В процессе жизнедеятельности любого предприятия может возникнуть ситуация, когда организация меняет свое официальное наименование (например, в связи с ребрендингом или изменением организационно-правовой формы), при этом все остальные ключевые реквизиты — ИНН, ОГРН и даже КПП — остаются прежними. В этот момент перед практикующими специалистами и бухгалтерами встает сложная задача: как правильно отразить эти изменения в информационной базе 1С:ERP Управление предприятием?
Главная сложность заключается в том, что пользователи и бухгалтеры настоятельно требуют, чтобы при печати документов за прошлые периоды (до даты переименования) фигурировало старое название организации, а в новых документах — уже новое. В рамках этой статьи мы подробно разберем, как реализовать этот сценарий, почему категорически нельзя идти по пути создания новой карточки организации и как устроен механизм хранения истории наименований в 1С.
При возникновении подобной задачи у некоторых пользователей или неопытных консультантов возникает соблазн решить проблему «в лоб» — завести в справочнике Организации новый элемент с новым названием, но с тем же самым ИНН (как предлагалось в некоторых сообщениях на форуме). Рассмотрим подробнее, к каким катастрофическим последствиям для учета и отчетности приведет такое решение:
1С:ЗУП или системами клиент-банка) начнут двоить данные, вызывая конфликты синхронизации.Как справедливо заметили участники обсуждения на форуме, попытка решить проблему созданием новой карточки — это «самый простой способ оторвать себе яйца без всякой помощи бухгалтеров». Единственный методологически верный путь — вести учет в рамках одной карточки организации, используя встроенный механизм истории изменений.
В современных конфигурациях, разработанных на платформе 1С:Предприятие 8.3 (включая 1С:ERP версий 2.4 и 2.5, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Управление торговлей), реквизиты наименования организации являются периодическими. Система умеет хранить историю изменения этих данных и автоматически подставлять нужное название в зависимости от даты документа.
Проанализируем по шагам, как правильно настроить историю наименований в программе:
Перейдите в раздел НСИ и администрирование, далее выберите пункт Организации (или Сведения об организации). Откройте карточку нужной вам организации. Обратите внимание на поля Сокращенное наименование и Полное наименование. Рядом с этими полями расположена гиперссылка История.
Нажмите на гиперссылку История. Перед вами откроется подчиненное окно регистра сведений, в котором хранится история изменений наименований. Для внесения изменений выполните следующие действия:
01.01.2024).Поле Рабочее наименование организации (то, которое отображается в списках документов, отчетах и самом интерфейсе программы для удобства пользователей) не является периодическим. Если вы измените его, оно поменяется во всех периодах без привязки к дате.
Для того чтобы пользователи не путались при поиске документов прошлых периодов, рекомендуется в рабочем наименовании отразить оба названия. Например, можно записать рабочее наименование следующим образом: "Новое название (до 01.01.24 Старое название)". Это позволит легко находить организацию по любому из вариантов поиска в интерфейсе.
После того как вы заполнили историю наименований, система начнет автоматически управлять выводом данных в печатные формы:
Реализация товаров и услуг), датированный периодом до даты изменения названия, то при нажатии на кнопку Печать в печатной форме (УПД, Торг-12, Счет-фактура) автоматически отобразится старое название организации.Важное предупреждение для разработчиков: Если на вашем предприятии используются кастомизированные (внешние) печатные формы, разработанные программистами, убедитесь, что в их коде данные об организации выбираются не «срезом последних» на текущую дату, а запросом с получением данных на дату конкретного документа. В противном случае внешняя печатная форма проигнорирует историю и выведет текущее актуальное название.
Для извлечения наименования организации на конкретную дату в запросах обычно используется обращение к виртуальной таблице СрезПоследних соответствующего регистра сведений. Пример правильного построения запроса на встроенном языке 1С:
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| ИсторияНазваний.ПолноеНаименование КАК ПолноеНаименование,
| ИсторияНазваний.СокращенноеНаименование КАК СокращенноеНаименование
|ИЗ
| РегистрСведений.ИсторияПредставленийОрганизаций.СрезПоследних(&ПериодДокумента, Организация = &Организация) КАК ИсторияНазваний";
Запрос.УстановитьПараметр("ПериодДокумента", СсылкаНаДокумент.Дата);
Запрос.УстановитьПараметр("Организация", СсылкаНаДокумент.Организация);
РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить();
В некоторых старых релизах ERP интерфейсная ссылка История может быть скрыта или недоступна на форме по причине особенностей настройки прав доступа или интерфейса. В этом случае вы можете получить прямой доступ к регистру сведений, который отвечает за хранение истории наименований.
Для этого откройте меню Сервис и настройки (три полоски в правом верхнем углу окна программы) -> Функции для технического специалиста (в старых версиях этот пункт назывался Все функции). В списке найдите раздел Регистры сведений и откройте регистр, отвечающий за историю представлений организаций (например, История представлений организаций или аналогичный в вашей версии конфигурации). В открывшемся списке вы сможете вручную добавить запись с нужной датой начала действия нового названия организации.
При смене названия организации крайне важно своевременно урегулировать вопросы электронного документооборот:
Мы выяснили причину возникновения сложностей при переименовании компании и подробно разобрали, почему создание новой карточки организации — это грубейшая методологическая ошибка, ведущая к краху регламентированного учета. Использование механизма истории периодических реквизитов в 1С:ERP позволяет решить эту задачу элегантно, быстро и полностью в рамках стандартного функционала программы, сохраняя корректность всех исторических данных для печати и сдачи отчетности.