В практике работы бухгалтера нередко возникает ситуация, когда соискатель или действующий сотрудник оплачивает обязательный медицинский осмотр самостоятельно, а организация в дальнейшем возмещает ему эти расходы. С точки зрения учета в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (ЗУП) возникает дилемма: как правильно провести эту сумму, чтобы она попала в отчетность по страховым взносам, но не облагалась НДФЛ и не приводила к двойной выплате денег, если средства уже были выданы через 1С:Бухгалтерию.
Разберем подробно, как настроить программу, какие законодательные нормы учитывать и на что обратить внимание при заполнении статистической отчетности.
Прежде чем переходить к настройкам в 1С:ЗУП, проанализируем правовую базу. Согласно ст. 214 и 220 ТК РФ, проведение медицинских осмотров для определенных категорий работников является прямой обязанностью работодателя и должно осуществляться за его счет.
Позиция контролирующих органов (Минфина и ФНС):
В письмах Минфина от 26.07.2018 № 03-04-06/52404 и ФНС от 03.09.2018 № БС-4-11/16963 содержится четкое указание: если работодатель компенсирует сотруднику стоимость медосмотра, эта сумма не поименована в перечне необлагаемых выплат в ст. 422 НК РФ. Следовательно, такие выплаты должны облагаться страховыми взносами в общем порядке. При этом НДФЛ начислять не нужно, так как это компенсационная выплата, предусмотренная законодательством (ст. 217 НК РФ).
Судебная практика:
Важно отметить, что суды часто встают на сторону налогоплательщиков. Определение Верховного Суда РФ от 13.04.2020 № 306-ЭС20-4108 подтверждает: компенсация стоимости обязательного медосмотра не является доходом или вознаграждением за труд, так как направлена на выполнение требований закона работодателем. Однако, если организация не готова к судебным спорам, безопаснее следовать разъяснениям Минфина и облагать выплату взносами.
Рассмотрим ситуацию, когда деньги сотруднику уже выплачены через 1С:Бухгалтерию 3.0 (например, через авансовый отчет или прочие расчеты). В этом случае в ЗУП нам нужно только зафиксировать факт получения дохода для расчета страховых взносов.
Для этого создадим новый вид начисления:
Доход в натуральной форме.По отдельному документу (это позволит использовать документ Доход в натуральной форме).Проанализируем преимущества выбора Дохода в натуральной форме: эта сумма будет учтена для целей налогообложения взносами, но не увеличит сумму «к выплате» в ведомости, так как считается, что доход уже получен сотрудником.
Перейдем на вкладку Налоги, взносы, бухучет. Это самый ответственный этап настройки:
Не облагается. Как мы выяснили ранее, согласно ст. 217 НК РФ, это компенсационная выплата.Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами. Это обеспечит попадание суммы в базу для расчета взносов в ПФР, ФОМС, ФСС и взносов «на травматизм».Выплата социального характера. Согласно пункту 86.2 постановления Росстата, компенсация расходов на медицинские осмотры относится к выплатам социального характера.После создания настройки перейдем к оформлению факта компенсации:
Посмотрим на результат: программа автоматически рассчитает страховые взносы с этой суммы в текущем периоде (в документе Начисление зарплаты и взносов или непосредственно в документе дохода, в зависимости от версии программы и настроек). При необходимости массового обновления расчетов за прошлые периоды можно использовать обработку для автоматического пересчета страховых взносов.
На форумах часто возникает вопрос: должна ли эта сумма попадать в форму П-4? Если организация обязана сдавать данную форму, то компенсацию медосмотра необходимо включать.
Рассмотрим рекомендации по заполнению:
Когда организация направляет сотрудника на обследование и возмещает документально подтвержденные расходы, эта сумма попадает в пункт 86.2 подпункт «з» указаний по заполнению формы П-4. При использовании вида начисления Доход в натуральной форме поля настройки статистики могут быть заблокированы. В этом случае проверьте категорию начисления — для корректного отражения в П-4 может потребоваться создание начисления с назначением Прочие начисления, выплачиваемые в межрасчетный период, но с последующей ручной корректировкой выплаты, чтобы избежать задвоения суммы.
Однако, как показывает практика обсуждений, наиболее стабильным вариантом для ЗУП 3.1 остается именно Натуральный доход, так как он корректно разделяет финансовый поток (выплата в Бухгалтерии) и налоговую базу (взносы в ЗУП).
После проведения документа проверьте, как данные отразились в основных отчетах:
Выясним важную деталь: если сотрудник прошел медосмотр по собственной инициативе, и эта процедура не является обязательной для его должности (согласно приказам Минздрава и аттестации рабочих мест), то такая компенсация не может считаться законодательно установленной. В этом случае:
ЗУП в настройках начисления на вкладке «Налоги» необходимо указать код дохода НДФЛ 4800 (Прочие доходы).Таким образом, перед настройкой программы обязательно проверьте направление на медосмотр и наличие должности сотрудника в списках на обязательное прохождение врачебной комиссии.