При формировании оборотно-сальдовой ведомости по косвенным счетам затрат (например, по счету 26 «Общехозяйственные расходы») пользователи конфигурации 1С:Управление производственным предприятием 1.3 (УПП) могут столкнуться с нетипичной ситуацией. Погашение стоимости малоценного имущества (спецодежды, спецоснастки или хозяйственного инвентаря) отражается по статье затрат, предназначенной для амортизации основных средств (например, «Амортизация зданий, сооружений, оборудования»).
Рассмотрим причинно-следственную связь возникновения этой проблемы в 1С:УПП 1.3, проанализируем порядок действий для быстрого поиска источника ошибки и разберем способы ее правильного исправления.
Списание стоимости спецодежды, спецоснастки и инвентаря при передачи их в эксплуатацию происходит по правилам, заданным в справочнике Назначения использования. В этом справочнике фиксируется способ погашения стоимости (линейный, пропорционально объему продукции или при передаче в эксплуатацию), а также указывается ссылка на элемент справочника Способы отражения расходов.
В свою очередь, в справочнике Способы отражения расходов определяется счет затрат и аналитика — в частности, статья затрат и подразделение. Если бухгалтер или оператор при создании нового типа спецодежды или инвентаря указал способ отражения расходов, содержащий статью затрат «Амортизация», то при проведении регламентной операции закрытия месяца Погашение стоимости (бухгалтерский учет) программа автоматически начислит расходы именно на эту статью.
Также часто встречается ситуация, когда пользователь редактирует существующий способ отражения расходов «в лоб», изменяя в нем статью затрат. В 1С:УПП 1.3 этот справочник не хранит историю изменений по датам, поэтому изменение статьи в элементе справочника задним числом меняет аналитику списания для всей номенклатуры, привязанной к данному назначению использования.
Разберем по шагам, как быстро вычислить номенклатуру и первичный документ, из-за которых расходы попадают не на ту статью.
Откроем отчет Анализ субконто, выберем вид субконто Номенклатура и установим отбор по конкретной номенклатурной позиции спецодежды или инвентаря, которая списывается на счет 10.11 («Спецодежда и спецоснастка в эксплуатации»). Наша цель — найти первичный документ, сформировавший первые проводки по дебету счета 10.11.
Сформируем Карточку счета 10.11 (или счета затрат 26.1) за период, когда впервые проявилась ошибочная сумма. Находим документ Передача материалов в эксплуатацию.
Открываем найденный документ Передача материалов в эксплуатацию. В табличной части документа обращаем внимание на колонку Назначение использования.
Переходим в элемент справочника Назначения использования и открываем указанный там Способ отражения расходов. Проверяем реквизит Статья затрат. В случае ошибки там будет выбрана статья амортизации вместо статьи для списания материалов/инвентаря.
Совет: Если в текущем периоде документов передачи в эксплуатацию не обнаружилось, расширьте период поиска на предыдущие годы. Ошибка может тянуться с момента передачи номенклатуры в эксплуатацию несколько месяцев или лет назад, пока стоимость имущества продолжала гаситься ежемесячно.
Зафиксировав причину, выберем подходящий вариант исправления в зависимости от того, открыт или закрыт период для редактирования.
Если период, в котором оформлена первичная передача в эксплуатацию, открыт для редактирования и отчетность еще не сдана:
Способы отражения расходов с правильной статьей затрат (например, «Погашение стоимости спецодежды и инвентаря»).Назначение использования для номенклатуры и укажем в нем созданный способ отражения расходов.Передача материалов в эксплуатацию и перепроведем его.Погашение стоимости за нужные месяцы.Важно: Не изменяйте статью затрат в уже существующем элементе справочника Способы отражения расходов, если он используется в других документах прошлого периода! Это приведет к пересчету аналитики по другим объектам учета.
Если период передачи закрыт и перепроводить прошлые документы нельзя, но имущество продолжает числиться на счете 10.11 и ежемесячно гаситься:
Возврат материалов из эксплуатации в текущем периоде, чтобы вернуть ТМЦ из эксплуатации на склад.Назначение использования с правильным способом отражения затрат.Передача материалов в эксплуатацию с указанием нового назначения использования. Со следующего месяца регламентная операция Погашение стоимости будет использовать правильную статью затрат.Если необходимо скорректировать уже накопившиеся суммы на счете 26 за текущий период без затрагивания прошлых закрытых месяцев:
Воспользуемся документом Корректировка прочих затрат или Корректировка записей регистров. В 1С:УПП 1.3 крайне не рекомендуется использовать обычную ручную проводку (документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет)), так как учет затрат ведеться не только на бухгалтерских счетах, но и в специализированных регистрах накопления (например, Затраты (бухгалтерский учет)). Использование специальных документов гарантирует совпадение данных бухгалтерского учета и внутренних регистров системы.