В процессе ведения розничной торговли в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП 3.0) пользователи часто сталкиваются с вопросом: куда «исчезают» или как «архивируются» чеки после закрытия кассовой смены? В отличие от специализированных торговых решений, таких как «Управление торговлей» или «Розница», в бухгалтерской программе этот механизм реализован иначе. Проанализируем ситуацию, разберем логику программы и выясним, как настроить систему оптимальным образом.
Разберем по шагам, как в БП 3.0 устроена цепочка документов при розничных продажах. Документ РозничнаяПродажа (в интерфейсе — «Чек») является оперативным документом, который фиксирует факт продажи конкретному покупателю в течение дня. Однако он не является окончательным документом для целей бухгалтерского учета в рамках формирования отчетности за день.
Рассмотрим ключевые особенности этой схемы:
ОтчетОРозничныхПродажах (ОРП).ОтчетОРозничныхПродажах формирует проводки по списанию себестоимости товаров (Дт 90.02.1 Кт 41) и признанию выручки (Дт 62/50/57 Кт 90.01.1).Выясним причину, почему пользователь из обсуждения не мог найти реквизиты «Пробит» или «Архивный». В БП 3.0 статус чека определяется наличием связи с итоговым отчетом. Рассмотрим этот момент подробнее: если в документе РозничнаяПродажа заполнено скрытое поле ссылки на ОтчетОРозничныхПродажах, система считает смену закрытой, а чек — отработанным.
Проанализируем, как программно реализована связь между чеком и отчетом. Если мы заглянем «под капот» метаданных, то увидим, что при закрытии смены в каждом документе РозничнаяПродажа заполняется реквизит, указывающий на созданный ОРП. Это блокирует чек для редактирования, так как данные уже «переехали» в сводную ведомость.
Если перед вами стоит задача программно найти все чеки, которые вошли в конкретный отчет о розничных продажах, можно воспользоваться простым запросом к базе данных. Посмотрим на пример логики поиска:
// Пример логики поиска чеков, связанных с отчетом
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| РозничнаяПродажа.Ссылка КАК Чек,
| РозничнаяПродажа.Номер КАК Номер,
| РозничнаяПродажа.Дата КАК Дата
|ИЗ
| Документ.РозничнаяПродажа КАК РозничнаяПродажа
|ГДЕ
| РозничнаяПродажа.ДокументОснование = &ВыбОтчет";
Запрос.УстановитьПараметр("ВыбОтчет", СсылкаНаОРП);
Результат = Запрос.Выполнить();
Важно понимать: в БП 3.0 чек сам по себе перестает нести учетную нагрузку сразу после проведения ОтчетаОРозничныхПродажах. Вся аналитика (номенклатура, количество, цена) теперь хранится в табличной части «Товары» этого отчета.
В отличие от «1С:Управление торговлей», где существует специальная регламентная процедура архивации, в «Бухгалтерии» реализован механизм автоматической очистки. Это необходимо для того, чтобы база данных не разрасталась до гигантских размеров из-за тысяч мелких документов, которые фактически дублируют информацию, уже отраженную в ОРП.
Разберем, где найти эти настройки и как ими управлять:
Проанализируем ситуацию: что произойдет, когда срок истечет? Программа запустит регламентное задание ОчисткаЧековККМ. Это задание находит чеки, дата которых старше установленного порога, и которые уже связаны с проведенным ОтчетомОРозничныхПродажах, после чего помечает их на удаление или удаляет непосредственно.
Многие бухгалтеры опасаются удалять чеки из базы. Рассмотрим подробнее, насколько это критично. Согласно требованиям 54-ФЗ, основным доказательством продажи является фискальный документ, переданный Оператору фискальных данных (ОФД). В самой базе «1С:Бухгалтерия» чеки ККМ служат лишь для:
После того как отчет сформирован и проведен, вся первичная информация для налогового и бухгалтерского учета зафиксирована. Если вам потребуется найти детализацию чека полугодовой давности, это всегда можно сделать в личном кабинете ОФД или через архив фискального накопителя.
Если вы программист и вам нужно найти место в конфигурации, где происходит «склейка» чеков и отчета, обратите внимание на модуль менеджера документа ОтчетОРозничныхПродажах или специализированные обработки для работы с торговым оборудованием. Посмотрим на примерные методы, которые задействованы в процессе:
Обычно используется процедура, которая обходит коллекцию чеков и вызывает метод:
Документы.РозничнаяПродажа.ЗаполнитьПоОснованию(ОбъектОРП)
Или же в самом документе РозничнаяПродажа при закрытии смены устанавливается значение реквизита ссылки. Выясним причину, почему это сделано скрыто: разработчики 1С стремятся минимизировать ручное вмешательство пользователя в цепочку «Чек — Отчет», чтобы не допустить расхождения сумм в кассе и в учете.
Подведем итог нашему исследованию:
Отчет о розничных продажах.Таким образом, мы выяснили, что механизм «архивации» в 1С:Бухгалтерии 3.0 — это комбинация автоматического создания сводных отчетов и последующей регламентной очистки отработанных документов. Настройка срока хранения в 30–90 дней является оптимальной для большинства организаций.