← На главную

При переходе на программу 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда отчеты по НДФЛ формируются, на первый взгляд, некорректно. Например, при формировании отчета за май в него неожиданно попадают начисления по отпускам или больничным листам, оформленным и рассчитанным еще в апреле. Это вызывает недоумение, ведь в бухгалтерском учете эти расходы зафиксированы в апреле.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такая ситуация, в чем разница между бухгалтерским и налоговым учетом в программе, и как настроить отчеты, чтобы быстро находить нужные данные (включая предоставленные сотрудникам вычеты).

Выясняем причину: почему апрельские документы попадают в майский отчет

Для того чтобы понять логику программы, проанализируем законодательную базу. Согласно статье 223 Налогового кодекса РФ, учет НДФЛ строится не по дате начисления документа, а по дате фактического получения дохода.

Давайте рассмотрим, как это правило применяется к различным видам начислений:

1. Для таких межрасчетных выплат, как отпускные и пособия по временной нетрудоспособности (больничные), датой получения дохода всегда признается день их фактической выплаты сотруднику.
2. Если отпуск или больничный лист был начислен в апреле, но выплачен в мае (или в самом документе начисления поле «Дата выплаты» было ошибочно или намеренно установлено на майское число), то для целей налогового учета этот доход автоматически переносится в май.
3. Вслед за доходом в этот же налоговый период (май) переносится и исчисленный с него НДФЛ, а также право на применение налоговых вычетов.

Таким образом, путаницы здесь нет. Программа действует строго в соответствии с налоговым законодательством РФ. Период для целей НДФЛ (налоговый период) в данном случае не равен периоду взаиморасчетов (бухгалтерскому периоду начисления).

Важное примечание: С 1 января 2023 года правила учета НДФЛ стали еще строже. Теперь абсолютно для всех видов доходов (включая регулярную заработную плату и авансы) датой получения дохода является исключительно день фактической выплаты денег. Это значит, что если майская зарплата выплачивается в июне, то в отчете Анализ НДФЛ по месяцам за май вы ее не увидите — она полностью перейдет в июнь.

Разбираемся по шагам: как проверить даты в документах

Если вы столкнулись с тем, что документ начисления «убежал» в другой месяц, выполним проверку следующих реквизитов:

1. Откройте «проблемный» документ (например, Больничный лист или Отпуск).
2. Найдите на вкладке «Главное» или внизу формы поле «Дата выплаты».
3. Проверьте, какое число там указано. Если документ начислен в апреле, но в поле «Дата выплаты» стоит, к примеру, 05.05.2023, то программа правомерно отнесет этот доход к маю.
4. Обратите внимание на реквизит «Выплата» (в межрасчетный период, с авансом или с зарплатой). Именно этот выбор определяет плановую дату выплаты, которая и становится датой получения дохода до момента проведения фактической ведомости.

Как настроить отчет «Анализ НДФЛ по месяцам», чтобы увидеть вычеты по сотрудникам

Часто расчетчики жалуются, что типовой отчет Анализ НДФЛ по месяцам не дает нужной детализации и выглядит перегруженным. По умолчанию в нем сложно быстро увидеть, кому именно из сотрудников и в каком размере были предоставлены вычеты за определенный месяц. На самом деле этот отчет очень гибкий, и мы можем легко перенастроить его под себя.

Выполним настройку по шагам:

1. Перейдите в раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам и откройте отчет «Анализ НДФЛ по месяцам».
2. В верхней части панели отчета нажмите кнопку «Настройки...».
3. В открывшемся окне переключите вид настройки в режим «Расширенный» (кнопка внизу окна).
4. Перейдите на вкладку «Структура». Здесь вы увидите дерево группировок отчета.
5. Для того чтобы отчет выводился в разрезе сотрудников с детализацией по вычетам, найдите группировку По сотрудникам и с помощью стрелок «Вверх» переместите ее на самый верхний уровень, либо отключите группировку по месяцам, если хотите видеть общие итоги за выбранный интервал.
6. Перейдите на вкладку «Поля и сортировки». Убедитесь, что в списке выводимых полей присутствуют показатели, отвечающие за вычеты (например, группы полей, содержащие информацию о личных, имущественных или социальных вычетах).
7. Нажмите кнопку «Закрыть и сформировать».

После этого отчет примет удобный и читаемый вид: перед вами появится список сотрудников, напротив каждого из которых будет четко видно сумму начисленного дохода, размер примененных вычетов и исчисленный налог. Чтобы не повторять эти действия каждый раз, сохраните этот вариант отчета через меню Еще — Варианты отчета — Сохранить как..., дав ему понятное название, например, «Анализ НДФЛ с детальными вычетами».

Альтернативный вариант: поиск вычетов через «Универсальный отчет»

Если вам требуется получить максимально простой («плоский») список-таблицу всех предоставленных вычетов за определенный период без лишней информации о доходах и налогах, стандартные отчеты по НДФЛ могут показаться неудобными. В этом случае мы рекомендуем воспользоваться мощным встроенным инструментом — Универсальным отчетом.

Проанализируем ситуацию и настроим получение данных напрямую из регистров программы:

1. Перейдите в раздел Администрирование (или Компания / Настройки в зависимости от интерфейса) и выберите пункт «Универсальный отчет».
2. В шапке отчета в первом поле выбора типа объекта укажите «Регистр накопления».
3. Во втором поле выберите имя таблицы регистра: «Предоставленные стандартные и социальные вычеты (НДФЛ)».
4. В третьем поле оставьте значение «Основные данные».
5. Укажите интересующий вас период (например, май текущего года).
6. Нажмите кнопку «Настройки...», выберите режим «Расширенный».
7. На вкладке «Поля и сортировки» снимите флажки со всех лишних технических полей и оставьте только самые важные:
   • Физическое лицо (ваш сотрудник);
   • Код вычета;
   • Сумма;
   • Регистратор (документ-основание, который применил данный вычет — например, начисление зарплаты или межрасчетный документ).
8. При необходимости на вкладке «Структура» можно задать группировку по полю Физическое лицо.
9. Нажмите «Закрыть и сформировать».

В результате вы получите идеальный реестр вычетов, где по каждому сотруднику будет видно, какой код вычета был применен, в каком размере и каким именно документом он был зарегистрирован в системе. Этот способ позволяет мгновенно локализовать любые расхождения и ошибки в учете стандартных и социальных вычетов.

Полезные отчеты для сверки налогового и бухгалтерского учета

Для того чтобы избежать разногласий между расчетными листками (бухгалтерским учетом) и отчетностью по НДФЛ (налоговым учетом), рекомендуем регулярно использовать следующие специализированные отчеты в 1С:ЗУП 3.1:

• «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» — этот отчет позволяет увидеть доходы одновременно в двух разрезах и быстро выявить «пересортицу» между месяцами, когда начисление прошло в одном периоде, а выплата и исчисление налога — в другом.
• «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» — незаменимый инструмент для точечной проверки. Позволяет детально расшифровать всю цепочку движений по конкретному человеку: от даты получения дохода и применения вычетов до удержания и перечисления налога в бюджет.

Используя эти инструменты и понимая базовые принципы работы налоговых регистров в соответствии со ст. 223 НК РФ, вы всегда сможете держать учет НДФЛ под полным контролем и без труда сдавать любую регламентированную отчетность!