Очень часто практикующие бухгалтеры и разработчики 1С сталкиваются с дилеммой: при увольнении сотрудника программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 списывает начисленную компенсацию отпуска за счет ранее накопленных оценочных обязательств (резервов). При этом бухгалтер, вооружившись письмом Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29, утверждает, что это ошибка, поскольку Минфин запрещает списывать компенсацию за счет резерва. Некоторые специалисты даже пытаются переписать типовой функционал программы с помощью расширений.
В этой статье мы подробно разберем законодательную базу, проанализируем поведение программы 1С:ЗУП 3.1, выясним, почему фирма 1С приняла именно такое решение, и докажем, почему принудительное "допиливание" конфигурации приведет к серьезным ошибкам в учете.
Различие методологии: Бухгалтерский учет против Налогового учета
Для того чтобы понять логику работы программы, нам необходимо четко разграничить правила ведения бухгалтерского (БУ) и налогового (НУ) учета. Именно здесь кроется разгадка "противоречия", которое смущает многих специалистов.
1. Правила бухгалтерского учета (БУ)
В бухгалтерском учете начисление и использование резервов (оценочных обязательств) регулируется ПБУ 8/2010 "Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы". Согласно этому стандарту:
Оценочное обязательство по отпускам признается в связи с тем, что у организации возникает неизбежная обязанность выплатить сотруднику деньги за заработанные им дни отпуска.
Увольнение сотрудника — это лишь один из способов исполнения данного обязательства. Работодатель все равно обязан выплатить деньги за накопленные дни отпуска, просто в виде компенсации, а не обычных отпускных.
Согласно п. 21 ПБУ 8/2010, оценочное обязательство может расходоваться только в счет тех затрат, под которые оно создавалось. Так как обязательство создавалось под конкретные дни отпуска конкретного сотрудника, то и его выплата при увольнении должна списываться за счет этого обязательства (Дебет 96 – Кредит 70).
Списание компенсации напрямую на счета затрат (например, 20, 26, 44) при наличии сформированного резерва является прямым нарушением ПБУ 8/2010.
2. Правила налогового учета (НУ)
В налоговом учете правила формирования резерва на оплату отпусков регламентируются статьей 324.1 Налогового кодекса РФ. И здесь ситуация принципиально иная:
Резерв в НУ формируется исключительно под предстоящую оплату отпусков (п. 7 ст. 255 НК РФ).
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении относится к расходам на оплату труда на основании п. 8 ст. 255 НК РФ и является самостоятельным видом расходов.
Именно для налогового учета Минфин в своем письме от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29 (и более поздних разъяснениях, например, от 05.05.2016 № 03-03-06/1/25976) указывает, что расходы в виде компенсации при увольнении не могут быть списаны за счет резерва в НУ. Эти суммы должны сразу в полном объеме включаться в состав текущих налоговых расходов отчетного периода.
Как этот механизм реализован в типовой 1С:ЗУП 3.1?
Разработчики фирмы 1С не "лажанулись", как предполагают авторы некоторых сообщений на форумах. Они реализовали в программе двойную логику, которая идеально удовлетворяет требованиям как ПБУ 8/2010 (для бухгалтерского учета), так и Налогового кодекса РФ (для налогового учета). Настройка формирования резервов "БУ+НУ" в учетной политике организации заставляет программу работать следующим образом:
В документе "Отражение зарплаты в бухучете":
Для целей БУ сумма компенсации при увольнении отражается по виду операции КомпенсацияЕжегодногоОтпускаОценочныеОбязательства. При синхронизации с 1С:Бухгалтерией это дает проводку Дт 96.01.1 – Кт 70 (и аналогично по страховым взносам — Дт 96.01.2 – Кт 69). Таким образом, обязательство в БУ закрывается корректно.
Для целей НУ эта же сумма учитывается как текущий расход. В проводках по налогу на прибыль сумма компенсации относится напрямую на счета затрат (например, Дт 20 (26, 44) – Кт 70) в обход налогового резерва.
В документе "Начисление оценочных обязательств по отпускам" (в конце месяца):
Программа производит перерасчет обязательств. По уволенному сотруднику остаток дней отпуска становится равным нулю.
Поскольку остаток дней равен нулю, расчетная сумма обязательства (как в БУ, так и в НУ) по этому сотруднику также становится равной нулю.
Если в налоговом учете (НУ) по сотруднику оставался неиспользованный резерв, программа автоматически списывает (сторнирует) его остаток, возвращая сумму в текущие налоговые доходы/расходы организации.
В результате по итогам месяца (после проведения всех расчетов) баланс оценочных обязательств по уволенному сотруднику полностью закрывается и в БУ, и в НУ, не оставляя "зависших" хвостов.
Почему принудительное изменение кода программы через расширение — это ошибка?
Рассмотрим код, предложенный во втором сообщении темы форума. Автор предлагает внедрить расширение, которое принудительно подменяет вид операции списания резерва на обычное начисление за счет затрат:
&Вместо("ДанныеДляЗаполненияТаблицДокумента")
Функция Расш1_ДанныеДляЗаполненияТаблицДокумента(ПараметрыДляЗаполнения)
Результат = ПродолжитьВызов(ПараметрыДляЗаполнения);
Для каждого Стр из Результат.НачисленнаяЗарплатаИВзносы цикл
Если Стр.ВидОперации = Перечисления.ВидыОперацийПоЗарплате.КомпенсацияЕжегодногоОтпускаОценочныеОбязательства тогда
Стр.ВидОперации = Перечисления.ВидыОперацийПоЗарплате.КомпенсацияЕжегодногоОтпуска;
КонецЕсли;
КонецЦикла;
Для Индекс = -Результат.ВыплатаОтпусковЗаСчетРезерва.Количество+1 По 0 Цикл
Если Результат.ВыплатаОтпусковЗаСчетРезерва[-Индекс].ВидОперации = Перечисления.ВидыОперацийПоЗарплате.КомпенсацияЕжегодногоОтпускаОценочныеОбязательства Тогда
Результат.ВыплатаОтпусковЗаСчетРезерва.Удалить(-Индекс);
КонецЕсли;
КонецЦикла;
Возврат Результат;
КонецФункции
Разберем, к каким критическим последствиям в учете приведет этот код:
Завышение расходов в БУ: При увольнении сотрудника сумма его компенсации спишется напрямую на счета затрат (Дт 20, 26, 44 – Кт 70). При этом на счете 96 останется "висеть" ранее накопленный резерв под этого сотрудника.
Искажение финансового результата: В конце месяца документ "Начисление оценочных обязательств по отпускам" обнаружит, что у уволенного сотрудника остаток дней отпуска равен нулю, а резерв на счете 96 по-прежнему числится. Программа будет вынуждена списать этот резерв как избыточный в прочие доходы организации (Дт 96 – Кт 91.01).
Результат: Организация искусственно завысит затраты по оплате труда и одновременно завысит прочие доходы на одну и ту же сумму. Для аудиторов и налоговых инспекторов при проверке бухгалтерской отчетности это станет очевидной грубой ошибкой, искажающей структуру расходов и доходов.
Таким образом, дорабатывать программу и использовать подобные расширения категорически нельзя.
Правильная последовательность проведения документов в конце месяца
Для того чтобы расчет резервов и отражение компенсаций в программе 1С:ЗУП 3.1 происходили корректно, необходимо строго соблюдать ежемесячную последовательность проведения документов. Разберем ее по шагам:
Шаг 1: Начисление зарплаты и увольнения. Сначала мы регистрируем все кадровые изменения, рассчитываем увольнения (документы "Увольнение" с расчетом компенсаций) и проводим итоговое "Начисление зарплаты и взносов" за месяц.
Шаг 2: Формирование документа "Отражение зарплаты в бухучете". Этот документ должен быть заполнен и проведен вторым по очереди. Он фиксирует фактическое использование резервов (списание за счет оценочных обязательств в БУ) на основании начисленных за месяц отпускных и компенсаций при увольнении.
Шаг 3: Начисление оценочных обязательств по отпускам. Этот документ создается и проводится самым последним в месяце. Он анализирует актуальные остатки отпусков сотрудников на конец месяца (у уволенных они будут равны нулю), рассчитывает новые целевые показатели резервов и формирует корректирующие проводки с учетом данных, уже зафиксированных в документе "Отражение зарплаты в бухучете".
Особенности декабрьской инвентаризации резервов
В декабре традиционно проводится обязательная годовая инвентаризация оценочных обязательств по отпускам. На форумах часто возникает вопрос: нужно ли в декабре менять очередность проведения документов "Отражение зарплаты..." и "Начисление оценочных обязательств..."?
Проанализируем эту ситуацию. Смена очередности документов в декабре ошибочна по следующим причинам:
Инвентаризация резерва производится на конец дня 31 декабря. Чтобы рассчитать точные остатки обязательств, программа должна знать точные суммы использованных отпусков за весь декабрь.
Если мы сначала проведем "Начисление оценочных обязательств" (инвентаризацию), а затем "Отражение зарплаты в бухучете", программа при расчете инвентаризации не увидит фактических расходов декабря. Это приведет к грубым расхождениям в расчетах.
Правильный порядок в декабре остается неизменным: сначала фиксируем расходы месяца ("Отражение зарплаты в бухучете"), а затем запускаем расчет и инвентаризацию резервов ("Начисление оценочных обязательств по отпускам"). Документ инвентаризации автоматически скорректирует все остатки на конец года с учетом декабрьских начислений и увольнений.
Резюме
Программа 1С:ЗУП 3.1 работает абсолютно корректно и не требует никаких доработок кода в части списания компенсации отпуска при увольнении. Программа успешно разделяет требования ПБУ 8/2010 для бухгалтерского учета и требования статьи 324.1 НК РФ для налогового учета, предотвращая ошибки и искажения в отчетности. Главное требование к пользователю — соблюдать правильную последовательность документов при закрытии месяца.