В практике крупных холдингов, использующих конфигурацию 1С:Управление производственным предприятием (УПП) ред. 1.3, часто возникает ситуация, когда одно и то же основное средство (ОС) мигрирует между организациями внутри одной информационной базы. Например, автомобиль передается из головного подразделения в филиал (который выделен на отдельный баланс), а спустя время возвращается обратно. При попытке оформить документ Принятие к учету ОС бухгалтер сталкивается с ошибкой системы: «Для основного средства уже зафиксировано состояние Принято к учету». Рассмотрим подробно, почему это происходит и какими способами можно решить данную проблему.
Для начала проанализируем техническую логику программы. В 1С:УПП жизненный цикл объекта основных средств жестко контролируется через регистры сведений. Основным "виновником" блокировки является регистр Состояния ОС организаций. В отличие от многих других регистров в системе, проверка возможности проведения документа Принятие к учету ОС завязана на наличие записи о состоянии объекта в этом регистре.
Когда мы первый раз принимаем ОС к учету, система создает запись в регистре со значением «Принято к учету». Даже если позже мы оформим документ Передача ОС или Списание ОС, предыдущая запись о принятии никуда не исчезает. При попытке повторного использования той же карточки справочника Основные средства для нового документа принятия, программный код в общем модуле УправлениеВнеоборотнымиАктивами (процедура ПроверитьВозможностьПринятияКУчетуОС) видит, что объект уже когда-то был принят, и прерывает операцию.
Разберем основные способы обхода этого ограничения, начиная от самых простых и заканчивая технически сложными.
Самый методически верный способ с точки зрения архитектуры 1С:УПП — это создание новой записи в справочнике Основные средства. Несмотря на то, что физически это один и тот же объект (например, тот же автомобиль с тем же VIN-номером), с точки зрения бухгалтерского учета в конкретной организации это новый инвентарный объект.
Однако здесь возникает проблема с инвентарными номерами. Бухгалтеры часто хотят сохранить старый инвентарный номер за объектом. Посмотрим, как это сделать по шагам:
Принятие к учету ОС, используя новую карточку.Важный нюанс для автотранспорта: если вы используете подсистему управления автотранспортом и путевые листы, в новой карточке ОС в поле Транспортное средство вы можете указать ту же самую запись из справочника Транспортные средства. Это позволит сохранить историю по конкретной машине в управленческих отчетах, разделяя при этом бухгалтерский учет по разным карточкам ОС.
Если создание дублирующих карточек категорически неприемлемо, и вы хотите использовать одну и ту же ссылку на справочник Основные средства, придется вмешаться в регистры. Этот способ требует понимания структуры данных, поэтому рассмотрим его внимательно.
Чтобы система «забыла» о предыдущем принятии к учету, необходимо очистить или изменить записи в регистре сведений Состояния ОС организаций. Сделать это можно с помощью документа Корректировка записей регистров:
Корректировка записей регистров.Состояния ОС организаций.Первоначальные сведения ОС (бухгалтерский учет), так как документ принятия к учету проверяет наличие записей и в нем.После проведения корректировки документ Принятие к учету ОС должен провестись без ошибок по старой карточке.
Для программистов 1С существует вариант внесения изменений в типовой код. Если в вашей организации передачи ОС между структурами происходят постоянно, имеет смысл модифицировать процедуру проверки. Выясним причину блокировки в коде:
В общем модуле УправлениеВнеоборотнымиАктивами найдем функцию проверки. Логика изменения должна заключаться в следующем: если объект в данный момент имеет состояние «Списано» или «Передано», то повторное состояние «Принято к учету» должно быть разрешено.
Примерный алгоритм изменения (схематично):
// В процедуре ПроверитьВозможностьПринятияКУчетуОС
// Вместо жесткого отказа при наличии любой записи "Принято к учету"
// Добавляем анализ текущего среза последних данных
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ Состояние ИЗ РегистрСведений.СостоянияОСОрганизаций.СрезПоследних(...)";
// Если текущее состояние = Списано или Передано, тогда разрешаем проведение.
Внимание: Любое изменение типового кода в части учета внеоборотных активов требует тщательного тестирования, так как это может повлиять на расчет амортизации и корректность формирования отчетности по имуществу.
Проанализируем ситуацию с филиалами. В некоторых конфигурациях (например, 1С:Бухгалтерия КОРП) существуют специальные документы типа «Авизо», предназначенные именно для передачи ОС между обособленными подразделениями без процедуры купли-продажи. В типовой УПП 1.3 полноценного механизма Авизо для ОС "из коробки" нет.
Поэтому бухгалтеры вынуждены использовать схему: Передача ОС (у передающей стороны) -> Поступление оборудования -> Принятие к учету ОС (у принимающей стороны). Именно на этапе принятия и возникает описанная выше коллизия. Если вы работаете в рамках одной базы, наиболее стабильным и прозрачным для аудита решением остается Способ №1 с созданием новой карточки, так как это позволяет четко разделить периоды владения объектом в разных организациях холдинга.
Мы рассмотрели проблему повторного принятия к учету ОС в УПП 1.3. Подведем итоги:
Состояния ОС организаций.Корректировка записей регистров для "обнуления" истории состояний объекта.Выбор метода зависит от частоты подобных операций и требований к чистоте справочников в вашей информационной системе.