При работе с физическими лицами по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) часто возникает ситуация, когда организация берет на себя обязательство компенсировать исполнителю фактически понесенные им расходы, например, на железнодорожные билеты к месту выполнения работ. Отражение такой операции в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) имеет свои особенности, связанные с налогообложением и техническими возможностями различных версий программы (ПРОФ и КОРП).
Рассмотрим подробнее, как правильно оформить такие начисления, чтобы они попали в расчетный листок, ведомость на выплату и корректно отразились в налоговой отчетности.
Прежде чем переходить к настройкам в программе, проанализируем правовую базу. Согласно Налоговому кодексу РФ, компенсация документально подтвержденных расходов исполнителя, связанных с выполнением работ по договору ГПХ, не признается его доходом и не облагается НДФЛ. Аналогично данные суммы не включаются в базу для начисления страховых взносов (на ОПС, ОМС и ВНиМ).
Важное условие: расходы должны быть подтверждены оригиналами проездных документов, а условие о компенсации должно быть четко прописано в тексте договора ГПХ. Если просто увеличить сумму вознаграждения на стоимость билетов, налоговые органы признают всю сумму доходом исполнителя и потребуют удержать налоги.
Этот способ является наиболее универсальным для пользователей версии ПРОФ, так как он позволяет включить сумму компенсации в ведомость на выплату зарплаты вместе с основным вознаграждением. Если данные только переносятся в новую базу, можно использовать перенос данных из 1С:УПП 1.3 в 1С:ЗУП 3.1 со всей историей кадрового учёта.
Разберем этот метод по шагам:
Договор (работы, услуги) и убедимся, что он оформлен на исполнителя.Акт приемки выполненных работ.Акт приемки выполненных работ найдем поле "Сумма вычета".В результате программа выполнит следующий расчет:
Начислено = Вознаграждение + Билеты
Налоговая база = Начислено - Вычет (Билеты)
НДФЛ = Налоговая база * 13%
Таким образом, в расчетный листок попадет вся сумма компенсации, но налог будет удержан только с чистого вознаграждения. Выплата пройдет через стандартную Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
В версии 1С:ЗУП КОРП реализован более гибкий механизм работы с выплатами, не связанными с оплатой труда. Выясним, как воспользоваться этим функционалом.
Проанализируем настройки программы. Перейдем в меню Настройки — Расчет зарплаты. Установим флаги Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда и Использовать ведомости для выплаты прочих доходов (последний флаг доступен только в КОРП).
После этого выполним следующие действия:
Регистрация прочих доходов.Виды прочих доходов физических лиц создадим новый элемент "Компенсация проезда по ГПХ".Ведомость на выплату прочих доходов и перечислить деньги физическому лицу.Обратите внимание: если у вас версия ПРОФ, документ Регистрация прочих доходов только фиксирует сумму для отчетности, но не позволяет создать ведомость. В этом случае выплата должна производиться в бухгалтерской программе (1С:Бухгалтерия).
Если нам необходимо, чтобы компенсация отображалась в ЗУП ПРОФ как отдельный вид расчета, а не как часть акта, мы можем создать специальное начисление. Посмотрим, как это настроить. Для комплексного перехода на новые программы 1С доступен раздел с решениями по переносу данных в 1С:ЗУП.
Начисления и создадим новое.Прочие начисления и выплаты.Разовое начисление выберем нашего исполнителя.Важный технический момент: чтобы исполнитель по ГПХ появился в списке выбора документа Разовое начисление, он должен быть заведен в справочнике Сотрудники. Если он присутствует только в справочнике Физические лица, документ его не увидит. Большинство организаций при оформлении договора ГПХ в ЗУП 3.1 автоматически создают карточку сотрудника, что позволяет использовать данный метод.
Часто расчетчики и бухгалтеры спорят, нужно ли вообще заносить такие выплаты в ЗУП. Рассмотрим аргументы сторон. Если мы не хотим "засорять" базу ЗУП выплатами, которые не облагаются налогами, логичнее провести их напрямую в 1С:Бухгалтерии.
В бухгалтерской программе это оформляется следующими проводками:
Дт 20 (26, 44) Кт 76.05 (76.10) — начислена компенсация расходов исполнителю.
Дт 76.05 Кт 51 (50) — выплачена компенсация по билетам.
Исполнитель по договору ГПХ может быть выбран в качестве подотчетного лица в документе Авансовый отчет. Это право подтверждается Центральным Банком (Письмо № 29-1-1-ОЭ/4061). В этом случае он сдает билет, прикладывает его к отчету, и организация возмещает ему расходы.
Выясним, какой метод лучше выбрать именно вам:
При любом выбранном способе всегда сохраняйте оригиналы посадочных талонов и чеков, так как при проверке налоговая инспекция в первую очередь потребует подтверждение того, что выплата не является скрытой формой оплаты труда.