← На главную

Разберем распространенную ситуацию в практике кадрового учета и расчета заработной платы. Сотрудник уходит в ежегодный отпуск в первых числах месяца (например, с 8 мая). По трудовому законодательству оплата отпуска должна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала (в нашем примере — 5 мая). При этом окончательный расчет и выплата заработной платы за предшествующий месяц (апрель) по графику организации происходят только 10 мая. Кадровик заранее оформляет документ Отпуск (например, 24 апреля), расчетчик проводит начисление зарплаты за апрель от 30 апреля, но при открытии майского отпуска перед выплатой начисленная апрельская зарплата не попадает в расчет среднего заработка. Выясним причину такого поведения конфигурации и разберем варианты правильной организации документооборота.

Причины, по которым зарплата за прошлый месяц не попадает в средний заработок

Проанализируем технические особенности подсистемы расчета среднего заработка в 1С:Зарплата и Управление Персоналом редакции 3.1:

1. Неверно установленный месяц начисления в документе. Если документ создавался 24 апреля, программа по умолчанию заполняет реквизит Месяц текущей датой компьютера, то есть апрелем. Если отпуск рассчитывается в месяце «Апрель», то расчетным периодом для среднего заработка выступают 12 месяцев, предшествующих апрелю (с апреля прошлого года по март текущего года). Сам апрель при этом не входит в расчетную базу, так как считается текущим расчетным месяцем. Для майского отпуска в шапке документа обязательно должен стоять месяц Май.
2. Кэширование данных среднего заработка внутри объекта. Когда документ рассчитывается первый раз, собранные данные по заработку и отработанному времени записываются в табличные части документа. Простое повторное открытие документа или перепроведение не инициирует автоматический сбор движений из регистров накопления. Для обновления требуется принудительный пересчет формы среднего заработка.
3. Неактуальность движений в регистрах накопления. Данные для расчета среднего берутся не напрямую из табличных частей документа Начисление зарплаты и взносов, а из специальных регистров накопления: Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) и Данные о времени для расчета среднего (общий). Если документ начисления зарплаты еще не проведен или был проведен с ошибками, записи в этих регистрах отсутствуют.

Вариант 1. Принудительное обновление и перерасчет среднего заработка

Если зарплата за прошлый месяц уже рассчитана и проведена до выплаты отпускных (например, начисление за апрель выполнено 30 апреля, а отпуск выплачивается 5 мая), выполним следующие действия по шагам:

1. Откроем ранее созданный кадровиком документ Отпуск.
2. Проверим реквизит Месяц в шапке документа: он должен быть установлен в значение Май, а реквизит Дата выплаты должен содержать дату 05.05.
3. В строке Расчет среднего заработка нажмем на пиктограмму в виде зеленого карандаша для открытия формы Ввод данных для расчета среднего заработка.
4. В открывшейся форме нажмем кнопку Пересчитать. Программа заново обратится к регистрам накопления, считает проведенные суммы за апрель и обновит расчетную базу.
5. Нажмем ОК, проверим итоговую сумму отпускных и проведем документ.

Если автоматическое обновление не подтянуло данные, воспользуемся сервисным механизмом платформы: перейдем в раздел Зарплата — Сервис — Обновить данные для расчета среднего заработка, выберем нужный месяц и запустим регламентную актуализацию движений.

Вариант 2. Выплата авансом и последующий автоматический перерасчет

Рассмотрим случай, когда к моменту выплаты отпуска (5 мая) зарплата по всей организации за апрель еще не посчитана и не утверждена расчетчиком, а нарушать сроки выплаты отпускных нельзя. В таком случае в программе применяется штатный механизм перерасчетов:

1. В документе Отпуск месяц начисления указываем как Май. При отсутствии начисленной зарплаты за апрель отпускные рассчитываются исходя из данных предшествующих 11 месяцев (либо с возможностью предварительного дополнения базы по плановому ФОТ через кнопку Дополнить по ФОТ в форме среднего заработка).
2. Выплачиваем первоначально рассчитанную сумму отпускных по ведомости 5 мая.
3. Позже (например, 10 мая) расчетчик выполняет плановое закрытие месяца через документ Начисление зарплаты и взносов за апрель.
4. После проведения апрельской зарплаты конфигурация автоматически фиксирует необходимость актуализации отпуска в специальном регистре сведений Перерасчеты (раздел меню Зарплата — Сервис — Перерасчеты). В нижней части документа отпуска также появится системное предупреждение о необходимости досчитать документ.
5. Расчетчик выполняет перерасчет отпуска. Возникшая разница (доплата отпускных) автоматически попадет в ближайшую ведомость на выплату — например, вместе с основной выплатой зарплаты 10 мая.

Вариант 3. Опережающий расчет зарплаты по конкретному сотруднику

Если специфика учета требует, чтобы отпускные сразу уходили в точной сумме без последующих корректировок и доплат, разберем порядок раздельного начисления зарплаты:

1. До 5 мая создаем отдельный промежуточный документ Начисление зарплаты и взносов за апрель.
2. В табличной части документа через подбор указываем только уходящего в отпуск сотрудника и проводим начисление.
3. Рассчитываем майский отпуск: система увидит проведенные апрельские данные в регистрах и сразу определит правильный среднедневной заработок.
4. При общем начислении зарплаты за апрель по подразделению или всей организации программа автоматически пропустит данного сотрудника, исключая риск задвоения начислений.

Оптимизация документооборота между кадрами и расчетным отделом

Если кадровик и расчетчик работают в одной базе, частой ошибкой является преждевременное утверждение расчета кадровиком. Чтобы исключить путаницу, рекомендуем использовать типовые организационные схемы:

1. Использование специализированного документа «Отпуск сотрудников». Кадровик регистрирует кадровый приказ с помощью документа Отпуск сотрудников (или кадрового приказа на список сотрудников). Этот документ формирует печатную форму Т-6, фиксирует плановые даты отсутствия в графиках, но не производит финансовых расчетов и не замораживает пустой средний заработок. В дальнейшем расчетчик нажимает гиперссылку Оформить отпуск прямо из кадрового документа в момент фактического начисления.
2. Разделение прав кадров и расчета. Включение функциональной опции в настройках кадрового учета позволяет кадровику заполнять только условия отсутствия. Документ остается не утвержденным в финансовой части, пока расчетчик не проверит базу и не установит флаг Расчет утвердил.

Таким образом, ключевым условием правильного расчета является корректный выбор месяца начисления документа (он должен соответствовать месяцу начала отпуска) и принудительное обновление формы среднего заработка при изменении расчетной базы задним числом.