый год, его нельзя просто засчитывать в текущем году при начислении зарплаты — такой налог подлежит возврату на расчетный счет сотрудника по его заявлению.

1. Открываем раздел учета зарплаты и создаем документ Возврат НДФЛ.
2. Указываем налоговый период (месяц и год), в котором возникла переплата.
3. Заполняем документ по сотруднику — программа автоматически подтягивает сумму из регистра НДФЛ к зачету.
4. Проводим документ и формируем платежную ведомость на выплату возвращенного налога на банковский счет сотрудника.
5. После регистрации возврата остаток в регистре НДФЛ к зачету закрывается. При расчете заработной платы текущего года налог исчисляется и удерживается в штатном режиме без зачета, а в справке 2-НДФЛ удержание заполняется корректно.

Вариант 2. Ручная корректировка регистров учета НДФЛ

Посмотрим на способ, когда перерасчет уже выполнен, деньги сотруднику не возвращались, но требуется выровнять данные регистров и закрыть задолженность по удержанию налога для корректного формирования отчетности.

1. Создаем документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН (или универсальный документ Перенос данных / Корректировка записей регистров).
2. На вкладке НДФЛ к зачету добавляем строку по физическому лицу с видом движения Расход на сумму зависшего остатка, чтобы обнулить сальдо за прошлый период.
3. На вкладке НДФЛ расчеты с бюджетом вводим запись с видом движения Приход (Удержание), указав ставку налога (13%), код ОКАТО/КПП, дату выплаты дохода и соответствующую сумму налога.
4. Проверяем вкладку Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ, если требуется также зафиксировать факт перечисления налога в бюджет.
5. Переформировываем справку 2-НДФЛ и проверяем, что сумма налога перешла из графы Не удержано в графу Удержано.

Вариант 3. Перерасчет базы и стандартных вычетов

Выясним причину образования отрицательного налога в прошлых периодах. Стандартные налоговые вычеты предоставляются нарастающим итогом с начала года, но не могут превышать совокупный доход сотрудника за весь налоговый период. Если сотруднику в одном из месяцев предоставили вычет в полном объеме, а общего облагаемого дохода за год не хватило для покрытия всей суммы вычета, исчисленный налог стал отрицательным ошибочно.

1. Формируем отчет Анализ начисленных налогов и взносов с группировкой по месяцам налогового периода и физическому лицу.
2. Сверяем общую сумму дохода и общую сумму предоставленных вычетов за год.
3. Если сумма вычетов превысила облагаемую базу года, открываем документ Перерасчет НДФЛ за соответствующий налоговый период и выполняем автоматическое заполнение.
4. Программа скорректирует излишне предоставленные вычеты в пределах фактического годового дохода, устранит отрицательный налог и закроет остатки по регистру НДФЛ к зачету.