← На главную

На практике часто возникает ситуация, когда сотрудник уходит в ежегодный отпуск с первых чисел месяца, а расчетный период для определения среднего заработка еще не закрыт (например, не начислены сдельная оплата или ежемесячная премия за предшествующий месяц). Согласно трудовому законодательству, отпускные необходимо выплатить не позднее чем за 3 дня до начала отпуска, а после окончательного расчета заработной платы — выполнить перерасчет среднего заработка и доплатить разницу. Разберем подробно, как устроен учет таких операций в «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» и как правильно зафиксировать суммы дохода и исчисленного налога для корректного заполнения формы 6-НДФЛ.

Особенности налогового и бухгалтерского учета при перерасчетах

Для понимания логики работы программы проанализируем разделение бухгалтерского и налогового учета:

1. Налоговый учет по НДФЛ: датой фактического получения дохода в виде отпускных признается дата выплаты денежных средств сотруднику. При доначислении отпускных в следующем периоде первоначальный доход не корректируется «задним числом». Сумма доплаты признается отдельным доходом на новую дату фактической выплаты. Соответственно, подавать уточненный расчет 6-НДФЛ за прошлый период при увеличении среднего заработка не требуется.
2. Бухгалтерский учет и страховые взносы: начисления привязаны к месяцу начисления и расчетному периоду. При перерасчете в следующем месяце программа регистрирует сторнирующие и новые записи текущим расчетным периодом, что отражается в расчетных листках и взносах без искажения закрытых периодов.

Порядок действий при перерасчете отпуска: пошаговый алгоритм

Рассмотрим по шагам типовой сценарий перерасчета отпускных сумм в сторону увеличения:

1. Первоначальный расчет и выплата: формируем документ Отпуск с предварительным расчетом среднего заработка. Указываем планируемую дату выплаты. Проводим документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу), где окончательно фиксируются дата получения дохода и удержанный НДФЛ.
2. Окончательный расчет прошлого месяца: начисляем заработную плату за предшествующий месяц документом Начисление зарплаты и взносов, в результате чего база для расчета среднего заработка сотрудника изменяется.
3. Оформление перерасчета:

   В зависимости от способа и срока выплаты доплаты выберем один из двух вариантов:

   Вариант А. Межрасчетная доплата через документ-исправление: в исходном документе Отпуск нажимаем ссылку Исправить в левом нижнем углу формы. Программа создаст документ-исправление в текущем расчетном месяце. На вкладке «Основной отпуск» будет выполнен автоматический перерасчет с учетом обновленной базы среднего заработка. Указываем новую дату выплаты доплаты и проводим ведомость на межрасчетную выплату.

   Вариант Б. Автоматический перерасчет вместе с зарплатой: если доплата производится в плановый день выплаты заработной платы за текущий месяц, создавать отдельный документ-исправление не требуется. Программа автоматически зафиксирует необходимость перерасчета в рабочем месте Зарплата — Перерасчеты. При заполнении ежемесячного документа Начисление зарплаты и взносов сумма доплаты и пересчитанный НДФЛ рассчитаются автоматически на вкладке Доначисления, перерасчеты.

4. Выплата доначисленной суммы: формируем ведомость на выплату с указанием соответствующего месяца и даты. В ведомости автоматически выделяется удержанный НДФЛ с суммы доплаты, привязанный к фактической дате выплаты.

Движения в регистрах накопления НДФЛ

Выясним причину, почему данные в форме 6-НДФЛ формируются без ошибок при использовании штатного механизма исправлений. Заполнение регламентированного отчета опирается на регистры накопления:

1. Учет доходов для исчисления НДФЛ — фиксирует базу дохода по коду 2012 отдельно на дату первой выплаты и отдельно на дату выплаты доплаты.
2. Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — отражает исчисленный, удержанный и зачтенный налог в разрезе документов-оснований и дат получения дохода.

Посмотрим на результат: в расчете 6-НДФЛ первая часть отпускных и удержанный с нее налог попадут в отчетный период первой выплаты, а сумма доплаты и удержанный с нее НДФЛ — в отчетный период фактической доплаты. Разрыва между исчисленным и удержанным налогом не возникает.

Инструменты контроля и проверки расчетов

Перед формированием регламентированного отчета 6-НДФЛ проанализируем корректность учета с помощью стандартных отчетов раздела Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам:

1. Подробный анализ НДФЛ по сотруднику: формируем отчет за налоговый период. Проверяем, чтобы по сотруднику даты получения дохода соответствовали фактическим датам в ведомостях, а исчисленный налог был равен удержанному.
2. Анализ НДФЛ по документам-основаниям: отчет позволяет сопоставить суммы исчисленного налога в документах начисления с суммами, зафиксированными в ведомостях на выплату, исключая возникновение неудержанного налога.
3. Проверка разд. 2 6-НДФЛ: отчет помогает выявить расхождения в ставках, датах и базах до окончательного заполнения регламентированной формы.

Таким образом, использование штатного механизма исправлений документов или автоматических перерасчетов в 1С:ЗУП 3.1 исключает необходимость ручных корректировок регистров и гарантирует безошибочное автозаполнение формы 6-НДФЛ.