← На главную

В практике расчетчика заработной платы нередко возникает ситуация: у сотрудника нет начислений, отработанных дней и выплат в текущем месяце, начальное сальдо нулевое, однако в расчетном листке внезапно возникает долг за предприятием со строкой «в том числе: излишне удержанного НДФЛ на конец периода» с отрицательной суммой. При этом в документе начисления зарплаты сумма налога по сотруднику отображается нулевой, но движения по регистрам формируются на конкретную сумму.

Разберем детально механизм исчисления НДФЛ в программе, выясним первопричины подобного поведения и рассмотрим пошаговые способы исправления ошибок в учете.

Причины возникновения отрицательного и излишне удержанного НДФЛ

Расчет налога на доходы физических лиц в 1С ведется нарастающим итогом с начала налогового периода (календарного года). На появление неожиданных сумм влияют следующие факторы:

1. Перерасчеты за прошлые периоды и сторнирование: если в прошлых месяцах были уменьшены начисления (например, введен больничный лист вместо ранее начисленного оклада, оформлен отзыв из отпуска или скорректировано табельное время), налоговая база за прошлый период уменьшается. При очередном расчете программа пытается зачесть излишне исчисленный налог, регистрируя его в регистре накопления НДФЛ к зачету.
2. Остатки после переноса данных из других программ: при переносе данных из устаревших конфигураций (например, 1С:ЗиК 7.7) остатки по регистрам взаиморасчетов по НДФЛ за прошлые налоговые периоды могут перенестись с ошибками. Налог за прошлые годы программа не может автоматически закрыть текущими начислениями, из-за чего скрытые суммы «всплывают» при первой регистрации сотрудника в документе начисления.
3. Коллизии и задвоение вычетов: несвоевременный ввод стандартных вычетов на детей или личных вычетов за прошлые месяцы приводит к пересчету базы задним числом с образованием отрицательного исчисленного налога.
4. Настройка «Принимать исчисленный налог как удержанный»: при использовании упрощенного учета НДФЛ исчисленный налог автоматически фиксируется как удержанный. Если база уменьшилась, программа регистрирует отрицательное удержание даже без фактической выплаты денег.

Шаг 1. Диагностика движений в регистрах накопления

Прежде чем вносить исправления, проанализируем движения в регистрах налогового учета по проблемному сотруднику:

1. Сформируем отчет «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода» или универсальный отчет по регистру накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ (или НДФЛ расчеты с бюджетом). В группировках отчета выведем поля Период регистрации (документ-регистратор) и Месяц налогового периода. Это позволит увидеть, за какой именно прошлый месяц программа пересчитывает налог.
2. Проверим движения регистра накопления НДФЛ к зачету. Выясним, сформировался ли остаток по сотруднику и каким документом он был зарегистрирован.
3. Рассчитаем исходную сумму дохода, от которой возник налог: разделим сумму излишне удержанного НДФЛ на ставку 13% (например, 104 / 0.13 = 800 рублей). Поищем начисления или вычеты на эту сумму в прошлых месяцах расчетного года или в документах начального ввода данных.

Шаг 2. Анализ документа «Начисление зарплаты»

Рассмотрим строку с сотрудником на вкладке расчета НДФЛ в документе Начисление зарплаты. Часто сумма в основной колонке отображается равной 0, но в скрытых колонках корректировок или при проведении документа формируются движения со знаком «минус».

Если начислений у сотрудника действительно нет, а строка попала в документ ошибочно из-за перерасчетов прошлых периодов, удаление этой строки уберет движения по регистру в текущем месяце. Однако если первопричина в остатках регистров не устранена, сумма повторно появится при следующем расчете зарплаты.

Шаг 3. Способы окончательного исправления ошибки

Разберем три варианта исправления ситуации в зависимости от природы возникновения ошибки:

1. Оформление возврата налога (если налог действительно был удержан излишне): согласно ст. 231 НК РФ, если с сотрудника ранее удержали лишнюю сумму, ее нельзя просто уменьшить взаимозачетом без начислений. Для закрытия регистра НДФЛ к зачету и корректной выплаты долга создадим документ Возврат НДФЛ. Документ зафиксирует возврат налога из бюджета и включит сумму в ведомость на выплату.
2. Корректировка остатков прошлых лет (при ошибках переноса данных): если сумма 104 рубля относится к прошлым налоговым периодам (закрытым годам) и реального долга перед сотрудником нет, остатки по регистру НДФЛ к зачету необходимо закрыть. Для этого используем документ Операция учета НДФЛ или Корректировка записей регистров, выполнив списание зависших сумм по соответствующим регистрам учета налога.
3. Использование документа «Перерасчет НДФЛ»: если перекос возник из-за изменения базы внутри текущего года, введем документ Перерасчет НДФЛ за проблемный месяц налогового периода. Это позволит программе корректно перераспределить исчисленный налог без появления пустых строк в регулярном начислении зарплаты.

После устранения причин пересчитаем и проверим начисления следующего месяца: сотрудник без доходов больше не должен попадать в документ начисления зарплаты, а сальдо взаиморасчетов на конец периода станет корректным.