← На главную

При оформлении отпуска, совпавшего с периодом временной нетрудоспособности, бухгалтеры и расчетчики часто сталкиваются с некорректным заполнением формы 6-НДФЛ. Типичная ситуация: сотрудник уходит в отпуск в декабре, во время отдыха заболевает (больничный захватывает конец декабря и начало января), а затем в январе отпуск продлевается на количество дней болезни.

В этом случае больничный лист сторнирует отпускные за дни болезни и начисляет пособие. Затем документом начисления отпуска оформляется продление на те же дни. Сумма начисленных отпускных за дни продления совпадает со сторнированной суммой, и фактической выплаты денег в январе не происходит, так как вся сумма была выплачена заранее. Однако в Разделе 2 формы 6-НДФЛ за первый квартал формируется блок с датой получения дохода в январе. Разберем, почему программа ведет себя таким образом и как правильно скорректировать данные налогового учета.

Почему возникает фантомный блок в Разделе 2

Для понимания причин проанализируем внутренние механизмы подсистемы учета НДФЛ в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5:

1. Заполнение Раздела 2 по регистрам накопления: Данные во второй раздел отчета попадают из регистров РасчетыНалоговыхАгентовСБюджетомПоНДФЛ и НДФЛСведенияОДоходах. Создание нового документа начисления отпуска в январе автоматически фиксирует факт получения дохода с кодом 2012, даже если сальдо взаиморасчетов с сотрудником нулевое.
2. Влияние учетной политики: Поведение программы зависит от настройки «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный» (упрощенный учет НДФЛ). Если флаг установлен, документ начисления сразу формирует записи об удержании налога на дату документа или дату выплаты, указанную на форме. Если флаг снят, удержание фиксируется ведомостями на выплату, и при отсутствии январской выплаты движения по регистрам расщепляются.
3. Межпериодный перерасчет: Сторнирование отпускных прошлого года и начисление продления в текущем году относятся к разным налоговым периодам. Программа автоматически не производит бесследное взаимное погашение движений по налогу между разными годами.

Способ 1. Очистка вкладки «НДФЛ» в документе продления отпуска

Если сумма продления отпуска равна сторнированной сумме, налог уже был исчислен, удержан и перечислен в бюджет в декабре при первоначальной выплате. Чтобы январский документ не порождал повторных записей в налоговых регистрах, выполним следующие действия:

1. Откроем январский документ Начисление отпуска сотрудникам организаций, которым было оформлено продление.
2. Перейдем на закладку НДФЛ.
3. Удалим все строки с рассчитанным налогом по данному сотруднику.
4. Проведем документ.

В результате начисление отпускных зарегистрируется по бухгалтерскому учету для закрытия сторно, но документ не сформирует движений в регистре РасчетыНалоговыхАгентовСБюджетомПоНДФЛ. Лишний блок в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ формироваться не будет.

Способ 2. Оформление продления через документ-исправление

Вместо создания отдельного нового документа начисления отпуска в следующем расчетном периоде рассмотрим вариант с исправлением первичного документа:

1. Откроем исходный декабрьский документ Начисление отпуска сотрудникам организаций.
2. В левом нижнем углу нажмем ссылку Исправить.
3. В созданном документе-исправлении текущего месяца (января) скорректируем только дату окончания отпуска, сдвинув ее на количество дней болезни.
4. Проверим закладки расчета оплаты и закладку НДФЛ. На закладке условий убедимся, что дата получения дохода соответствует дате исходной выплаты.
5. Проведем документ и перезаполним 6-НДФЛ.

Способ 3. Корректировка регистров через специализированный документ

Если документы перерасчета уже проведены, период закрыт и редактировать первичные документы нежелательно, выровняем записи регистров вручную:

1. Перейдем в меню Расчет зарплаты по организациям → Налоги и взносы → Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН.
2. Создадим новый документ с датой января.
3. На закладке НДФЛ: удержано добавим строку по сотруднику со сторнирующей (отрицательной) суммой налога, соответствующей январской записи, указав ту же дату удержания и срок перечисления.
4. На закладке НДФЛ: сведения о доходах при необходимости введем корректирующую запись по доходу с кодом 2012.
5. Проведем документ. После этого регистр РасчетыНалоговыхАгентовСБюджетомПоНДФЛ будет сбалансирован, и ошибочный блок исчезнет из формы 6-НДФЛ.

Способ 4. Формирование нулевой ведомости на выплату (при выключенном упрощенном учете)

Если в параметрах учета флаг упрощенного учета НДФЛ снят, удержание налога регистрируется документами выплаты. В случае, когда начисление продления есть, а факта перечисления денег нет, выполним следующие шаги:

1. Создадим документ Зарплата к выплате организаций с видом выплаты Отпускные.
2. Заполним документ по сотруднику: итоговая сумма к выплате должна быть равна 0 (взаимозачет начисления и сторно).
3. Нажмем кнопку Рассчитать НДФЛ внутри ведомости. Документ зафиксирует зачет удержанного налога, закрывая остатки по регистрам без образования фиктивного удержания налога в текущем периоде.

Для контроля корректности данных после применения любого из способов сформируем отчет Анализ начисленных налогов и взносов (вариант по НДФЛ) и сверим суммы исчисленного, удержанного налога и налоговую базу между регистрами и формой 6-НДФЛ.