← На главную

При увольнении сотрудника нередко возникает ситуация, когда за ним числятся дни отпуска, использованные авансом. Если при этом отпуск был предоставлен в одном налоговом периоде (например, в декабре), а больничный, корректировка и увольнение происходят в следующем (в январе), бухгалтер сталкивается с неожиданным поведением программы: в расчетном листке сумма начислений становится отрицательной, а поле исчисленного НДФЛ остается пустым вместо ожидаемого минуса. Разберем по шагам, почему типовые конфигурации 1С ведут себя именно так и как правильно зарегистрировать операции.

Причины отсутствия отрицательного НДФЛ в расчетном листке

Проанализируем налоговое законодательство и алгоритмы учета НДФЛ в 1С:

1. Невозможность отрицательной налоговой базы. В соответствии с Налоговым кодексом РФ (ст. 210 и 223 НК РФ) налоговая база по НДФЛ исчисляется нарастающим итогом с начала налогового периода и не может принимать отрицательные значения. Если в текущем налоговом периоде у сотрудника нет других положительных доходов, перекрывающих сторно, база принимается равной нулю. Соответственно, сумма исчисленного налога за текущий месяц равна нулю, и в графе расчетного листка отображается пустое значение (или 0).
2. Разделение налоговых периодов. Доход в виде отпускных учитывается по дате фактической выплаты (прошлый год), а сторнирование или начисление пособия по временной нетрудоспособности относится к текущему году. Уменьшение дохода прошлого периода не может автоматически формировать отрицательный налог в рамках текущего месяца другого налогового периода.
3. Механизм фиксации налога к зачету. При уменьшении начисленной базы излишне исчисленный ранее налог программа фиксирует в специальных регистрах как НДФЛ к зачету (излишне удержанный налог). Этот налог не отражается со знаком минус в колонке текущих удержаний, а ждет либо последующего зачета при начислении новых доходов, либо отдельного документа на возврат.

Способ 1. Оформление документа «Возврат НДФЛ»

Если сотрудник увольняется и в текущем году у него больше не планируется начислений, зачесть образовавшуюся переплату невозможно. В этом случае работодатель выступает налоговым агентом и обязан вернуть излишне удержанный налог на основании письменного заявления сотрудника (ст. 231 НК РФ).

Выполним следующие действия в программе:

1. Перейдем в раздел расчета зарплаты и создадим документ Возврат НДФЛ.
2. Укажем дату документа, месяц налогового периода и выберем увольняемого сотрудника.
3. По кнопке «Заполнить» программа автоматически определит сумму излишне удержанного налога (в нашем примере 75 рублей).
4. Проведем документ. После проведения сумма возврата отразится в расчетном листке отдельной строкой и будет автоматически учтена при формировании ведомости на выплату расчетных сумм при увольнении.

Способ 2. Регистрация неотработанного отпуска как удержания из зарплаты

Рассмотрим альтернативную методику, которая позволяет избежать образования отрицательной базы по начислениям и налогам при увольнении.

В соответствии со ст. 137 ТК РФ задолженность за неотработанные дни отпуска может оформляться не как сторно ранее начисленного дохода, а как удержание из заработной платы:

1. В плане видов расчетов настроим вид удержания «Удержание за неотработанный отпуск».
2. При увольнении сотрудника сумма за 3 дня отпуска регистрируется в составе удержаний, а не со знаком минус в начислениях.
3. При такой схеме доход прошлого налогового периода не корректируется задним числом, отрицательная база не образуется, расчетный листок заполняется корректно, а НДФЛ за прошлый период пересчитывать и возвращать не требуется.

Диагностика движений и налоговых регистров

Чтобы выяснить точную структуру расчетов и убедиться в корректности движений, сформируем специализированные отчеты:

1. Откроем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику или Анализ НДФЛ по датам получения доходов.
2. Сформируем отчет за период с декабря прошлого года по текущий месяц увольнения.
3. Проверим строки «Исчислено налога», «Удержано налога» и графу «Осталось удержать / Излишне удержано». Если в отчете виден излишне удержанный налог, он успешно закроется документом Возврат НДФЛ.
4. Если между налоговыми периодами возникли расхождения в регистрах (например, в регистре накопления НДФЛ расчеты с бюджетом или НДФЛ к зачету), для точечной ручной корректировки можно использовать документ Операция учета НДФЛ (или ручную корректировку движений документа).