Реализация товаров собственным сотрудникам — это стандартная бизнес-практика, которая, тем не менее, вызывает множество вопросов у бухгалтеров и методологов. Основная дилемма заключается в выборе между удобством для сотрудника (удержание из зарплаты) и соблюдением жестких требований законодательства о применении контрольно-кассовой техники (54-ФЗ). Рассмотрим подробнее, как реализовать этот процесс в системе 1С:ERP 2.4, какие правовые риски существуют и как настроить цепочку документов для корректного отражения в учете.
Прежде чем приступать к настройке программы, разберем правовой аспект. Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ, под расчетами понимается не только прием наличных или безналичных денежных средств, но и получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги. Рассмотрим две ситуации:
Проанализируем исключение — натуральную форму оплаты труда. Статья 131 ТК РФ позволяет выплачивать до 20% зарплаты товарами, если это предусмотрено трудовым договором. В этом случае, по мнению налоговиков, расчета в понимании 54-ФЗ не возникает, и чек не требуется. Однако важно отличать выплату части зарплаты товаром от покупки товара работником с последующим удержанием. Во втором случае ККТ необходима.
Разберем наиболее прозрачный и безопасный путь оформления сделки в 1С:ERP 2.4. Этот метод предполагает, что мы сначала фиксируем факт продажи, а затем погашаем задолженность сотрудника за счет его зарплаты.
Шаг 1. Настройка контрагента.
Для оформления продажи нам необходимо создать запись в справочнике Партнеры и Контрагенты. Рекомендуем создать отдельную группу «Сотрудники», чтобы не смешивать их с обычными покупателями. При создании контрагента выбираем тип «Физическое лицо».
Шаг 2. Оформление документа реализации.
Создаем документ Реализация товаров и услуг.
Дт 62.01 Кт 90.01.1.Шаг 3. Перенос задолженности на прочие расчеты.
Поскольку расчеты с сотрудниками ведутся не на 62, а на 73 счете (или 70), нам нужно «перебросить» долг. Для этого используем документ Корректировка задолженности с видом операции «Списание задолженности» или «Перенос задолженности».
Проанализируем проводку, которую мы должны получить:
Дт 73.03 (Расчеты по прочим операциям) — Кт 62.01
Это позволит нам очистить дебиторскую задолженность по торговому контуру и подготовить данные для зарплатного модуля.
Шаг 4. Отражение удержания в блоке Зарплаты (ЗУП).
Теперь переходим в раздел «Зарплата». Чтобы сумма за покупку автоматически вычлась из ведомости на выплату, необходимо выполнить следующие действия:
Вид удержания (Настройка — Удержания). Называем его, например, «Удержание за реализованные товары». В качестве категории выбираем «Удержание в счет прочих операций».Удержание по прочим операциям. В документе указываем общую сумму долга и период, в котором она должна быть удержана.Начисление зарплаты и взносов) на вкладке «Удержания» появится соответствующая строка.Выясним причину, по которой многие компании стараются избегать этого процесса: сложность синхронизации чека и выплаты зарплаты. Если вы выбрали путь удержания, то в день выплаты зарплаты (когда фактически происходит расчет за товар), вы должны пробить чек ККТ с признаком способа расчета «Полный расчет» и признаком предмета расчета «Товар».
В 1С:ERP это можно реализовать через документ Чек ККМ, созданный на основании Реализации товаров и услуг, но фактически пробитый в день выплаты дохода. Если сотрудников много, процесс может быть трудозатратным, поэтому часто организации предпочитают электронные чеки, отправляемые на e-mail. Для ускорения этой операции можно использовать обработку для заполнения чека ККМ по штрихкоду реализации.
Если организация категорически не хочет использовать кассовый аппарат, рассмотрим вариант оформления «натуральной оплаты». Разберем по шагам, что для этого нужно:
В программе это оформляется не как продажа, а как передача ТМЦ в эксплуатацию или списание на расходы с последующим отражением в ЗУП как дохода в натуральной форме. Однако этот путь более тернист с точки зрения налоговых проверок.
Посмотрим на ситуацию, упомянутую в обсуждении: удержание стоимости спецодежды при увольнении. Рассмотрим подробнее этот нюанс. Если сотрудник при увольнении не возвращает выданную ему спецодежду, и работодатель удерживает ее остаточную стоимость из зарплаты, это часто квалифицируется как компенсация затрат работодателя, а не реализация. В таком случае, согласно письмам Минфина, ККТ применять не нужно. Но это условие должно быть четко прописано в локальных нормативных актах компании.
Подводя итог, можно сказать, что наиболее корректный метод в 1С:ERP 2.4 выглядит так:
Реализация товаров и услуг) для учета движения ТМЦ и начисления налогов (НДС, Налог на прибыль).Такой подход обеспечивает прозрачность учета, автоматизацию расчетов в ЗУП и минимизирует риски претензий со стороны налоговых органов. Для контроля фискализации расчетов можно использовать отчет для анализа документов оплаты по чекам.