Как правильно отразить компенсацию за медосмотр в РСВ в программе 1С:УПП?

← На главную

В практике ведения кадрового и бухгалтерского учета часто возникает ситуация, когда работодатель компенсирует сотрудникам расходы на прохождение обязательного медицинского осмотра. Если эта операция была пропущена в нужном периоде и доначислена позже, бухгалтеры часто сталкиваются с технической проблемой: после изменения настроек обложения в программе 1С и ручной корректировки взносов налогооблагаемая база в едином расчете по страховым взносам (РСВ) упорно не меняется. Разберем подробно, почему так происходит, рассмотрим методологическую сторону вопроса и изучим пошаговые сценарии исправления ситуации в программе 1С:УПП (Управление производственным предприятием) или аналогичных решениях на базе «1С:ЗУП 2.5».

Методологический спор: облагать ли компенсацию взносами?

Прежде чем переходить к техническим манипуляциям в программе, важно определиться с правовой позицией компании. На этот счет существует два прямо противоположных мнения:

Официальная позиция ведомств (Минфин, ФНС, СФР): Чиновники настаивают на том, что компенсация расходов на медосмотр облагается страховыми взносами в общем порядке. Логика фискальных органов проста: по Трудовому кодексу РФ работодатель обязан самостоятельно организовать и оплатить медосмотр по договору с медицинским учреждением. Если же работник оплатил его сам, а компания выдала компенсацию, то эта выплата происходит в рамках трудовых отношений. Поскольку данный вид компенсации прямо не указан в перечне необлагаемых сумм в статье 422 НК РФ, контролирующие органы требуют начислять на нее взносы на ОПС, ОМС, ОСС и «травматизм».
Позиция судов (включая Верховный Суд РФ): Судебная практика стабильно складывается в пользу налогоплательщиков. Суды указывают, что компенсация медосмотра не является доходом или экономической выгодой сотрудника. Это компенсация его затрат на выполнение установленной законом обязанности. Данная выплата не является элементом оплаты труда, не зависит от квалификации работника и результатов его труда, а значит, не должна облагаться страховыми взносами.

Если ваша компания, как в примере из обсуждения на форуме, руководствуется предписаниями аудиторов или решением руководства избегать споров с налоговой, компенсацию придется облагать взносами. Рассмотрим подробнее, как провести эту операцию в учете.

Способ №1. Обходной путь без отражения в зарплатной системе (Счет 71)

Выясним причину, по которой многие опытные бухгалтеры стараются избегать проведения подобных выплат через зарплатный контур (счет 70). Если провести операцию через подотчетные лица, проблема с РСВ отпадет сама собой, так как сумма выплаты вообще не попадет в отчетность по труду.

Разберем по шагам, как оформить эту хозяйственную операцию:

Сотрудник проходит медицинский осмотр самостоятельно и предоставляет в бухгалтерию оригиналы документов (договор с медучреждением, лицензию клиники, чеки об оплате).
В программе оформляется документ АвансовыйОтчет. Расходы списываются напрямую на затраты компании: Дебет 20 (26, 44) — Кредит 71.
Денежные средства выплачиваются сотруднику из кассы (расходный кассовый ордер) или перечисляются на его личную банковскую карту.

Преимущества метода: Сумма компенсации не фигурирует на счете 70, не признается доходом сотрудника в рамках трудового договора в понимании зарплатного модуля, не включается в отчеты РСВ и 6-НДФЛ. Риск доначисления взносов при камеральной проверке отчетности равен нулю, так как налоговая просто не увидит эти цифры в зарплатных декларациях.

Способ №2. Отражение через зарплату и исправление базы в РСВ

Если вы все же решили проводить начисление через зарплату, давайте проанализируем ситуацию, когда вид расчета был изменен на «Облагается взносами», в документ «Начисление страховых взносов» вручную добавили строку, но база в РСВ осталась прежней.

Почему программа ведет себя так? Регламентированная отчетность в решениях «1С» строится не на основании заполненных документов начисления, а по записям в специальных регистрах накопления (например, СведенияОДоходахДляИсчисленияСтраховыхВзносов). Когда вы меняете настройки признака обложения в плане видов расчета, это действие само по себе не меняет уже сделанные движения по регистрам в закрытых или проведенных документах. Ручная вставка строк в документ расчета взносов фиксирует только сумму налога, но не корректирует регистр учета доходов. В результате база для РСВ остается нулевой.

Для наглядности посмотрим на пример того, как программа формирует данные для отчета с помощью запроса к регистру накопления:


Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = 
    "ВЫБРАТЬ
    |	УчетДоходов.ФизЛицо КАК ФизическоеЛицо,
    |	УчетДоходов.Организация,
    |	УчетДоходов.СуммаДохода КАК Сумма
    |ИЗ
    |	РегистрНакопления.СведенияОДоходахДляИсчисленияСтраховыхВзносов КАК УчетДоходов
    |ГДЕ
    |	УчетДоходов.ПериодРегистрации = &ПериодРегистрации";

Если записи в этом регистре числятся как необлагаемые, то никакие ручные правки в самом документе расчета взносов не заставят программу вывести базу в отчет РСВ. Нам необходимо скорректировать именно движения по регистрам доходов.

Вариант А. Если период (месяц начисления) еще открыт

Если период начисления компенсации (например, май) доступен для редактирования, выполните следующие действия:

Откройте план видов расчета (Дополнительные начисления или Основные начисления) и найдите ваше начисление «Компенсация медосмотра».
На вкладке «Налоги/Взносы» убедитесь, что в поле «Страховые взносы» выбрано значение «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами». Сохраните изменения.
Откройте первичный документ, которым начислялась компенсация в мае (например, РегистрацияРазовыхНачислений).
Перепроведите этот документ. При проведении программа обратится к обновленным настройкам вида расчета и перезапишет данные в регистр сведений о доходах с признаком «Облагается».
Откройте документ НачислениеСтраховыхВзносов за май, очистите его табличную часть и заполните заново (или нажмите кнопку «Пересчитать»). Теперь программа автоматически увидит базу и рассчитает взносы. РСВ заполнится корректно.

Вариант Б. Если период закрыт и перепроводить документы нельзя

Если май закрыт, сдана отчетность, и перезаполнять первичные документы прошлых периодов категорически запрещено, действовать нужно через корректирующие механизмы.

В программе 1С:УПП для этих целей заложен специализированный инструмент — документ КорректировкаУчетаПоНДФЛСтраховымВзносамИЕСН. Проанализируем алгоритм работы с ним:

Создайте новый документ КорректировкаУчетаПоНДФЛСтраховымВзносамИЕСН в текущем открытом периоде (например, в июне), но датой конца корректируемого периода (31 мая).
Перейдите на вкладку «Страховые взносы» (раздел учета доходов).
Заполните строку по сотруднику: укажите сумму компенсации со знаком «минус» по старому (необлагаемому) виду дохода, и эту же сумму со знаком «плюс» по новому виду дохода (облагаемому взносами). Этим шагом мы исправим записи в регистре накопления доходов задним числом.
Для автоматического расчета взносов с этой разницы используйте документ ПерерасчетСтраховыхВзносов за май. Программа увидит появление новой облагаемой базы в мае и доначислит взносы.
Сформируйте уточненный расчет РСВ за корректируемый период. Благодаря внесенным записям в регистр накопления доходов, база в отчете отразится правильно и сойдется с суммами начисленных взносов.

Таким образом, мы детально разобрали обе стороны вопроса: как методологические нюансы квалификации компенсаций, так и внутреннее устройство регистров программы «1С», понимание работы которых позволяет быстро и без ошибок исправлять любые расхождения в регламентированной отчетности.