При расчете заработной платы в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 расчетчики нередко сталкиваются с неприятной ситуацией: при начислении межрасчетной премии районный коэффициент (РК) и северная надбавка (СН) рассчитываются корректно, но при последующем расчете зарплаты за месяц эти же надбавки на ту же самую премию начисляются повторно. В результате возникает так называемое "задвоение" сумм РК и СН, что приводит к переплатам сотрудникам и искажению отчетности.
Особенно часто эта проблема проявляется, когда сотрудник находится в длительном отпуске или на больничном (то есть у него нет начислений по окладу за текущий месяц), но при этом ему выплачивается премия за прошлый период. Давайте подробно разберем, почему возникает эта ошибка в логике программы, и какие существуют способы ее решения.
Для того чтобы понять природу этой ошибки, проанализируем базовый архитектурный принцип работы подсистемы расчета зарплаты. В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 заложено жесткое правило: один сотрудник за один расчетный период (месяц) должен быть рассчитан в одном итоговом документе НачислениеЗарплатыИВзносов.
Если расчетчики пытаются обойти это правило и создают два или более документов НачислениеЗарплатыИВзносов на одного и того же сотрудника за один месяц (например, сначала индивидуальный документ подбором для расчета премии и РК увольняющемуся или уходящему в отпуск сотруднику, а затем общий документ на все подразделение), программа ведет себя следующим образом:
НачислениеЗарплатыИВзносов не сопоставляет расчетные данные с уже проведенным ранее аналогичным документом по этому же сотруднику.Рассмотрим подробнее три основных способа решения этой проблемы: от методически верного до временных практических обходов ("костылей").
Самый правильный способ, заложенный разработчиками "1С", — это полный отказ от использования документа НачислениеЗарплатыИВзносов для промежуточных (межрасчетных) выплат. Все зависимые надбавки, включая районный коэффициент и северную надбавку, должны рассчитываться непосредственно внутри документа, регистрирующего премию. Разберем этот процесс по шагам.
Шаг 1. Настройка видов начислений РК и СН.
Перейдем в раздел "Настройки" — "Начисления". Найдем в списке начисление РайонныйКоэффициент (и аналогично СевернаяНадбавка). Откроем карточку настройки начисления. На вкладке "Основное" найдем и установим флаг "Выполнять в документах разовых начислений". Сохраним изменения.
Шаг 2. Проверка расчетной базы.
В карточке начисления РайонныйКоэффициент перейдем на вкладку "Расчетная база" и убедимся, что вид расчета Премия (или то разовое начисление, которое используется в организации) включен в список базовых начислений.
Шаг 3. Начисление премии.
Создадим документ Премия (или РазовоеНачисление). При заполнении списка сотрудников и сумм премий в документе автоматически появится дополнительная вкладка "Зависимые начисления". Программа сама, без привлечения документа начисления зарплаты, рассчитает суммы РК и СН непосредственно на сумму этой премии прямо внутри данного документа. Выплату премии в поле "Выплачивать" установим "В межрасчетный период".
Шаг 4. Итоговый расчет месяца.
В конце месяца создадим общий документ НачислениеЗарплатыИВзносов на подразделение и нажмем "Заполнить". Поскольку РК и СН с премии уже были рассчитаны и зафиксированы в межрасчетном документе Премия, программа учтет этот факт. В итоговом документе начисления зарплаты РК и СН будут рассчитаны только на оставшуюся часть базы (на оклад, тарифную ставку и т.д.), а по сотрудникам без оклада (например, находящимся в отпуске) новые строки с РК вообще не создадутся. Задвоение полностью исключено.
Если расчетчики в вашей организации по каким-то причинам категорически отказываются менять привычную схему работы и продолжают считать РК через отдельные документы НачислениеЗарплатыИВзносов, можно применить проверенный практический прием.
Проанализируем ситуацию: почему программа дублирует расчет РК во втором документе? Это происходит потому, что у сотрудника в первом документе нет основных плановых начислений (оклада), так как он находится в отпуске. Чтобы "заякорить" расчет и заставить алгоритм автозаполнения увидеть, что сотрудник уже рассчитан, выполним следующие действия:
НачислениеЗарплатыИВзносов, где рассчитывается РК на премию, вручную добавим строку планового начисления сотрудника (например, "Оплата по окладу").Самый простой, но наименее надежный способ с точки зрения человеческого фактора — это ручная корректировка итогового документа. Если в общий документ НачислениеЗарплатыИВзносов повторно попал сотрудник, по которому уже был произведен расчет РК и СН в индивидуальном документе, расчетчик должен вручную удалить строки этого сотрудника со вкладок "Начисления", "РК и СН" и "НДФЛ" перед проведением общего документа.
Мы настоятельно не рекомендуем использовать этот способ на постоянной основе, так как при больших объемах штата расчетчики неизбежно будут забывать удалять такие строки, что приведет к систематическим ошибкам в учете.
Проанализируем еще одну проблему, связанную с ручными расчетами РК на премию в отдельных документах начисления зарплаты. Даже если расчетчики вручную скорректируют суммы во втором документе, в регистре сведений ДанныеОНачисленияхДляРасчетаСреднегоЗаработкаОбщий может произойти сбой. Программа может ошибочно записать сумму РК на премию в двойном размере для целей расчета будущих отпусков и командировок.
Именно поэтому переход на автоматический расчет зависимых начислений внутри документов разовых начислений (Решение 1) является единственным методически верным и безопасным способом автоматизации учета в 1С:ЗУП 3.1.