В практике работы бухгалтера по расчету зарплаты нередко возникает ситуация: сотрудник уволен, оформлен и проведен окончательный расчет в документе Увольнение, выплачены деньги, и бывшему работнику выдана справка о доходах. Однако спустя несколько дней выясняется, что сотруднику начислена премия за прошлый период (например, ежемесячная премия за прошлый месяц, рассчитываемая с задержкой). Так как этот период входит в расчетный для среднего заработка, премия обязана увеличить сумму компенсации за неиспользованный отпуск.
При попытке воспользоваться стандартной кнопкой «Исправить» в документе Увольнение расчетчики сталкиваются с тем, что программа предлагает зарегистрировать документ-исправление только следующим месяцем или выдает предупреждение о проведенной выплате. Проанализируем, почему это происходит и как правильно отразить перерасчет в текущем незакрытом месяце без ожидания следующего периода.
Разберем нормативную базу. Согласно пункту 15 Положения о порядке исчисления средней заработной платы (утвержденного Постановлением Правительства РФ № 922), премии и денежные вознаграждения, начисленные за расчетный период, учитываются при определении среднего заработка.
Если премия за период, входящий в расчетный (например, за месяц, предшествующий увольнению), начислена уже после даты издания приказа об увольнении, она все равно подлежит включению в расчет среднего заработка. Работодатель обязан сделать перерасчет компенсации за неиспользованный отпуск и произвести доплату сотруднику.
Выясним причину поведения программы 1С:ЗУП 3.1. Механизм сторнирования и создания исправлений по кнопке «Исправить» предназначен в первую очередь для **закрытых периодов** (прошлых месяцев, по которым уже сформированы расчетные листки, закрыта зарплата и сдана отчетность).
Если текущий месяц расчета ещё **не закрыт**, программа считает, что данные этого месяца находятся в оперативной работе. Создавать исправление текущим месяцем программа не разрешает и переносит документ на следующий месяц. При этом информационное сообщение о том, что выплата уже произведена и редактирование не рекомендуется, носит предупредительный характер — оно защищает от случайного изменения уже переведенных сумм, но технически не блокирует перерасчет в первичном документе.
Если текущий расчетный период еще не закрыт, перерасчет необходимо производить непосредственно в исходном документе Увольнение. рассмотрим по шагам, как это правильно сделать.
Регистрация документа «Премия»
Сначала вводим и проводим документ Премия за прошлый период. Дата документа и дата начисления должны быть корректно указаны в текущем месяце, но сам период, за который выплачивается премия, должен относиться к расчетному периоду увольняемого сотрудника.
Разблокировка и перерасчет исходного документа «Увольнение»
Открываем первичный документ Увольнение, по которому ранее уже была создана межрасчетная ведомость. Если кнопки и поля документа заблокированы для редактирования, используем команду Ещё → Разблокировать объект.
Далее пересчитываем документ. Для этого нажимаем кнопку перерасчета (значок с двумя зелеными круговыми стрелочками) рядом с расчетом среднего заработка или начислений. Программа автоматически проанализирует данные о заработке, увидит новую проведенную премию, включит ее в базу среднего заработка и пересчитает суммовые показатели компенсации отпуска, НДФЛ и страховых взносов.
Проводим обновленный документ Увольнение.
Оформление доплаты уволенному сотруднику
Создаем новый документ выплат (Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета в зависимости от способа расчета).
В поле «Выплачивать» выбираем значение Увольнение (или Заработная плата) и указываем конкретный документ Увольнение.
При заполнении ведомости программа 1С:ЗУП 3.1 автоматически сравнит суммы, начисленные в документе Увольнение, с ранее выплаченными по первой ведомости, и подставит к выплате **только сумму возникшей разницы (доплаты)**, а также соответствующий ей НДФЛ.
Переформирование справки о доходах
Поскольку совокупный доход уволенного работника и сумма удержанного НДФЛ изменились, ранее выданную справку о доходах (2-НДФЛ) необходимо сформировать заново и вручить бывшему сотруднику.
Проанализируем влияние перерасчета на отчетность:
НДФЛ: Датой фактического получения дохода в виде компенсации за неиспользованный отпуск является дата её фактической выплаты. Налог с суммы доплаты будет удержан в день перечисления денежных средств по новой ведомости.
Страховые взносы: Доначисленные страховые взносы будут учтены в общем расчете за текущий месяц в документе Начисление зарплаты и взносов.
Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1 Подраздел 1.1 / СЗВ-ТД): Перерасчет сумм начислений и среднего заработка не меняет кадровые данные (дата увольнения, номер приказа и статья ТК РФ остаются прежними). Отменять или повторно сдавать кадровую отчетность в СФР не требуется.