← На главную

Ведение учета товаров по срокам годности в розничной торговле — одна из самых сложных и дискуссионных тем в автоматизации. Особенно остро этот вопрос встает, когда мы имеем дело с разветвленной сетью магазинов (например, из 30 торговых точек), широким ассортиментом (от 1000 до 3000 SKU) с длительными сроками хранения (от нескольких месяцев до нескольких лет) и высокой интенсивностью перемещений между складами. При этом на местах работают обычные продавцы-кассиры, для которых любая дополнительная операция на кассе или при приемке оборачивается очередными ошибками и замедлением обслуживания покупателей.

В этой статье мы подробно разберем, как устроен учет по срокам годности на практике, какие типовые механизмы предлагает платформа 1С, с какими трудностями сталкивается бизнес при попытке внедрить тотальный контроль и какие альтернативные (в том числе упрощенные) варианты решения существуют.

Постановка проблемы: почему «идеальный» учет ломается на практике?

Прежде чем переходить к настройкам в программе, давайте проанализируем ключевые барьеры, которые мешают запустить жесткий учет сроков годности «в лоб»:

1. Трудоемкость приемки товара. На этапе поступления необходимо зафиксировать срок годности для каждой позиции. Если в накладной пришло 100 наименований, и у каждого свой срок годности (а иногда в одной поставке одного товара могут быть разные партии с разными сроками), время оприходования накладной вырастает в разы. Оператору или товароведу приходится вручную сверять каждую коробку и заносить даты в 1С.
2. Проблема идентификации на кассе. Обычный заводской штрихкод формата EAN-13 одинаков для всей линейки конкретного товара, независимо от даты его производства. Если покупатель берет товар с полки, кассир сканирует обычный штрихкод. Программа не знает, единицу из какой именно партии продали. Вариант ручного выбора срока годности кассиром из списка на кассе при потоке покупателей абсолютно нежизнеспособен — это приведет к очередям и колоссальному пересорту по партиям в базе данных.
3. Сложность при перемещениях. Любое перемещение между магазинами требует от сотрудников сканирования или ручного выбора конкретных серий (партий) перемещаемого товара. Если персонал на местах начнет ошибаться и указывать серии «наугад», остатки в разрезе сроков годности в системе ККТ мгновенно превратятся в недостоверный хаос.

Давайте рассмотрим основные подходы к решению этих проблем — от классического серийного учета до современных технологических решений.

---

Вариант 1. Классический учет по сериям в 1С

В современных типовых конфигурациях 1С (таких как 1С:Розница, 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), 1С:Управление торговлей (УТ) и 1С:ERP) основной сущностью для хранения информации о сроках годности является справочник Серии.

Для активации этого механизма выполним следующие шаги:

1. Перейдем в настройки параметров учета и включим константу «Использовать серии номенклатуры».
2. В карточке вида номенклатуры настроим политику учета серий. Здесь важно выбрать правильный тип политики. Если мы хотим жестко контролировать остатки по каждой дате, выбираем тип политики «Управление остатками серий».
3. Укажем, что серия идентифицирует «Срок годности» (также можно настроить точность — до дней или месяцев).

Как это работает при приемке: При оформлении документа Поступление товаров и услуг для каждой строки номенклатуры открывается форма ввода серий. Здесь товаровед должен указать дату окончания срока годности. Программа автоматически сгенерирует элемент справочника Серии и привяжет его к документу поступления.

Как это работает при продаже (проблема кассы): Чтобы кассиру не приходилось выбирать серию вручную, в 1С можно настроить политику учета серий со значением «Авторасчет по FEFO остатков серий» (First Expired, First Out — первым истекает, первым продается). При сканировании обычного штрихкода EAN-13 программа сама спишет со склада ту серию (партию) товара, у которой срок годности заканчивается быстрее всего. Это избавляет кассира от ручной работы на кассе.

Минус подхода: Метод FEFO в программе работает виртуально. В реальности покупатель на полке может взять более свежий товар, а система спишет старый. Из-за этого со временем возникает физический пересорт серий на полках, хотя общий количественный баланс сходится.

---

Вариант 2. Маркировка каждой партии уникальным штрихкодом

Чтобы избежать виртуального списания по FEFO и добиться 100% точности, некоторые компании внедряют внутреннее этикетирование. Рассмотрим эту схему по шагам:

1. При поступлении товара система генерирует для каждой уникальной пары «Товар + Срок годности» свой внутренний локальный штрихкод (или генерируется серийный штрихкод на каждую единицу).
2. На принтере этикеток распечатываются новые ценники/наклейки, которые сотрудники склада или магазина наклеивают поверх заводских штрихкодов.
3. При продаже на кассе кассир сканирует именно этот уникальный внутренний штрихкод, и 1С безошибочно списывает конкретную партию с правильным сроком годности.

Преимущества: Абсолютная точность учета остатков и сроков годности. В любой момент времени мы знаем, на каком магазине и в каком количестве лежит товар со сроком, истекающим через месяц.

Недостатки: Колоссальные трудозатраты на ручную перемаркировку. Время выкладки товара на полки увеличивается в несколько раз. Требуются постоянные расходы на термоэтикетки и обслуживание парка принтеров этикеток в каждом из 30 магазинов.

---

Вариант 3. Учет по «срокам реализации» вместо жестких серий

Если детальный серийный учет парализует работу магазинов, проанализируем компромиссный вариант — учет по срокам реализации на основе дат партий поступления. Этот метод отлично подходит для товаров с длительными сроками хранения (консервы, корма для животных, бытовая химия).

Идея заключается в следующем: мы не привязываемся к конкретной дате на каждой банке, а работаем со средним расчетным сроком хранения номенклатуры:

1. В карточке номенклатуры в 1С (в дополнительных реквизитах) указывается нормативный срок годности товара в месяцах (например, для корма — 24 месяца).
2. При проведении документа Поступление товаров и услуг программа фиксирует дату прихода партии.
3. Для анализа используется специализированный отчет, который сопоставляет дату поступления + нормативный срок хранения с текущими остатками на складах по методу FIFO.

Например, если партия корма пришла 1 января 2024 года с нормативным сроком 24 месяца, система понимает, что расчетный срок годности этого остатка истекает 1 января 2026 года. Если по данным продаж этот остаток все еще числится на складе к ноябрю 2025 года, система сигнализирует о необходимости проверки полки в конкретном магазине.

Этот подход не требует маркировки и внесения точных дат при приемке, однако дает погрешность, если поставщик привез товар, который уже пролежал на его складе полгода. Тем не менее, для 80% ассортимента этот метод позволяет выявлять потенциальную просрочку с минимальными затратами.

---

Вариант 4. Использование готовых технологий маркировки и штрихкодирования

Современный ритейл активно уходит от ручного ввода данных благодаря развитию стандартов штрихкодирования и государственному регулированию:

Государственная маркировка «Честный ЗНАК»

Для многих товарных групп (молоко, вода, пиво, БАДы, а в перспективе — консервы и корма для животных) проблема решена на уровне производителей. На каждую упаковку наносится уникальный двухмерный код DataMatrix, который уже содержит информацию о сроке годности единицы товара. При продаже на кассе кассир просто сканирует этот код, а кассовый модуль 1С обращается к системе «Честный ЗНАК» в рамках разрешительного режима и автоматически блокирует продажу, если срок годности товара уже истек.

Коды формата GS1-128 и GS1 DataBar

Для категорий товаров, не подлежащих обязательной маркировке, производители часто используют штрихкоды формата GS1-128 на групповых упаковках (коробах). Эти коды содержат специальные идентификаторы применения (Application Identifiers). Например, префикс (17) указывает, что далее в коде зашифрована дата окончания срока годности. Настроив сканирование таких кодов при приемке в 1С, мы можем автоматически заполнять серии в документах поступления без ручного ввода дат сотрудниками.

---

Вариант 5. Использование терминалов сбора данных (ТСД) и мобильных приложений

Чтобы не перегружать учетную систему 1С сложным партионным движением по всем регистрам при перемещениях и продажах, можно перенести задачу контроля сроков на уровень периодических проверок с использованием мобильного софта (например, на базе Mobile SMARTS, DataMobile или специализированных расширений для 1С).

Рассмотрим сценарий работы с мобильными рабочими местами:

1. При приемке товара сотрудник склада сканирует штрихкод с помощью ТСД и быстро вводит дату окончания срока годности с упаковки. Данные сохраняются во вспомогательном регистре 1С.
2. В 1С настраивается регламентное задание, которое раз в неделю анализирует продажи и остатки. Оно автоматически формирует задания для продавцов в магазинах.
3. Продавец на экране своего смартфона или ТСД получает точечную задачу: «Проверить полку №3, товар Корм ХХХ, партия от 15.03.2023. Возможно истечение срока годности через 30 дней».
4. Сотрудник идет к конкретной полке, находит указанный товар, оценивает его реальное состояние и прямо с ТСД выполняет одну из операций: уценяет товар (печатает новый ценник со скидкой на мобильном принтере) или списывает его в брак.

Этот метод позволяет автоматизировать процесс выявления просрочки, не усложняя при этом кассовые операции и не замедляя скорость обслуживания покупателей.

---

Экономика процесса: стоит ли автоматизировать?

В завершение проанализируем важный аспект, о котором часто забывают при проектировании систем учета — экономическую целесообразность. Любое усложнение бизнес-процесса в 1С стоит денег:

• Разработка и внедрение серийного учета в 30 магазинах — это затраты на оплату труда программистов и аналитиков.
• Увеличение времени приемки товара повышает нагрузку на персонал (возможно, придется нанимать дополнительных операторов).
• Ошибки кассиров при пересорте серий будут требовать регулярных трудозатрат на исправление базы данных и проведение инвентаризаций.

Практика крупных торговых сетей показывает, что если процент потерь от просрочки в вашем бизнесе укладывается в рамки естественной погрешности (например, менее 0.1% от оборота), внедрение тотального поштучного серийного учета может обойтись бизнесу дороже, чем списание этих потерь. В таких случаях наиболее эффективным решением является административный контроль: мотивация продавцов следить за ротацией товара на полках («старый товар вперед, новый назад») под угрозой распределения стоимости просроченной продукции на коллектив смены.

Если же автоматизация необходима (например, по требованиям законодательства или из-за высокой стоимости единицы товара), оптимальным выбором будет внедрение схемы автоматического списания по FEFO в сочетании с точечными проверками остатков с помощью ТСД. Это обеспечит разумный баланс между точностью учета в 1С и трудозатратами персонала на местах.