Каждый бухгалтер, работающий в сфере услуг, проектирования или производства, рано или поздно сталкивается с проблемой, когда при выполнении регламентной процедуры «Закрытие месяца» программа «1С:Бухгалтерия 8» отказывается закрывать 25 счет («Общепроизводственные расходы»). На конец периода зависает дебетовое сальдо, и пользователю приходится вручную переносить затраты на 20 счет («Основное производство») с помощью документа «Операция, введенная вручную». Это рутинный, трудоемкий процесс, который к тому же часто приводит к ошибкам в налоговом учете и неверному заполнению декларации по налогу на прибыль.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такая ситуация, проанализируем методологические основы учета затрат, а также рассмотрим пошаговые инструкции по настройке учетной политики в программе «1С:Бухгалтерия 8.3» (редакция 3.0), чтобы 25 счет закрывался корректно и полностью автоматически.
Для начала разберем типичный кейс, описанный на форуме. Организация занимается разработкой проектно-сметной документации. Заработная плата технических специалистов (проектировщиков) начисляется на счет 25, а административно-управленческого персонала — на счет 26. При этом счет 20.01 в течение месяца пустует. В результате при закрытии месяца программа выдает ошибку, и 25 счет не закрывается.
Проанализируем ситуацию с точки зрения методологии бухгалтерского учета. Счет 25 предназначен для сбора косвенных производственных затрат, которые невозможно напрямую отнести на конкретную номенклатурную группу (вид деятельности, проект, продукцию). По своей природе эти расходы должны распределяться на прямые производственные затраты, аккумулируемые на счете 20.
Если на счете 20 нет никаких затрат (он пуст), программе «1С» просто не на что распределять затраты со счета 25. База распределения равна нулю, и алгоритм закрытия месяца останавливается с ошибкой.
Здесь кроется ключевая методологическая ошибка: проектировщики для проектной организации — это основной производственный персонал. Их заработная плата и страховые взносы должны отражаться непосредственно по дебету счета 20.01 («Основное производство»), так как они напрямую создают ценность и выполняют работы по договорам с заказчиками. Счет 25 должен использоваться только для тех расходов, которые обслуживают сам процесс проектирования, но не могут быть отнесены к конкретному проекту (например, аренда офиса проектного отдела, амортизация сетевого оборудования, лицензии на САПР общего пользования).
---
Самый надежный способ решить проблему раз и навсегда — привести учет в соответствие с требованиями ПБУ и методологией «1С». Для этого необходимо перенаправить прямые расходы на счет 20.
Выясним, как это реализовать на практике:
25 на счет 20.01. При этом обязательно укажите соответствующую номенклатурную группу (конкретный проект или общее направление деятельности, например, «Разработка проектной документации»).20.01 теперь появятся прямые затраты (оплата труда), у программы появится база для распределения оставшихся на счете 25 действительно косвенных расходов (аренды, амортизации и т.д.).---
Если по каким-то причинам (например, по требованию аудиторов или из-за специфики внутренних управленческих отчетов) вам крайне необходимо собирать затраты проектировщиков именно на счете 25 и распределять их на счет 20 пропорционально выручке по контрактам, этот процесс можно автоматизировать в «1С» без ручных проводок.
Рассмотрим по шагам, как настроить этот механизм:
20.01 или 25.01.01.2024).25.20.01, на который должны списываться расходы.При такой настройке в момент закрытия месяца программа проанализирует обороты по кредиту счета 90.01.1 («Выручка по деятельности с основной системой налогообложения») в разрезе номенклатурных групп и автоматически распределит накопленные на счете 25 суммы в дебет счета 20.01 по соответствующим субконто.
Важное предупреждение: Использование базы распределения «Выручка» таит в себе серьезные технические риски. Если в каком-то месяце у организации не будет ни одного акта выполненных работ (выручка будет равна нулю), база для распределения исчезнет. Программа «1С» снова не сможет закрыть 25 счет и выдаст ошибку. Именно поэтому база «Оплата труда» или «Прямые затраты» на счете 20 является более стабильной и предпочтительной. ---
Начиная с 2021 года, ведение учета затрат жестко регулируется стандартом ФСБУ 5/2019. Рассмотрим, как новые правила влияют на поведение программы «1С:Бухгалтерия»:
90.08 («Управленческие расходы»).В связи с этим в программе «1С» реализован следующий алгоритм: если на счете 20 нет движения и выпуска, а на счете 25 скопились затраты, программа расценивает это как период простоя. По правилам ФСБУ 5/2019 эти суммы должны быть списаны на финансовый результат напрямую.
Чтобы отразить такое списание без ошибок в алгоритмах программы, рекомендуется использовать следующую проводку в конце месяца (если автоматическое закрытие не сработало из-за полного отсутствия базы):
Дт 90.02.1 "Себестоимость продаж" - Кт 25 "Общепроизводственные расходы"
Эта проводка полностью соответствует требованиям законодательства при отсутствии производственной деятельности в конкретном месяце и позволяет избежать искусственного завышения стоимости НЗП.
---
Для стабильной и корректной работы программы «1С:Бухгалтерия 8.3» без ручного вмешательства придерживайтесь следующих правил:
20.01.25 исключительно для общепроизводственных нужд (аренда общего цеха/офиса, коммунальные платежи производственных помещений).Настройка правильной методологии учета затрат один раз избавит вас от необходимости ежемесячно делать ручные операции и обеспечит идеальную чистоту бухгалтерского и налогового учета.