При работе в программе 1С:Управление торговлей (редакция 11) на ордерном складе с адресным (ячеистым) хранением пользователи часто сталкиваются с неудобством: в рабочем месте «Приемка товаров на склад» в качестве распоряжений отображаются документы Заказ поставщику. Это приводит к путанице, поскольку кладовщик видит ожидаемые товары слишком рано — еще до того, как поставщик подтвердил отгрузку или привез сопроводительные документы. В результате склад может принять товар, который фактически еще не должен быть оприходован по финансовому учету.
Для оптимизации бизнес-процесса логичнее сделать так, чтобы распоряжением для кладовщика являлась непосредственно приходная накладная — документ Приобретение товаров и услуг. В этой статье мы подробно разберем, как с помощью типового функционала системы убрать заказы поставщикам из рабочего места приемки и перевести складской контур на работу строго по фактическим накладным.
В системе 1С:УТ 11 логика работы ордерного склада строится на концепции разделения финансового и складского учета. Документ-распоряжение указывает складу, какое количество товара и в какие сроки необходимо принять. По умолчанию система может использовать в качестве такого распоряжения как предварительные заказы, так и уже оформленные финансовые документы.
Если в настройках системы или конкретного договора с контрагентом указано, что оформление поступления доступно «После оформления заказа», то сразу после проведения документа Заказ поставщику в статусе «К выполнению» или «Подтвержден» товар регистрируется в складских регистрах накопления как ожидаемый к поступлению. Кладовщик незамедлительно видит его в своем рабочем месте. Чтобы изменить это поведение, нам потребуется скорректировать настройки на трех уровнях: глобальном, индивидуальном и документальном.
Проанализируем по шагам, как правильно перенастроить систему.
Прежде всего, нам необходимо изменить общее правило системы, которое будет применяться по умолчанию ко всем новым создаваемым договорам, соглашениям и складам. Для этого выполним следующие действия:
Важно понимать: эта настройка определяет поведение системы по умолчанию для вновь создаваемых объектов. Она указывает программе, что делать складские движения по регистру Товары к оформлению поступления нужно не в момент проведения заказа, а только после того, как менеджер введет и проведет документ Приобретение товаров и услуг.
Очень часто пользователи сталкиваются с ситуацией: глобальная настройка включена, но старые или даже новые заказы по определенным поставщикам все равно продолжают отображаться в списке распоряжений на приемку. Выясним причину этой проблемы.
Дело в том, что индивидуальные правила работы с конкретным партнером имеют наивысший приоритет по сравнению с общими настройками системы. Если в договоре или соглашении с поставщиком жестко заданы старые правила, система будет игнорировать глобальную настройку НСИ. Проверим эти параметры:
После внесения изменений запишем и закроем карточку договора.
Как совершенно справедливо заметили участники обсуждения на форуме, изменение настроек в НСИ и договорах влияет только на новые документы. Те документы Заказ поставщику, которые были созданы и проведены до изменения настроек, уже сделали движения в регистры накопления (такие как Товары к поступлению или Ожидаемые поступления товаров). Они продолжат отображаться в рабочем месте кладовщика до тех пор, пока эти движения не будут закрыты или скорректированы.
Рассмотрим подробнее три варианта решения этой проблемы для старых документов.
Если товары по старым заказам уже частично или полностью поступили, либо поставка по ним отменена, эти заказы необходимо корректно закрыть в системе. Простое ручное изменение статуса документа не всегда очищает регистры, поэтому важно соблюдать следующую последовательность:
Заказ поставщику, который «висит» в приемке.Ctrl + A), нажмем кнопку Заполнить и выберем команду Отменить непоставленные строки. При этом система потребует указать причину отмены — выберите подходящее значение из справочника.После проведения закрытого заказа все его движения по складским регистрам ожидания аннулируются, и он мгновенно исчезнет из рабочего места кладовщика.
Если товары по старым заказам действительно должны поступить на склад, менеджеру по закупкам необходимо предварительно оформить финансовые документы:
Заказ поставщику создадим документ Приобретение товаров и услуг.Приобретение товаров и услуг, по которой и будет оформлен Приходный ордер на товары.Если в системе накопились сотни старых заказов, обрабатывать каждый документ вручную крайне неэффективно. В этом случае воспользуемся типовым инструментом группового изменения данных:
Предупреждение: Любые групповые операции рекомендуется выполнять сначала на копии базы данных, так как некорректно настроенные отборы могут повредить актуальные учетные данные; подготовить резервную копию в автоматическом режиме можно с помощью программы для автоматического архивирования и технического обслуживания баз 1С.
Мы подробно разобрали, как переключить схему документооборота при приемке товаров на ордерный склад в 1С:УТ 11. Для стабильной работы склада рекомендуем придерживаться следующих правил: