В практике малого и среднего бизнеса часто возникает ситуация, когда один владелец управляет несколькими компаниями, а бухгалтерский учет ведется в одной программе 1С. На первый взгляд, это кажется логичным и экономным решением, однако здесь скрыто несколько пластов рисков: технических, лицензионных и налоговых. В этой статье мы подробно рассмотрим, насколько законна такая схема, какие ограничения накладывает правообладатель и как правильно оформить отношения между компаниями, чтобы избежать претензий со стороны ФНС и правоохранительных органов.
Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения авторского права и условий лицензионного соглашения, которое вы принимаете при установке программного продукта. Фирма «1С» как правообладатель разделяет техническую возможность ведения учета и юридическое право владения лицензией.
Согласно официальным разъяснениям, если программа приобретена правомерно и используется в рамках одной локальной сети, правообладатель не усматривает нарушений своих прав. Рассмотрим ключевые нюансы для разных версий программы:
Однако важно помнить: юридическим владельцем программы является только то лицо, на которое оформлена регистрационная анкета. Все остальные организации, работающие в этой программе, фактически используют чужое имущество.
Теперь разберем ситуацию с точки зрения налогового законодательства. Это наиболее «тонкое» место в схеме использования одной программы несколькими компаниями. Согласно статье 250 НК РФ, доход в виде безвозмездного использования имущества или имущественных прав признается внереализационным доходом.
Если компания «А» купила программу, а компания «Б» пользуется ею бесплатно, налоговая инспекция может квалифицировать это как получение экономической выгоды компанией «Б». В результате:
Чтобы минимизировать эти риски, мы рекомендуем не оставлять использование ПО без документального оформления.
Существует несколько юридических механизмов, позволяющих привести работу в соответствие с законом. Выясним, какой из них наиболее безопасен.
Вариант 1: Договор на оказание услуг по ведению учета (Аутсорсинг)
Это самый прозрачный и рекомендуемый способ. Компания «А» (владелец лицензии) заключает договоры с компаниями «Б» и «В» на оказание услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета. В договоре прописывается, что исполнитель использует для выполнения обязательств собственное программное обеспечение. В этом случае компании «Б» и «В» не «пользуются программой», а «получают результат услуги». Это снимает вопросы о безвозмездном пользовании ПО.
Вариант 2: Аренда рабочего места
Если сотрудники компании «Б» сами заходят в базу и вносят данные, можно оформить договор аренды оборудованного рабочего места, в стоимость которого включен доступ к необходимому ПО. Однако здесь нужно учитывать условия лицензионного соглашения 1С, которое запрещает сдачу программы в прокат или аренду без специального разрешения правообладателя.
Вариант 3: Сублицензионный договор
Многие ошибочно полагают, что могут просто «перепродать» часть прав на использование программы. Но проанализируем ГК РФ: конечный пользователь не имеет права заключать сублицензионные договоры, если это прямо не разрешено правообладателем. Для 1С право сдавать софт в аренду имеют только официальные партнеры со статусом «1С:Аренда софта».
При использовании одной программы для нескольких юридических лиц необходимо обратить внимание на работу дополнительных сервисов. Даже если сама программа одна, сервисы часто требуют индивидуальной подписки для каждого ИНН:
В случае проверки со стороны ОБЭП или других органов, контролирующих соблюдение авторских прав, критически важным является наличие документов, подтверждающих легальное происхождение софта. Посмотрим, на что обращают внимание проверяющие:
Если на компьютере компании «Б» обнаружена установленная программа 1С, на которую нет документов, это может стать основанием для изъятия техники для экспертизы. Наличие договора об оказании услуг по ведению учета компанией-владельцем лицензии поможет доказать легальность использования ПО.
Если вы хотите полностью исключить юридические и технические сложности, рассмотрим вариант перехода в облако (например, 1С:Фреш). В облачной модели вы оплачиваете доступ к сервису. При этом:
Подводя итог, сформулируем алгоритм действий для обеспечения максимальной законности:
Соблюдение этих правил позволит вам эффективно использовать одну программу для нескольких предприятий, не опасаясь штрафов или блокировок со стороны проверяющих органов.