Каждый бухгалтер, работающий в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1, рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда отчет Анализ НДФЛ по месяцам начинает вести себя непредсказуемо. Типичный сценарий: вы начислили межрасчетную выплату (например, отпускные или больничный лист) в одном месяце, провели документ, проверили отчет — все суммы стоят на своих местах. Но как только вы проводите документ Ведомость на выплату этого начисления, суммы в колонках «Начислено» и «Исчислено НДФЛ» за исходный месяц внезапно уменьшаются. На первый взгляд это выглядит как системная ошибка или программный сбой.
В этой статье мы подробно разберем, почему программа ведет себя подобным образом, детально изучим внутренние механизмы учета НДФЛ «под капотом» системы, проанализируем влияние налогового законодательства на алгоритмы 1С и предложим четкую пошаговую методику исправления и предотвращения таких ситуаций.
Для того чтобы понять природу этой проблемы, нам необходимо обратиться к логике работы регистров налогового учета в 1С:ЗУП 3.1. В отличие от бухгалтерского учета и привычных расчетных сводов, которые строятся по месяцу начисления (периоду регистрации), налоговый учет НДФЛ опирается строго на дату фактического получения дохода.
Проанализируем ситуацию по шагам:
Отпуск или Больничный лист) программа требует указать реквизит Планируемая дата выплаты. Исходя из этой предполагаемой даты, система делает предварительные записи в регистры накопления. Главными здесь выступают регистры Учет доходов для исчисления НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Доход и исчисленный налог регистрируются на плановую дату.Ведомость в банк (или Ведомость в кассу, Ведомость через раздатчика). В этой ведомости указывается реальная, фактическая дата выплаты.Ведомость автоматически производит корректировку в регистрах. Он делает две записи:
Устаревшая дата получения дохода.Теперь посмотрим на ситуацию глазами пользователя, который строит отчет Анализ НДФЛ по месяцам за март. Из-за того, что ведомость отсторнировала доход мартом и перенесла его на апрель, суммы «Начислено» и «Исчислено НДФЛ» в мартовском отчете закономерно уменьшились. А апрельскую приходную часть вы просто не видите, если отчет сформирован только за один месяц. В этом и кроется секрет «пропавших» начислений.
Рассмотрим подробнее, как изменилась эта механика в последнее время. До 2023 года по классической заработной плате дата получения дохода всегда определялась как последний день месяца начисления, и такие сторнирования касались в основном только межрасчетных выплат (отпусков, больничных, материальной помощи). Однако с 1 января 2023 года в связи с переходом на Единый налоговый платеж (ЕНП) правила кардинально изменились.
Согласно новой редакции статьи 223 НК РФ, дата фактического получения любого дохода (включая основную заработную плату и авансы) теперь определяется исключительно по дате его фактической выплаты. Это привело к тому, что описанная выше проблема сдвига дат стала тотальной. Теперь даже при расчете окончательной зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов программа производит аналогичные сторнирующие корректировки по датам выплат аванса и межрасчета, распределяя доходы по разным налоговым периодам.
Разработчики фирмы 1С постоянно совершенствуют механизмы учета, чтобы облегчить работу бухгалтеров. Одной из частых причин расхождения плановых и фактических дат были выходные и праздничные дни. Например, плановая дата выплаты, рассчитанная автоматически, приходилась на воскресенье, а фактически деньги перечислялись в пятницу.
Начиная с версий 1С:ЗУП 3.1.29.78, в программу был добавлен полезный функционал: система теперь автоматически переносит планируемую дату выплаты в расчетных документах с выходных и нерабочих праздничных дней на предшествующий рабочий день. Это нововведение позволило существенно сократить количество лишних сторнирующих корректировок в регистрах, поскольку плановые даты стали чаще совпадать с реальными датами в банковских выписках.
Если вы обнаружили, что в отчете Анализ НДФЛ по месяцам поехали суммы начислений и налога после проведения ведомостей, разберем по шагам, как локализовать и корректно исправить эту проблему без ущерба для налоговой отчетности.
Для того чтобы увидеть полную картину по конкретному физическому лицу, нам понадобится специализированный отчет. Обычный анализ по месяцам не дает детальной расшифровки по документам-регистраторам.
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.Регистратор.В сформированном отчете мы наглядно увидим, какая именно Ведомость сделала сторнирующую запись с минусом по старой дате получения дохода и перенесла эту сумму плюсом на новую дату. Это позволит нам точно определить документ-первоисточник проблемы.
Если расхождения носят массовый характер, анализировать каждого сотрудника отдельно неудобно. В этом случае проанализируем ситуацию с помощью универсального инструмента платформы.
Универсальный отчет (раздел Администрирование — Макеты отчетов или через функции для технического специалиста).Учет доходов для исчисления НДФЛ, таблицу — Обороты.Физическое лицо, Регистратор, Дата получения дохода и Устаревшая дата получения дохода.Этот отчет моментально подсветит все документы выплаты, которые произвели перенос доходов между датами и месяцами налогового периода.
Важное предупреждение: никогда не пытайтесь править суммы НДФЛ или доходов вручную непосредственно внутри документа Ведомость. Это приведет к рассинхронизации регистров и еще больше усложнит последующий расчет налога и заполнение отчетности по форме 6-НДФЛ. Исправление нужно производить строго в документах начисления.
Выполним следующие действия:
Отпуск, Больничный лист, Разовое начисление или Премия), который мы выплачивали данной ведомостью.Планируемая дата выплаты заменим старую плановую дату на фактическую дату, которой были реально перечислены денежные средства (дата проведения ведомости).Ведомость, открываем ее, нажимаем кнопку Обновить налог (или полностью перезаполняем документ по кнопке Заполнить) для того, чтобы ведомость подтянула правильные плановые даты из обновленного начисления.После проведения этих манипуляций плановая дата получения дохода в документе-начислении полностью совпадет с фактической датой выплаты в ведомости. Необходимость в автоматических корректировках отпадет, сторнирующие записи с «устаревшей датой» исчезнут из регистров, а отчет Анализ НДФЛ по месяцам примет корректный и красивый вид без провалов в суммах.
Для того чтобы свести к минимуму появление подобных расхождений в будущем, рекомендуем внедрить в практику несколько простых правил:
Дата фактической выплаты в ведомостях с плановыми датами документов-оснований до момента отправки реестров в банк.Соблюдение этих несложных правил и понимание логики работы регистров налогового учета позволит вам всегда иметь прозрачный, понятный и безошибочный учет НДФЛ, а сдача квартальной отчетности перестанет быть источником стресса.