← На главную

Продажи в крупные сетевые супермаркеты и ритейлеры всегда сопровождаются жесткими требованиями к оформлению документов и ведению учета. Стандартная схема работы выглядит следующим образом: у сети есть десятки или сотни розничных точек (магазинов), куда непосредственно поставляется товар. Однако финансовые обязательства несет одна головная организация (плательщик), которая оплачивает поставки единым платежом за все свои филиалы сразу.

Перед аналитиками и специалистами по внедрению систем класса ERP и торговли встает непростая задача. Нам необходимо решить три противоречивые проблемы:

1. Аналитика продаж: видеть точные объемы отгрузок, выручку и рентабельность по каждой конкретной торговой точке (магазину-грузополучателю).
2. Взаиморасчеты: контролировать общую дебиторскую задолженность в рамках одного головного контрагента-плательщика по общему договору, не раздувая аналитику по десяткам юридических лиц и не используя ручные документы типа Корректировка долга.
3. Печатные формы и ЭДО: получать юридически корректные первичные документы (УПД, ТОРГ-12), где покупателем и плательщиком выступает головной офис, а грузополучателем — конкретный филиал с его уникальным адресом доставки и КПП.

Рассмотрим подробнее, почему стандартные подходы "в лоб" не работают, и разберем по шагам единственно правильную и изящную методику, заложенную разработчиками фирмы 1С в архитектуру программ линейки 1С:УТ 11, 1С:КА и 1С:ERP.

Почему популярные «простые» схемы ведения учета неэффективны

Обычно пользователи и неопытные внедренцы пытаются решить задачу двумя путями, каждый из которых ведет к серьезным проблемам в учете:

Схема 1. Оформление реализации на головного контрагента с указанием адреса доставки.
В этом случае в документе Реализация товаров и услуг и покупателем, и грузополучателем выбирается головная организация. Фактический адрес магазина пишется текстовым полем в условиях доставки.
Минусы: Полностью теряется аналитика продаж по конкретным магазинам. В отчетах по продажам фигурирует только одна головная организация. Понять, какой магазин продает лучше, а какой работает в убыток, становится невозможно.

Схема 2. Оформление реализации на каждый магазин как на отдельного контрагента.
Под каждый магазин создается карточка контрагента, на которую проводятся отгрузки. При поступлении оплаты от головной организации бухгалтеру приходится вручную делать десятки документов Корректировка долга (перенос задолженности), чтобы закрыть долги магазинов за счет оплаты от центрального офиса.
Минусы: Колоссальные трудозатраты бухгалтерии. Регулярные ошибки ручного закрытия долгов, путаница в расчетах по ФИФО и сбои в расчете курсовых разниц.

Выясним причину этих сложностей. Они возникают из-за непонимания ключевого принципа построения метаданных 1С: разделения управленческого и регламентированного учета.

Основа решения: Разделение понятий «Партнер» и «Контрагент»

В современных конфигурациях 1С разделены две сущности:

• Партнеры — это объекты управленческого учета. Это реальные торговые точки, магазины, склады, холдинги, с которыми мы ведем коммерческое взаимодействие. Именно по ним собирается статистика продаж, строятся отчеты по выручке и валовой прибыли.
• Контрагенты — это объекты регламентированного (бухгалтерского) учета. Это юридические лица (ООО, АО, ИП) с конкретными реквизитами (ИНН, КПП, ОГРН, расчетные счета), с которыми заключаются официальные договоры и осуществляются платежи.

Проанализируем ситуацию: один партнер может быть связан с несколькими контрагентами, и наоборот — один контрагент может обслуживать несколько партнеров. Это идеальный инструмент для работы с торговыми сетями!

Давайте настроим эту схему в системе шаг за шагом.

Шаг 1. Включение функциональной опции

Прежде всего необходимо убедиться, что в базе включен раздельный учет партнеров и контрагентов. Для этого выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел НСИ и администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> CRM и маркетинг.
2. В группе настроек Настройки CRM найдем и установим флаг напротив опции Независимо вести партнеров и контрагентов.

После активации этой опции в системе разделятся два справочника, и мы получим необходимую гибкость настройки.

Шаг 2. Проектирование иерархии в справочнике «Партнеры»

Создадим управленческую структуру нашей торговой сети. Перейдем в справочник Партнеры (раздел CRM и маркетинг -> Партнеры):

1. Создадим головного партнера, который будет олицетворять собой всю торговую сеть. Назовем его, например, Сеть магазинов "Авоська" (Холдинг). В карточке этого партнера установим признак Клиент.
2. Внутри этого партнера (используя механизм групп или иерархии элементов) создадим подчиненных партнеров под каждую конкретную торговую точку сети:
   • "Авоська №1" (ул. Ленина, д. 10)
   • "Авоська №2" (ул. Мира, д. 25)
   • "Авоська №3" (пр. Победы, д. 5)
3. В карточке каждого подчиненного партнера-магазина заполняем его фактический адрес доставки в соответствующем поле контактной информации.

Шаг 3. Настройка справочника «Контрагенты»

Теперь перейдем к юридической стороне вопроса. В справочнике Контрагенты (который теперь доступен из карточки партнера или раздела Продажи) нам нужно отразить юридических лиц плательщиков и грузополучателей.

Здесь возможны два варианта ведения учета в зависимости от требований сети:

Вариант А: Сеть работает без обособленных подразделений (один ИНН/КПП на всю сеть).
В этом случае нам достаточно создать всего одного контрагента — головное юридическое лицо, например, ООО "Торговая сеть Авоська".
Мы связываем этого единственного контрагента с нашим головным партнером Сеть магазинов "Авоська" (Холдинг).

Вариант Б: Магазины являются обособленными подразделениями (один ИНН, но у каждого магазина свой КПП).
Это наиболее частый кейс крупных ритейлеров. Действуем так:

1. Создаем головного контрагента — ООО "Торговая сеть Авоська" (Головной офис) со своим КПП и юридическим адресом.
2. Для каждого магазина создаем подчиненного контрагента. В карточке создания выбираем вид контрагента — Обособленное подразделение.
3. В качестве головного контрагента указываем наше головное юрлицо. В поле ИНН автоматически подставится ИНН головной компании, а в поле КПП мы вносим уникальный КПП конкретного обособленного подразделения (магазина).
4. Связываем каждого созданного контрагента-филиала со своим партнером-магазином (созданным на Шаге 2).

Шаг 4. Настройка соглашений и договоров

Для консолидации взаиморасчетов критически важно правильно оформить договорные отношения в системе:

1. Создаем одно общее Соглашение с клиентом. В качестве клиента указываем нашего головного партнера — Сеть магазинов "Авоська" (Холдинг). В соглашении указываем, что договоры используются.
2. Создаем Договор с клиентом. Договор заключается строго с головным юридическим лицом — контрагентом ООО "Торговая сеть Авоська". В условиях взаиморасчетов договора указываем детализацию расчетов: По договорам или По заказам/накладным, но обязательно в рамках этого единого договора.

Шаг 5. Оформление документа отгрузки

Рассмотрим, как менеджер должен заполнять документ Реализация товаров и услуг при отправке машины с товаром в конкретную точку, например, в Магазин №1:

1. В поле Клиент (Партнер) выбираем конкретную торговую точку: "Авоська №1".
2. В поле Контрагент система автоматически подставит связанного контрагента. Нам необходимо указать головного плательщика — ООО "Торговая сеть Авоська" (Головной офис).
3. В поле Договор выбираем наш единый договор, заключенный с головной организацией.
4. Переходим на вкладку Доставка (или Дополнительно в зависимости от релиза конфигурации) и проверяем реквизиты грузополучателя. Если мы используем схему с обособленными подразделениями, то в качестве грузополучателя выбираем контрагента-филиала с нужным КПП. Адрес доставки автоматически подтянется из карточки выбранного нами партнера-магазина "Авоська №1".

Как это работает на практике: анализ результатов

Давайте проанализируем, как данная схема решает все поставленные в начале статьи задачи учета без написания дополнительного программного кода.

1. Детализированная аналитика продаж
Когда мы откроем отчет Выручка и себестоимость продаж (или любой другой аналитический отчет по продажам), система по умолчанию будет группировать данные по полю Партнер (Клиент). Поскольку в реализации мы выбирали конкретный магазин ("Авоська №1", "Авоська №2"), мы увидим реальные продажи по каждой точке отдельно.
Более того, благодаря иерархической структуре партнеров, мы сможем свернуть отчет до уровня головного холдинга Сеть магазинов "Авоська" и увидеть общую картину продаж по всей сети одним кликом.

2. Консолидированные взаиморасчеты и автоматическое распределение оплат
Поскольку во всех документах реализации для всех магазинов был указан один и тот же контрагент-плательщик и один и тот же договор, вся задолженность в оперативном и бухгалтерском учете отразилась на головной компании ООО "Торговая сеть Авоська".
Когда от сети поступает платеж на расчетный счет, бухгалтер создает документ Поступление безналичных денежных средств, где указывает плательщика — головную организацию. В табличной части подбора документов система мгновенно увидит все неоплаченные реализации по всем магазинам сети. Деньги можно распределить автоматически по ФИФО одной кнопкой Подобрать по остаткам или сопоставить с конкретными накладными вручную. Никаких корректировок долга больше не требуется!

3. Безупречные печатные формы и ЭДО
При выводе на печать документов ТОРГ-12 или УПД система обращается к реквизитам документа:
- В строках "Покупатель", "Плательщик" и их ИНН/КПП выводятся данные головной организации.
- В строке "Грузополучатель" выводится наименование, адрес доставки и индивидуальный КПП обособленного подразделения (конкретного магазина), который мы указали в параметрах доставки.
При отправке документов через 1С-ЭДО XML-файл сформируется абсолютно корректно. Сетевые клиенты без проблем примут такой электронный документ, так как в нем будут содержаться точные коды GLN (международные идентификаторы точек) и правильные КПП грузополучателей.

Резюме

Использование связки "Один Контрагент-Плательщик — Много Партнеров-Магазинов" является лучшей практикой (Best Practice) для автоматизации оптовых поставок в розничные сети в среде 1С:Предприятие 8. Это исключает необходимость доработки конфигурации, облегчает процедуру поддержки и обновления программы, экономит сотни часов рабочего времени бухгалтеров и предоставляет руководству чистую и достоверную управленческую отчетность.