Ситуация, когда при закрытии смены или позже обнаруживается непроведенный Отчет о розничных продажах, является типовой проблемой для конфигурации «1С:Розница 2.0». Основная сложность заключается в том, что при попытке провести такой документ система выдает сообщения о превышении остатков на складе, хотя фактически товар был продан через кассу. Разберем подробно, почему это происходит и как исправить ситуацию, сохранив корректность учета.
Для начала проанализируем, как 1С обрабатывает розничные продажи. В течение дня кассир пробивает Чеки ККМ. Эти документы делают оперативные движения по регистрам (списывают товар со склада). Однако при процедуре «Закрытия смены» происходит следующее:
Отчет о розничных продажах, который «собирает» в себя все проданные товары и берет на себя роль регистратора — именно он теперь должен списать товар со склада и зафиксировать выручку.Важный вывод: Если отчет не провелся из-за нехватки остатков, а чеки уже стали архивными, товар в системе «зависает» — он уже не списан чеками и еще не списан отчетом. Это создает путаницу в текущих остатках.
Первым делом нам необходимо выяснить, почему возникла нехватка остатков, если в момент пробития чеков товар в программе был. Проанализируем Журнал регистрации. Нам нужно найти записи по конкретному документу Отчет о розничных продажах и документам поступления за эту дату.
Рассмотрим возможные причины «исчезновения» остатков задним числом:
Поступление товаров и услуг, введенное ранее.Списание товаров или Перемещение товаров задним числом, которое «забрало» остатки, предназначавшиеся для продажи.Иногда проблема кроется в банальной ошибке времени документа. В 1С время имеет значение до секунды. Если Поступление товаров записано в 12:00:00, а Отчет о розничных продажах в 09:00:00 того же дня, система выдаст ошибку, так как на 9 утра товара еще «не было».
Решение: Попробуем установить время непроведенного отчета на 23:59:59. Это гарантирует, что он будет стоять в очереди после всех приходных операций текущего дня.
Выясним, почему чеки пробились, а отчет — нет. Проанализируем настройки:
Контролировать остатки товаров при закрытии и возможность показа остатка товара в документах продажи.Контролировать остатки на складе для профиля кассира и администратора.Если в настройках РМК контроль отключен, а в дополнительных правах — включен, то чеки будут пробиваться «в минус», но при попытке закрыть смену администратором система заблокирует проведение итогового отчета. В этом случае настройки нужно синхронизировать.
В редких случаях происходит программный сбой: чеки стали архивными, но их движения в регистре Товары на складах не очистились. В итоге возникает «двойное списание». Чтобы проверить это, сформируем отчет «Ведомость по товарам на складах» с детализацией до регистратора за проблемный день.
Если мы видим там и чеки, и попытки отчета списать один и тот же товар — значит, очистка не сработала. Рассмотрим алгоритм исправления:
Если отчет не проводится из-за реального пересорта, который накопился в базе, наиболее правильным методом будет проведение инвентаризации. Проанализируем последовательность действий:
Пересчет товаров.Списание товаров (для недостачи) и Оприходование товаров (для излишков).Отчет о розничных продажах.Рекомендуем перед инвентаризацией закрыть период для редактирования, чтобы никто не мог изменить документы задним числом и не сбил результаты сверки.
Если инвентаризация проведена, товар фактически есть, но из-за сложных перекрестных ошибок прошлых периодов отчет все равно не «проходит», а время поджимает, можно применить временное отключение контроля.
Алгоритм действий:
Контролировать остатки на складе.Отчет о розничных продажах. Он проведется, даже если по регистрам возникнет минус.Если ошибки остатков кажутся нелогичными (например, отчет Остатки товаров показывает наличие, а документ при проведении выдает ошибку), возможно повреждение итогов в базе данных. Выполним следующие действия в Конфигураторе:
Проверка логической целостности и Пересчет итогов.Управление итогами, установив период расчета итогов по текущую дату.Проанализировав все вышеперечисленные шаги, мы сможем не только провести «зависший» отчет, но и навести порядок в складском учете магазина.