В практике бухгалтера нередко возникает ситуация: в первой половине месяца (в аванс) сотруднику были произведены выплаты, с которых программа исчислила и удержала НДФЛ. Однако до конца месяца сотрудник приносит из налоговой инспекции уведомление, подтверждающее его право на имущественный вычет. При расчете заработной платы за весь месяц программа применяет вычет ко всей сумме дохода с начала года, и в результате НДФЛ за текущий месяц становится отрицательным ("к зачету").
Рассмотрим подробнее, почему так происходит и как правильно отразить эти операции в программах 1С (например, в 1С:Зарплата и управление персоналом или 1С:Бухгалтерия 8), чтобы корректно закрыть взаиморасчеты с сотрудником и бюджетом.
Согласно законодательству, имущественный вычет предоставляется с начала того налогового периода (календарного года), в котором сотрудник подал заявление и предоставил подтверждающее уведомление. Если налог в предыдущие месяцы года уже удерживался, программа при регистрации уведомления автоматически произведет перерасчет.
Проанализируем ситуацию на примере: В январе сотруднику было начислено 10 000 руб., удержано и перечислено в бюджет 1 300 руб. НДФЛ. В феврале в аванс также был удержан налог. После предоставления уведомления в конце февраля, при расчете зарплаты за месяц, программа видит, что доход с начала года (20 000 руб.) полностью перекрывается вычетом. Следовательно, исчисленный налог за февраль будет равен -1 300 руб. (сторно налога за январь) плюс сторно налога, удержанного с аванса февраля.
Важный нюанс: в расчетном листке вы увидите этот "минус" в колонке удержаний, а также справочную информацию "НДФЛ к зачету в счет будущих платежей". Однако при формировании ведомости на выплату зарплаты сумма "К выплате" не увеличится на этот минус автоматически. Это происходит потому, что излишне удержанный НДФЛ не является доходом сотрудника, это его дебиторская задолженность перед бюджетом, которую работодатель должен вернуть по особым правилам.
Первым делом нам необходимо зафиксировать право сотрудника на вычет в программе. Для этого используем документ Уведомление о праве на налоговые вычеты. В нем указываем налоговый период, сотрудника, номер и дату уведомления из ФНС, а также код ИФНС. На закладке с соответствующим видом вычета (имущественный, социальный) вносим суммы лимитов.
После проведения этого документа в следующем же расчете налога (в документе Начисление зарплаты и взносов) программа увидит переплату и заполнит колонку Налог отрицательным значением.
Многие пользователи совершают ошибку, полагая, что отрицательный НДФЛ должен просто "приплюсоваться" к зарплате. Согласно ст. 231 НК РФ, возврат излишне удержанного налога производится работодателем на основании письменного заявления работника.
Разберем алгоритм действий в программе:
Возврат НДФЛ (раздел Налоги и взносы — Возвраты НДФЛ).Внимание: Именно документ Возврат НДФЛ делает необходимые записи в регистры налогового учета. Без него в 6-НДФЛ и справках о доходах данные будут отражаться некорректно: налог будет числиться как удержанный, хотя фактически он должен быть аннулирован.
Посмотрим, как происходит выплата. Сумма возвращенного налога должна быть перечислена сотруднику только в безналичном порядке на его банковский счет. Выдача возврата НДФЛ из кассы наличными запрещена (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).
В 1С при создании документа Ведомость в банк (или Ведомость на счета) после проведения Возврата НДФЛ, сумма возврата автоматически попадет в колонку "К выплате". Теперь итоговое сальдо по сотруднику в расчетном листке закроется в ноль.
Рассмотрим, как данная операция влияет на регистр налогового учета и форму 6-НДФЛ:
6-НДФЛ по строке 160 сумма удержанного налога не уменьшается на сумму возврата.Проанализируем ситуацию с перечислением НДФЛ в бюджет. После того как вы провели Возврат НДФЛ, вы имеете право уменьшить ближайший платеж в бюджет по НДФЛ (за всех сотрудников) на сумму этого возврата. Вы просто платите в налоговую меньше на сумму, которую вернули работнику.
Если вы решите не оформлять возврат, а просто "ждать", пока отрицательный налог перекроется будущими начислениями, вы столкнетесь со следующими проблемами:
Выясним причину, почему программа "зачитывает" налог. 1С действует строго по алгоритму: если есть отрицательный исчисленный налог, программа пытается перекрыть его положительным налогом в текущем периоде. Если текущего налога не хватает (как в случае с имущественным вычетом, когда налога просто нет), остаток переходит в статус "к зачету". Только документ Возврат НДФЛ переводит этот остаток в статус "к выплате".
Для корректного решения проблемы следуйте четкому алгоритму:
Уведомление право на налоговый вычет.Начисление зарплаты и взносов (видим минус по НДФЛ).Возврат НДФЛ.Ведомость в банк — в ней сумма зарплаты увеличится на сумму возврата.Соблюдение этого порядка действий обеспечит идеальное состояние ваших регистров налогового учета и отсутствие расхождений в квартальной отчетности.