← На главную

В процессе хозяйственной деятельности коммерческих организаций нередко возникают ситуации, когда служебный автомобиль нарушает правила дорожного движения (ПДД). На адрес компании приходит постановление о наложении административного штрафа. Руководство часто принимает решение оплатить этот штраф со счета организации и не взыскивать данную сумму с виновного сотрудника-водителя. В связи с этим у бухгалтеров возникает закономерный вопрос: нужно ли начислять НДФЛ и страховые взносы на сумму «прощенного» штрафа, и как правильно отразить эту операцию в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (1С:ЗУП)?

В рамках данной статьи мы подробно разберем требования действующего законодательства, проанализируем официальную позицию контролирующих органов и изучим пошаговые сценарии отражения различных вариантов учета штрафов в программных продуктах 1С.

Правовой аспект: возникает ли доход у сотрудника?

Для того чтобы правильно отразить операцию в учете, сначала проанализируем характер самого правонарушения и порядок вынесения постановления. Здесь существует два принципиально разных сценария, которые кардинально влияют на налогообложение:

1. Штраф зафиксирован камерами автоматической фиксации (фото/видеофиксация). В этом случае к административной ответственности привлекается собственник транспортного средства — то есть сама организация. Оплачивая такой штраф, компания исполняет свою личную юридическую обязанность перед государством. Водитель при этом не является субъектом данного правонарушения в рамках КоАП РФ. Следовательно, если работодатель решает не взыскивать сумму причиненного ущерба с водителя, у последнего не возникает экономической выгоды (дохода) в понимании статьи 41 НК РФ. Данная позиция подтверждается Минфином России (в частности, в письмах № 03-04-07/105532 и № 03-04-05/47101) и ФНС РФ (Письмо № БС-4-11/15738@). Начислять НДФЛ и страховые взносы на сумму штрафа с камеры не нужно. Соответственно, в программе 1С:ЗУП никаких начислений делать не требуется.
2. Штраф выписан инспектором ГИБДД лично на имя водителя. Если инспектор остановил автомобиль на дороге и составил протокол об административном правонарушении непосредственно на физическое лицо (водителя), то плательщиком штрафа является сам гражданин. Если организация добровольно оплачивает этот штраф со своего расчетного счета или компенсирует сотруднику его личные расходы по уплате штрафа, у работника возникает доход в натуральной форме (оплата организацией товаров, работ или услуг за физическое лицо). С этой суммы необходимо в обязательном порядке исчислить и удержать НДФЛ по ставке 13% (или 15%), а также начислить страховые взносы, поскольку выплата производится в рамках трудовых отношений.

Рассмотрим подробнее по шагам, как отразить в программе 1С:ЗУП операции для случаев, когда удержание налога все же необходимо, а также альтернативные варианты работы с задолженностью сотрудников.

Как отразить персональный штраф в виде натурального дохода в 1С:ЗУП

Если штраф был выписан непосредственно на сотрудника как на физлицо, а компания его оплатила и решила простить долг, нам необходимо зарегистрировать доход в натуральной форме для исчисления НДФЛ и страховых взносов. Разберем этот процесс по шагам.

Шаг 1. Включение функционала учета натуральных доходов

Прежде всего убедимся, что в настройках программы включена возможность регистрации неденежных доходов. Для этого:

1. Перейдем в раздел меню Настройка, выберем пункт Расчет зарплаты.
2. Кликнем по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. Перейдем на вкладку Прочие начисления.
4. Установим флажок напротив опции Регистрируются натуральные доходы.
5. Нажмем кнопку Применить и закрыть для сохранения настроек.

Шаг 2. Создание и настройка вида начисления

После включения функционала в справочнике начислений появится предопределенный элемент Натуральный доход. Мы можем использовать его или создать специализированный вид начисления для большего удобства аналитики.

1. Перейдем в раздел Настройка -> Начисления и нажмем кнопку Создать (или скопируем существующий «Натуральный доход»).
2. В поле Наименование укажем понятное название, например: Оплата персонального штрафа за сотрудника.
3. На вкладке Основное в поле Назначение начисления должно быть установлено значение Доход в натуральной форме. В строке Начисление выполняется выберем вариант По отдельному документу (это позволит регистрировать доход в любое время специальным документом).
4. На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем параметры налогообложения:
   • В секции НДФЛ установим переключатель в положение Облагается и выберем код дохода 2510 («Оплата за налогоплательщика товаров, работ, услуг или имущественных прав...»).
   • В поле Категория дохода укажем Оплата труда (в натуральной форме) или Прочие доходы (натуральная форма).
   • В секции Страховые взносы в поле Вид дохода выберем значение Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.
5. Нажмем Записать и закрыть.

Шаг 3. Регистрация натурального дохода сотрудника

Теперь проведем фактическое начисление дохода с помощью специализированного документа:

1. Перейдем в раздел меню Зарплата и выберем пункт Доходы в натуральной форме (или воспользуемся журналом Все начисления).
2. Нажмем кнопку Создать.
3. В поле Вид дохода выберем ранее созданное нами начисление Оплата персонального штрафа за сотрудника.
4. Укажем дату документа и дату получения дохода (как правило, это дата оплаты штрафа организацией).
5. В табличную часть по кнопке Подбор или Добавить внесем нашего сотрудника-водителя.
6. В колонке Результат укажем сумму оплаченного за него штрафа.
7. Программа автоматически рассчитает сумму НДФЛ в соответствующей колонке.
8. Проведем документ.

Важное примечание: Документ Доход в натуральной форме регистрирует доход и рассчитывает налог, но сам по себе не увеличивает сумму к выплате «на руки» в ведомости, поскольку выплата была произведена в неденежной форме (штраф уже оплачен напрямую государству). Исчисленный НДФЛ будет удержан автоматически при ближайшей выплате реальной заработной платы или аванса этому сотруднику.

Альтернативная схема: Удержание штрафа и начисление компенсирующей премии

Существует еще один практический метод, который часто используют бухгалтеры на предприятиях, чтобы избежать начисления натурального дохода и упростить внутренний документооборот. Этот метод заключается во встречном движении сумм: организация сначала удерживает штраф из зарплаты сотрудника, но одновременно начисляет ему разовую премию на аналогичную сумму.

Проанализируем этот сценарий:

• Сумма премии в полном объеме облагается НДФЛ и страховыми взносами на стандартных основаниях.
• Премия увеличивает сумму к выплате сотруднику, а удержание штрафа уменьшает ее на ту же величину. В итоге баланс взаиморасчетов с сотрудником «выходит в ноль».
• Этот способ полностью прозрачен для налоговых органов, так как все налоги и взносы уплачиваются с фонда оплаты труда в стандартном порядке.

Для реализации данной схемы выполним следующие настройки:

1. Начислим сотруднику премию документом Разовая премия (раздел Зарплата -> Премии). Сумма премии должна быть равна сумме штрафа.
2. Зарегистрируем удержание штрафа документом Удержание по прочим операциям (подробнее о настройке удержаний читайте в следующем разделе).

Как оформить удержание, если компания всё же решит взыскать штраф с водителя

Если руководство компании пересмотрело свое решение и решило привлечь водителя к материальной ответственности, удержав сумму штрафа (неважно — с камеры или выписанного инспектором) из его заработной платы, в 1С:ЗУП необходимо настроить и применить удержание.

Шаг 1. Включение удержаний в настройках состава начислений

Проверим доступность удержаний за причиненный ущерб:

1. Перейдем в раздел Настройка -> Расчет зарплаты -> Настройка состава начислений и удержаний.
2. Перейдем на вкладку Удержания.
3. Убедимся, что установлен флажок Выполняются удержания в счет возмещения ущерба. При необходимости установим его и сохраним настройки.

Шаг 2. Проверка предопределенного удержания

В справочнике Удержания (раздел Настройка -> Удержания) найдем предопределенный элемент Удержание в счет расчетов по прочим операциям (или Удержание за причиненный ущерб). Настройки этого удержания по умолчанию подходят для нашей задачи: категория удержания должна соответствовать расчетам по прочим операциям с сотрудниками.

Шаг 3. Регистрация удержания сотрудника

Для того чтобы зафиксировать необходимость удержания конкретной суммы, воспользуемся специальным документом:

1. Перейдем в раздел Зарплата -> Алименты и другие удержания.
2. Нажмем кнопку Создать и выберем документ Удержание по прочим операциям.
3. В поле Сотрудник выберем нашего водителя.
4. В поле Рабочее место (если применимо) укажем организацию.
5. Зададим период, начиная с которого будет производиться удержание.
6. В разделе Способ расчета выберем Фиксированной суммой и укажем общую сумму штрафа, которую необходимо взыскать. Если сумму нужно удерживать долями в течение нескольких месяцев, можно установить флажок Удерживать до получения предельной суммы и указать общий лимит.
7. Запишем и проведем документ.

После проведения данного документа при ежемесячном расчете заработной платы с помощью документа Начисление зарплаты и взносов на вкладке Удержания будет автоматически появляться строка с удержанием штрафа до тех пор, пока вся сумма не будет полностью списана.

Налоговый учет расходов на уплату штрафов ПДД

Независимо от того, какой способ отражения операций в программе 1С:ЗУП вы выберете, бухгалтеру важно помнить о правилах учета расходов самой организации при расчете налога на прибыль (или единого налога при УСН «Доходы минус расходы»):

• Штрафы в бюджет не уменьшают налоговую базу. Согласно пункту 2 статьи 270 Налогового кодекса РФ, расходы в виде штрафов и других санкций, взимаемых государственными организациями, не принимаются в качестве расходов при налогообложении прибыли.
• Прощение долга сотруднику также не учитывается в расходах. Если организация прощает водителю сумму ущерба, эти затраты не могут быть признаны экономически оправданными расходами в рамках статьи 252 НК РФ. Следовательно, списать их в уменьшение прибыли не удастся ни при каких обстоятельствах.

Таким образом, оплата дорожного штрафа всегда производится за счет чистой прибыли предприятия, остающейся после налогообложения.