Проанализируем довольно распространенную ситуацию: предприятие находится в процессе смены юридического названия. ИНН и прочие регистрационные данные могут оставаться прежними, однако наименование меняется. Возникает закономерная потребность: для новых операций необходимо использовать актуальное наименование, а при перепечатке или предоставлении дубликатов старой первички (например, за прошлый квартал) документы должны выводиться со старым именем. Разберем по шагам, какие подходы существуют в 1С:ERP для решения этой задачи, начиная от штатных возможностей современных релизов и заканчивая обходными административными путями.
Рассмотрим подробнее самый правильный и наименее трудозатратный способ, который предоставляет сама фирма «1С» в современных редакциях системы (в частности, в ветке 2.5). В программе реализовано встроенное хранение истории изменений ключевых реквизитов.
Вам больше не нужно создавать копии баз или переписывать половину конфигурации. Посмотрим на алгоритм действий:
Организации.Выясним, как это работает «под капотом». При формировании типовых печатных форм (например, УПД, ТОРГ-12, Счета-фактуры) система анализирует дату документа. Программные модули обращаются к регистру сведений, хранящему историю наименований, и автоматически подтягивают тот срез данных, который был актуален на момент проведения документа. Таким образом, старые реализации распечатаются со старым именем, а свежие документы — с новым, без единой строчки кода.
Проанализируем ситуацию, при которой в вашей базе активно используются доработанные (нетиповые) печатные формы. Разработчики прошлых лет могли жестко прописать получение наименования напрямую из справочника Организации без учета периодичности. Если вы столкнулись с тем, что после добавления записи в «Историю» ваши специфические бланки всё равно выводят только новое наименование, значит, запросы в их макетах не адаптированы под новые реалии.
Вместо того чтобы снимать основную конфигурацию с поддержки, рассмотрим использование механизма расширений или внешних печатных форм. Это позволит перехватить запросы к данным организации.
Пример логики, которую необходимо внедрить в запрос получения данных организации:
ВЫБРАТЬ
Организации.Ссылка КАК Организация,
ЕСТЬNULL(ИсторияНаименований.ПолноеНаименование, Организации.НаименованиеПолное) КАК ПолноеНаименование
ИЗ
Справочник.Организации КАК Организации
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.ИсторияНаименованийОрганизаций.СрезПоследних(&ДатаДокумента, ) КАК ИсторияНаименований
ПО Организации.Ссылка = ИсторияНаименований.Организация
ГДЕ
Организации.Ссылка = &Организация
Внедрив подобное соединение с виртуальной таблицей СрезПоследних (где параметром &ДатаДокумента выступает дата выводимого на печать объекта), вы научите нестандартные формы «смотреть» в историю. Трудозатраты на корректировку самых ходовых внешних печатных форм значительно ниже, чем издержки на поддержку параллельных баз.
Если обновление до актуального релиза ERP с поддержкой истории реквизитов по каким-то причинам невозможно, разберем альтернативные, административные методы, которые часто применяются на практике.
Первый вариант — использование архивной копии базы. Логика проста: после официального закрытия периода и переименования компании создается полная копия информационной базы. Доступ к ней выдается ограниченному кругу лиц (например, главным бухгалтерам). В рабочей базе название меняется на новое, а в архивной — остается старым.
Минусом данного подхода является неудобство для пользователей: им придется переключаться между окнами двух программ, чтобы найти и распечатать нужный документ.
Еще один обходной маневр, который мы рассмотрим — заведение новой карточки в справочнике Организации.
Данный способ требует написания небольших обработок для автоматического закрытия взаиморасчетов и переноса остатков по регистрам между «старой» и «новой» организацией. Это достаточно трудоемкий процесс, который оправдан только в крайних случаях, если штатные средства недоступны.
Если переименование сопровождается изменением логотипа или других визуальных элементов, которые жестко «вшиты» в бланки, мы можем воспользоваться встроенным функционалом редактирования.
Зайдите в раздел НСИ и администрирование, далее перейдите в Печатные формы, отчеты и обработки и откройте Макеты печатных форм. Выбрав нужный макет, вы можете внести косметические изменения (подобно работе в табличном редакторе Excel) прямо в пользовательском режиме. Если печать старых документов со старыми атрибутами требуется крайне редко, менеджеры могут вручную поправить текст бланка перед отправкой его на принтер, не сохраняя эти изменения в базе.
Подводя итог, настоятельно рекомендуем использовать типовой механизм сохранения истории в карточке организации — это самый безопасный и технически грамотный подход, который избавит вас от дублирования данных и необходимости править код типовых модулей.