← На главную

При расчете заработной платы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) расчетчики часто сталкиваются с ситуацией, когда сотрудникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком (в декрете), ошибочно начисляются дополнительные выплаты. Особенно часто это происходит с надбавками, которые рассчитываются по формулам, завязанным на фактически отработанное время, например, ДоплатаПочасовая * ВремяВЧасах, и вводятся отдельным межрасчетным документом.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, как на нее влияет использование индивидуальных графиков и какие существуют практические способы решения этой задачи без возврата к тотальному заполнению табелей.

Выясняем причину: почему программа начисляет надбавку декретницам?

Для того чтобы решить проблему, проанализируем внутренние механизмы учета времени в программе 1С:ЗУП 3.1. Ошибочный расчет часовой надбавки у сотрудников в отпуске по уходу за ребенком обусловлен цепочкой факторов:

1. Особенности документа «Индивидуальный график»: Этот документ предназначен исключительно для фиксации планового времени (нормы) конкретного сотрудника на месяц. Когда расчетчик выбирает в документе подразделение и нажимает кнопку «Заполнить», программа автоматически подтягивает в документ всех штатных сотрудников, включая тех, кто находится в отпуске по уходу за ребенком. Так как индивидуальный график не предназначен для фиксации неявок, программа прописывает декретницам рабочие часы («Явка») согласно их основному (плановому) графику работы.
2. Механизм определения отработанного времени: В 1С:ЗУП 3.1 показатель ВремяВЧасах (или ВремяВДнях) при отсутствии проведенного документа «Табель» рассчитывается по следующему принципу: Плановое время (из графика или индивидуального графика) минус зарегистрированные отклонения (неявки).
3. Ограничения флажка «Не начислять зарплату...»: Флажок «Не начислять зарплату и не выплачивать аванс во время отпуска» в документе «Отпуск по уходу за ребенком» блокирует автоматический расчет только плановых начислений (таких как оклад, регулярные ежемесячные премии) в основном документе «Начисление зарплаты и взносов». Однако если надбавка вводится отдельным документом (например, «Разовое начисление» или специальным документом для этой надбавки), программа обращается напрямую к показателю времени. Она видит проведенный «Индивидуальный график» с часами «Явки» и рассчитывает формулу, игнорируя состояние сотрудника.

Ниже рассмотрим четыре эффективных способа, которые помогут избежать ошибочного начисления надбавки сотрудникам, находящимся в долгосрочном отпуске.

Способ 1. Исключение декретниц из документа «Индивидуальный график» (Рекомендуемый)

Поскольку сотрудники в отпуске по уходу за ребенком фактически освобождены от работы и их ставка может быть временно занята другими сотрудниками, им не требуется утверждать индивидуальный график работы. Планировать рабочее время для них не имеет практического смысла.

Разберем по шагам, как правильно организовать работу с документом:

1. При заполнении документа Индивидуальный график по подразделению (с помощью кнопки «Заполнить»), расчетчику необходимо просмотреть список сотрудников.
2. Найдите в списке сотрудников, находящихся в декретном отпуске.
3. Вручную удалите строки с этими сотрудниками из табличной части документа (клавиша Del или через контекстное меню) перед проведением документа.

Если на сотрудника в декрете не будет проведен Индивидуальный график, программа при расчете надбавки в отдельном документе не обнаружит плановых рабочих часов, показатель ВремяВЧасах будет равен нулю, и начисление не произойдет.

Способ 2. Точечное заполнение документа «Табель» только для временно отсутствующих

Если в вашей организации принято решение отказаться от общего ведения табелей учета рабочего времени по всем сотрудникам (поскольку это трудозатратно, и программа отлично справляется с расчетом по графикам), вы все равно можете использовать документ Табель избирательно.

Рассмотрим, как применить этот метод:

1. Создайте новый документ Табель за расчетный месяц.
2. Вместо автоматического заполнения по кнопке «Заполнить» (которая подтянет всех сотрудников подразделения) используйте кнопку «Подбор».
3. Выберите в документ только тех сотрудников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.
4. Программа автоматически заполнит их рабочие дни кодом «ОЖ» (Отпуск по уходу за ребенком) на весь месяц.
5. Проведите документ.

Поскольку проведенный документ Табель имеет в системе наивысший приоритет при определении фактически отработанного времени, он полностью перекроет плановые часы «Явки» из индивидуального графика. В результате в расчетной формуле надбавки показатель ВремяВЧасах обнулится, и начисление не выполнится.

Способ 3. Настройка вытеснения на вкладке «Приоритет»

Многие пользователи пытаются настроить вытеснение надбавки непосредственно видом расчета «Пособие по уходу за ребенком...». Однако пособие является государственной выплатой (социальным пособием) и технически не относится к категории начислений, которые могут вытеснять основное рабочее время.

Чтобы настроить автоматическое вытеснение, выполните следующие действия:

1. Перейдите в настройки начисления вашей надбавки (раздел Настройка — Начисления).
2. Откройте вкладку Приоритет.
3. В левую колонку «Начисления, приоритет которых выше» (которые вытесняют текущую надбавку) добавьте технические виды расчетов, регистрируемые документом отпуска. В ЗУП 3.1 для этого используется предопределенное начисление «Отпуск по уходу за ребенком без оплаты».
4. Также убедитесь, что в этом списке присутствуют другие стандартные неявки: «Больничный», «Отпуск основной», «Отпуск без оплаты (за свой счет)», «Прогул».

После сохранения настроек программа при расчете надбавки будет анализировать периоды действия этих начислений и автоматически исключать соответствующие часы из расчета.

Способ 4. Корректный подбор сотрудников в документ начисления надбавки

Если надбавка начисляется отдельным документом, вы можете отсечь попадание декретниц еще на этапе формирования самого документа начисления:

1. В документе начисления надбавки не используйте кнопку «Заполнить», которая собирает сотрудников механически.
2. Используйте кнопку «Подбор».
3. В открывшемся окне подбора нажмите кнопку «Настройка» или используйте системные фильтры. Настройте фильтр по полю «Состояние», исключив сотрудников со значением «В отпуске по уходу за ребенком».
4. Выделите оставшихся сотрудников (сочетанием клавиш Ctrl+A) и перенесите их в документ.

Этот способ требует внимательности от расчетчика, но гарантирует, что в документ попадут только те сотрудники, которые реально выполняли трудовые обязанности в текущем периоде.