Довольно часто в бизнесе складывается ситуация, когда несколько дружественных или аффилированных юридических лиц делят между собой единое офисное пространство. В таком офисе развернута общая локальная компьютерная сеть, установлен один производительный сервер, на котором крутятся базы данных. Технически для полноценной работы всех сотрудников достаточно купить один сервер 1С, одну основную поставку конфигурации (например, 1С:Бухгалтерия или 1С:Управление торговлей) на головную организацию и один пакет клиентских лицензий на необходимое количество пользователей.
Однако с юридической точки зрения такая схема вызывает множество вопросов. Разберем подробно, как к подобному использованию программного обеспечения относятся правообладатель (фирма «1С»), налоговые органы и правоохранительные структуры, а также какие шаги необходимо предпринять, чтобы сделать ИТ-инфраструктуру холдинга абсолютно легальной и безопасной.
Для того чтобы понять позицию правообладателя, проанализируем официальное разъяснение, которое фирма «1С» дает в своем информационном письме № 16340 от 27.02.2013 г. Позиция разработчика состоит из двух важных аспектных частей:
Таким образом, сама фирма «1С» не будет предъявлять претензии и подавать в суд на группу компаний за использование одной лицензии в рамках одной ЛВС. Но правообладатель сразу предупреждает: претензии могут возникнуть со стороны других контролирующих органов.
Рассмотрим критически важное технико-юридическое различие. Допускаемый фирмой «1С» сценарий работы распространяется строго на локальную сеть.
Если ваши аффилированные фирмы находятся в разных офисах (или даже разных городах) и объединены с помощью технологии VPN, то с точки зрения лицензионного соглашения это уже не является единой локальной сетью. VPN использует каналы связи общего пользования (Интернет), принадлежащие сторонним провайдерам.
Для работы удаленных офисов через VPN (если там запускается толстый или тонкий клиент с обращением к локальным файловым базам) требуется покупка отдельных основных поставок программных продуктов для каждого физически удаленного филиала. Исключение составляет работа через веб-клиент или терминальный сервер, но и здесь необходимо строго следить за наличием достаточного количества клиентских лицензий на сервере.
Проанализируем риски визита сотрудников правоохранительных органов. При проведении проверок по линии борьбы с экономическими преступлениями оперативники руководствуются нормами Гражданского (часть 4) и Уголовного кодексов РФ (в частности, ст. 146 УК РФ «Нарушение авторских и смежных прав»).
Для проверяющих логика проста: фирма «Ромашка» ведет коммерческую деятельность и использует в своей работе программу 1С:Предприятие. При этом у фирмы «Ромашка» нет первичных документов (договоров купли-продажи, актов приема-передачи, лицензионных соглашений) на покупку данного ПО. Тот факт, что программа куплена дружественной фирмой «Лютик», находящейся за соседним столом, для сотрудников полиции значения не имеет. Для них это является достаточным основанием для фиксации факта незаконного использования программного обеспечения, изъятия компьютеров и серверов для проведения экспертизы и возбуждения уголовного дела.
Использование софта «на троих» без документов несет в себе колоссальные налоговые риски, о которых предприниматели часто забывают. Выделим основные из них:
Чтобы обезопасить свой бизнес от ИТ-рисков, необходимо выбрать и правильно оформить один из следующих легальных вариантов работы.
Это самый простой и распространенный способ легализации. Схема выглядит следующим образом:
При таком подходе сотрудники Компаний Б и В вообще не имеют непосредственного доступа к программе (не заходят в нее под своими учетными записями), а значит, у них нет необходимости в лицензиях. Весь учет ведется силами Лицензиата (Компании А) на ее собственном оборудовании и в рамках ее лицензий.
Если сотрудники Компаний Б и В должны самостоятельно работать в базах данных под своими учетными записями, простая субаренда софта по прямому договору между фирмами незаконна. Фирма «1С» прямо запрещает прокат и сублицензирование своих продуктов без специального разрешения.
Для реализации этой схемы Компания А должна заключить с партнером-франчайзи «1С» или напрямую с вендором специальный договор аренды программных продуктов (по схеме «1С:Аренда»). Это предполагает выплату ежемесячных роялти правообладателю в зависимости от количества используемых программных продуктов и пользователей. Только после этого Компания А получает юридическое право сдавать софт в субаренду дружественным компаниям.
Если вы не хотите вникать в тонкости лицензирования локальных ключей и серверов, хорошим решением станет переход в облако. Каждое юридическое лицо оформляет собственную подписку на сервис 1С:Предприятие 8 через Интернет (1С:Фреш) или 1С:ГРМ (Готовое рабочее место).
В этом случае у проверяющих органов не возникнет ни одного вопроса: у каждой фирмы будет свой легальный договор с провайдером услуг, свои закрывающие документы и персональные подписки на ИТС. При этом базы могут находиться в одном облачном пространстве, и между ними можно легко настроить обмен данными.
Самый надежный, хотя и наиболее затратный способ — приобрести для каждой из компаний собственную основную поставку программного продукта (например, базовую версию или версию ПРОФ).
Если все базы развернуты на одном сервере в локальной сети, дополнительные клиентские лицензии (рабочие места) докупать на каждую фирму не нужно. Клиентские лицензии 1С не привязываются к конкретному юрлицу, они обеспечивают лишь технический доступ к серверу. Главное, чтобы на балансе каждой компании числилась своя «коробка» (основная поставка) и был оформлен договор сопровождения 1С:ИТС (для версий ПРОФ).