← На главную

При заполнении документа Табель учета рабочего времени в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3.1 пользователи иногда сталкиваются с ситуацией, когда вместо стандартных 8 часов явки (Я8) система автоматически проставляет 16 часов (Я16) во все рабочие дни. На практике эта проблема чаще всего возникает у сотрудниц, которые выходили из отпуска по уходу за ребенком, совмещали его с работой на условиях неполного рабочего времени или переносили кадровую историю из предыдущей версии программы (1С:ЗУП 2.5).

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такое двоение часов, какие регистры сведений задействованы в формировании времени и какими способами можно вернуть корректное заполнение табеля.

Причины возникновения ошибки «Я16»

В архитектуре 1С:ЗУП 3.1 механизм учета времени принципиально отличается от 1С:ЗУП 2.5. Программа собирает данные о графиках и состояниях сотрудников не напрямую из первичных документов в момент формирования отчета, а с помощью специальных виртуальных таблиц и интервальных регистров.

Основные причины двоения времени заключается в следующем:

1. Пересечение периодов в интервальных регистрах. При переносе данных из базы 1С:ЗУП 2.5 или при корректировке кадровых документов «задним числом» в регистрах СостоянияСотрудниковИнтервальный и КадроваяИсторияСотрудниковИнтервальный формируются два параллельных интервала. Например, один интервал фиксирует основную работу, а второй — работу на условиях неполного времени в период декрета. Алгоритм сбора данных суммирует часы по обоим активным интервалам: 8 + 8 = 16 часов.
2. Отсутствие или некорректное проведение документа «Возврат из отпуска по уходу». При миграции из старых версий кадровый документ закрытия декретного отпуска может отсутствовать или не переформировать записи в интервальных регистрах учета времени.
3. Нарушение хронологии проведения цепочки кадровых документов. Если вносились правки в документы Отпуск по уходу за ребенком, Изменение условий оплаты в отпуске по уходу или Возврат из отпуска по уходу не в строгой последовательности, связи между интервалами теряют целостность.

Какие регистры участвуют в заполнении табеля

Проанализируем структуру данных, из которых система формирует рабочий график и явку сотрудника. При заполнении табеля программа производит выборку из следующих ключевых регистров сведений:

1. СостоянияСотрудников и СостоянияСотрудниковИнтервальный — содержат сведени о нахождении сотрудника в отпуске, больничном или на работе;
2. ГрафикРаботыСотрудниковИнтервальный — определяет плановый график работы на каждый день;
3. ПараметрыЗарегистрированныхДанныхУчетаВремениСотрудников — хранит временные параметры проведенных кадровых и расчетных документов;
4. ДанныеДляПодбораСотрудников — содержит сведенные данные для быстрого формирования списков и документов.

Когда между записями в этих регистрах возникает противоречие, алгоритм заполнения табеля объединяет данные некорректно, что и приводит к удвоению нормы времени.

Способ 1. Отмена проведения и повторное проведение кадровых документов (Основное решение)

Обычное перепроведение (нажатие кнопки «Провести» на уже проведенном документе) часто не приводит к перерасчету интервалов, так как платформа считает записи актуальными. Оптимальный способ восстановить целостность регистров — полная отмена проведения цепочки документов с их последующим поочередным проведением.

Рассмотрим порядок действий по шагам:

1. Откроем кадровые документы по сотруднику за весь период декрета и выхода из него.
2. Найдем документы Отпуск по уходу за ребенком и Возврат из отпуска по уходу. Если документ возврата из отпуска отсутствовал после переноса данных из 1С:ЗУП 2.5, обязательно создадим его.
3. Последовательно выполним команду Отменить проведение для документа Возврат из отпуска по уходу, а затем для документа Отпуск по уходу за ребенком.
4. Проведем сначала первый документ — Отпуск по уходу за ребенком.
5. Проведем второй документ — Возврат из отпуска по уходу.
6. Перезаполним документ Табель учета рабочего времени на требуемый месяц и убедимся, что по сотруднику проставляется корректное значение Я8.

При отмене проведения движений записи в интервальных регистрах полностью очищаются, а при повторном проведении формируются заново без дублирования интервалов.

Способ 2. Принудительное обновление интервальных регистров

Если цепочка документов велика или править первичные документы прошлых периодов нежелательно из-за закрытых периодов, можно обновить интервальные регистры с помощью системных процедур перерасчета.

1. Перейдем в раздел Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных (или через окно «Все функции» / «Режим администратора»).
2. Выполним процедуру перерасчета интервалов кадровой истории и состояний сотрудников.
3. Система автоматически проверит целостность записей в регистрах СостоянияСотрудниковИнтервальный и переформирует их на основе актуальных проведенных документов.

Способ 3. Ввод документа «Индивидуальный график» (Оперативное решение)

В ситуациях, когда требуется срочно закрыть расчетный период и выплатить зарплату, а времени на поиск расхождений в кадровой истории нет, можно применить документ Индивидуальный график.

1. Перейдем в раздел Зарплата — Индивидуальные графики и создадим новый документ на текущий месяц.
2. Укажем сотрудника и заставим систему заполнить график по его плановой норме.
3. В строках с рабочими днями вручную или автоматически установим корректное время явки (8 часов).
4. Проведем документ и перезаполним Табель. Индивидуальный график имеет более высокий приоритет над плановыми интервалами, поэтому в табель подтянутся данные из него.

Однако помните, что ввод индивидуального графика является временной мерой. Для корректного учета в последующих месяцах рекомендуется устранить первопричину в интервальных регистрах с помощью Перепроведения кадровой цепочки.