Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с 12 мая по 17 мая, приказ на отпуск подготовлен 29 апреля, а выплатить отпускные планируется 7 мая. В документе Отпуск в программе 1С:Зарплата и управление персоналом может быть выбран месяц начисления «Апрель», а в документе Ведомость в банк или Ведомость в кассу автоматически подставляется месяц выплаты «Апрель».
На первый взгляд такой порядок может показаться логичным: приказ оформлен в апреле, документ отпуска создан в апреле, поэтому и месяц в ведомости указывается апрельский. Однако при выплате отпускных в мае для отпуска, который начинается в мае, такой вариант обычно создает лишние перерасчеты, может привести к некорректному распределению начислений по месяцам и усложняет контроль расчетов в программе.
Разберем по шагам, как определить месяц начисления отпускных, какой месяц указывать в ведомости, почему дата приказа не определяет расчетный месяц и как правильно оформить майский отпуск, если выплата производится в мае.
Если отпуск начинается в мае и отпускные выплачиваются в мае, в документе Отпуск обычно следует указать месяц начисления «Май», а в ведомости на выплату — месяц выплаты «Май».
Дата оформления приказа, заявления или самого документа Отпуск не определяет автоматически месяц начисления. Для корректной работы расчета в 1С:ЗУП необходимо ориентироваться прежде всего на месяц, в котором производится начисление и выплата отпускных, а также на дату начала отпуска и состав расчетного периода для среднего заработка.
В рассматриваемом примере отпуск начинается 12 мая, а деньги перечисляются 7 мая. Поэтому отпускные относятся к майскому расчетному периоду программы. Ведомость от 7 мая должна быть оформлена с месяцем выплаты «Май».
Если же отпуск начинается в мае, но отпускные по закону и фактически выплачиваются еще в апреле, тогда месяц начисления в документе Отпуск и месяц выплаты в ведомости обычно указываются как «Апрель».
В документе Отпуск программы 1С:Зарплата и управление персоналом присутствует реквизит «Месяц». Этот реквизит влияет не только на внешний вид документа, но и на расчетные механизмы программы.
Месяц в документе Отпуск используется для определения периода начисления отпускных. От выбранного месяца зависят:
отражение начисленной суммы в расчетах с сотрудником;
период учета начисления в регистрах программы;
включение суммы в документы начисления заработной платы;
расчет страховых взносов;
контроль взаиморасчетов с сотрудником;
формирование ведомости на выплату;
возможность автоматических перерасчетов;
отражение данных в отчетах по зарплате и взносам.
Не следует воспринимать месяц документа как дату приказа или как календарный месяц, в котором кадровик подготовил документы. Программа должна понимать, к какому расчетному месяцу отнести начисленную сумму.
Рассмотрим пример. Приказ на отпуск может быть оформлен 29 апреля. Но отпуск начинается 12 мая, отпускные выплачиваются 7 мая, а начисление необходимо отразить в майском расчетном периоде. В такой ситуации дата документа может быть апрельской, но месяц начисления в документе Отпуск целесообразно указать майский.
Дата документа и месяц начисления — это разные реквизиты, которые не всегда совпадают.
Разберем распространенную ошибку. Иногда считают, что приказ на отпуск обязательно нужно оформить заранее, поэтому документ Отпуск также нужно провести прошлым месяцем. Например, приказ датирован 29 апреля, значит, в документе отпуска обязательно указывают месяц «Апрель».
Такой вывод неверен. Трудовое законодательство действительно устанавливает отдельные сроки для уведомления сотрудника об отпуске и для выплаты отпускных. Однако эти сроки не означают, что начисление в программе всегда должно быть отражено в месяце подготовки приказа.
Работника необходимо уведомить о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее чем за две недели до его начала, если отпуск предоставляется по графику. При этом оплата отпуска должна быть произведена не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
Но дата приказа может быть ранее даты выплаты отпускных. Например, приказ составлен 29 апреля, а отпускные перечислены 7 мая. В этом случае факт оформления приказа в апреле не превращает майскую выплату в апрельское начисление.
Посмотрим на пример.
Дата приказа — 29 апреля.
Дата начала отпуска — 12 мая.
Дата выплаты отпускных — 7 мая.
Месяц начисления в документе Отпуск — май.
Месяц выплаты в документе Ведомость в банк — май.
Такой вариант позволяет программе отнести начисление, выплату, НДФЛ и страховые взносы к соответствующему расчетному периоду без искусственного переноса майской операции в апрель.
В документе Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость через раздатчика указывается реквизит «Месяц выплаты». Этот реквизит необходим программе для подбора сумм к выплате и для связи ведомости с начислениями.
При работе с зарплатой название этого поля иногда вызывает путаницу. Бухгалтер может предположить, что необходимо указывать именно календарный месяц фактического перечисления денег. В части выплат по итогам месяца программа также связывает ведомость с месяцем, за который производится расчет.
Для межрасчетных выплат, к которым относятся отпускные, важно, чтобы месяц ведомости соответствовал месяцу начисления, указанному в документе Отпуск. Если отпускные начислены майским месяцем, то ведомость на их выплату также должна быть майской.
В рассматриваемом случае, когда отпуск начинается в мае и деньги перечисляются 7 мая, следует придерживаться следующей логики:
оформляем документ Отпуск с месяцем начисления «Май»;
указываем планируемую дату выплаты отпускных — 7 мая;
создаем ведомость на выплату отпускных датой 7 мая;
указываем в ведомости месяц выплаты «Май»;
проверяем, что в ведомость попала сумма именно по документу отпуска.
Если в документе Отпуск выбран месяц «Апрель», программа обычно предлагает апрель и в ведомости. Это не означает, что программа определила месяц правильно. Она лишь подбирает месяц в соответствии с ранее введенным начислением.
Проанализируем ситуацию, в которой документ Отпуск проведен 29 апреля с месяцем начисления «Апрель», а ведомость на выплату сформирована 7 мая также с месяцем «Апрель».
Фактически сотрудник получает отпускные в мае. Сам отпуск начинается в мае. Однако в программе сумма уже включается в апрельский расчетный месяц.
Такое отражение может привести к нескольким последствиям.
Отпускные попадут в апрельские начисления, хотя выплата производится в мае.
Страховые взносы могут быть отнесены к апрельскому месяцу начисления.
После окончательного начисления зарплаты за апрель программа может предложить перерасчитать отпускные.
Если в апреле были неучтенные начисления, премии, доплаты, отсутствия или другие изменения, средний заработок для отпуска может измениться.
Может возникнуть необходимость исправлять ранее проведенный документ отпуска.
В регистрах взаиморасчетов могут появиться неочевидные остатки или корректировки.
В отчетах по начислениям и страховым взносам отпускные будут отражены в апрельском периоде.
На стыке кварталов и календарных лет возрастает риск расхождений между расчетами, ведомостями и отчетностью.
Особенно внимательно следует относиться к ситуации, когда апрель является последним месяцем квартала. Если отпускные начислены апрелем, а выплачены в мае, могут возникнуть дополнительные вопросы при анализе расчета страховых взносов, начислений, сверке данных учета и подготовке регламентированной отчетности.
Само по себе раннее оформление документа не является нарушением. Проблема возникает тогда, когда ради раннего оформления документа бухгалтер переносит расчетный месяц на предыдущий период, хотя фактическая выплата и отпуск относятся к следующему месяцу.
Разберем по шагам рекомендуемый порядок оформления отпуска, который начинается 12 мая, а отпускные выплачиваются 7 мая.
Проверим период отпуска. В документе Отпуск укажем дату начала 12 мая и дату окончания 17 мая.
Укажем дату приказа. Она может быть 29 апреля, если приказ подготовлен заранее.
Выберем месяц начисления «Май».
Укажем способ выплаты «В межрасчетный период», если отпускные выплачиваются отдельно от аванса или заработной платы.
Укажем дату выплаты 7 мая.
Проведем документ и проверим рассчитанную сумму отпускных.
Создадим на основании документа Отпуск документ Ведомость в банк либо другой вид ведомости, используемый в организации.
Укажем дату ведомости 7 мая.
Укажем месяц выплаты «Май».
Проверим сумму к перечислению, удержанный НДФЛ и отсутствие лишних начислений в ведомости.
После проведения ведомости проверим расчетный листок сотрудника и отчет по взаиморасчетам.
Такой порядок соответствует логике программы: начисление отпускных и их фактическая выплата происходят в мае, несмотря на то что кадровый приказ подготовлен в апреле.
Рассмотрим подробнее расчет среднего заработка. Для отпуска, который начинается 12 мая, расчетный период обычно включает 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Следовательно, в расчетный период входит апрель.
Если на момент оформления отпуска апрельская зарплата еще не рассчитана окончательно, в программе может использоваться предварительная информация. После окончательного начисления зарплаты за апрель могут появиться выплаты, которые должны влиять на средний заработок:
оклад за фактически отработанное время;
ежемесячные премии;
доплаты за работу в ночное время;
оплата сверхурочной работы;
доплаты за совмещение должностей;
районные коэффициенты и северные надбавки;
корректировки начислений за прошлые периоды;
иные выплаты, включаемые в средний заработок.
Поэтому при отпуске в мае необходимо обеспечить, чтобы апрельские начисления, которые входят в расчетный период, были учтены корректно. В программе можно сначала выполнить предварительное начисление зарплаты за апрель, рассчитать отпускные, а затем после окончательного закрытия апреля проверить необходимость перерасчета.
Но не следует путать предварительное начисление зарплаты за апрель с переносом самого отпуска на апрельский месяц. Даже если для расчета среднего заработка нужны апрельские данные, отпуск с 12 мая и выплата 7 мая обычно оформляются майским месяцем.
Включение апреля в расчетный период среднего заработка не означает, что отпускные нужно начислить апрелем.
Рассмотрим ситуацию, когда кадровая служба оформляет документы заранее. Например, приказ необходимо подготовить 29 апреля, но отпуск начинается только 12 мая.
В программе можно создать документ Отпуск заранее. При этом не обязательно выбирать апрель как месяц начисления. Дата создания документа, дата приказа и месяц начисления могут различаться.
Рекомендуется проверить следующие реквизиты:
дату документа;
дату приказа;
месяц начисления;
дату начала и окончания отпуска;
планируемую дату выплаты;
способ выплаты;
период, за который предоставляется отпуск;
расчет среднего заработка.
Если приказ датирован 29 апреля, в документе можно оставить дату 29 апреля, но установить месяц начисления «Май». После этого программа будет рассчитывать отпускные как майское начисление и позволит сформировать майскую ведомость на выплату.
Теперь рассмотрим обратную ситуацию. Отпуск может начинаться в мае, но отпускные необходимо выплатить еще в апреле. Например, сотрудник уходит в отпуск 3 мая, а перечислить отпускные нужно не позднее срока, установленного трудовым законодательством. В таком случае выплата может приходиться на апрель.
Посмотрим на пример.
Отпуск начинается 3 мая.
Отпускные фактически выплачиваются 29 апреля.
Документ Отпуск оформляется апрелем.
Ведомость на выплату отпускных оформляется апрелем.
Страховые взносы учитываются в апрельском месяце начисления.
НДФЛ удерживается при фактической выплате 29 апреля.
В этом варианте апрельский месяц является логичным, потому что начисление и выплата происходят в апреле. Сам факт того, что календарные дни отпуска приходятся на май, не является единственным критерием для выбора месяца в программе.
Следовательно, для выбора месяца необходимо анализировать не только дату начала отпуска, но и дату фактической выплаты отпускных.
Для наглядности рассмотрим два похожих случая.
Сотрудник идет в отпуск с 3 мая. Отпускные перечислены 29 апреля.
Месяц в документе Отпуск — апрель.
Дата выплаты — 29 апреля.
Месяц в ведомости — апрель.
Отпускные отражаются как апрельское начисление.
НДФЛ удерживается при выплате в апреле.
Страховые взносы относятся к апрельскому начислению.
Сотрудник идет в отпуск с 12 мая. Отпускные перечислены 7 мая.
Месяц в документе Отпуск — май.
Дата выплаты — 7 мая.
Месяц в ведомости — май.
Отпускные отражаются как майское начисление.
НДФЛ удерживается при выплате в мае.
Страховые взносы относятся к майскому начислению.
Из этого следует важный вывод: для отпуска, который начинается в мае, не всегда автоматически выбирается май. Необходимо учитывать, в каком месяце фактически начислены и выплачены отпускные.
При выплате отпускных необходимо отдельно контролировать удержание НДФЛ. Доход в виде отпускных относится к денежному доходу сотрудника. Налоговый агент удерживает НДФЛ непосредственно при фактической выплате дохода.
Поэтому при перечислении отпускных 7 мая программа должна удержать НДФЛ в мае. Дата выплаты в ведомости важна для корректного отражения удержанного налога и для формирования уведомления об исчисленных суммах НДФЛ, если организация обязана его представлять.
Рассмотрим порядок действий:
Начисляем отпускные документом Отпуск.
Формируем ведомость с фактической датой перечисления денег.
Проводим ведомость.
Проверяем удержание НДФЛ в документе выплаты.
Проверяем отражение удержанной суммы в отчетах по НДФЛ.
Контролируем срок перечисления НДФЛ в бюджет в соответствии с действующим порядком.
Если ведомость фактически проведена маем, а месяц в документе указан апрелем, бухгалтеру потребуется особенно внимательно проверить данные по начислению, выплате и удержанию налога. В большинстве стандартных ситуаций проще сразу использовать единый майский месяц для документа отпуска и ведомости.
Страховые взносы начисляются на суммы оплаты отпусков как на выплаты в рамках трудовых отношений. При этом для расчетов в 1С:ЗУП значение имеет месяц начисления дохода.
Если документ Отпуск проведен апрелем, страховые взносы обычно отражаются в апрельском расчетном периоде. Если документ проведен маем, взносы относятся к маю.
В рассматриваемой ситуации, когда отпускные выплачиваются 7 мая, а отпуск начинается 12 мая, майский месяц начисления позволяет согласовать между собой:
месяц документа отпуска;
месяц ведомости на выплату;
месяц начисления страховых взносов;
период отражения отпуска в расчетных отчетах;
фактическую дату выплаты сотруднику.
Это снижает вероятность ситуаций, когда отпускные отражены в одном месяце, выплата — в другом, а последующий перерасчет меняет уже закрытый период.
Выясним причину, по которой программа может предложить перерасчет. Для расчета среднего заработка используются данные о начислениях сотрудника за расчетный период. Если отпуск начинается в мае, апрель обычно входит в расчетный период.
Если в момент расчета отпуска апрель еще не закрыт окончательно, средний заработок может быть рассчитан без части апрельских выплат или на основании предварительных данных. После начисления зарплаты за апрель программа обнаружит, что расчетная база изменилась.
В результате может появиться необходимость:
пересчитать средний заработок;
исправить сумму отпускных;
доначислить или сторнировать часть отпускных;
откорректировать НДФЛ;
проверить страховые взносы;
отразить доплату или удержание в последующей ведомости.
Чтобы избежать сложных корректировок, рекомендуется сначала максимально полно отразить апрельские начисления, затем рассчитать отпускной документ майским месяцем и после завершения расчета апреля проверить, не требуется ли перерасчет.
Не нужно переносить отпускные в апрель только потому, что апрель входит в расчетный период среднего заработка. Эти операции имеют разное назначение.
После оформления отпуска и ведомости проведем контрольную проверку. Рассмотрим, какие документы и отчеты помогут убедиться, что данные отражены корректно.
Откроем документ Отпуск и проверим месяц начисления, даты отпуска, дату выплаты и способ выплаты.
Откроем ведомость и проверим дату платежа, месяц выплаты, сотрудника, сумму к перечислению и сумму удержанного НДФЛ.
Сформируем расчетный листок сотрудника и убедимся, что отпускные отражены в нужном месяце.
Проверим отчет Анализ зарплаты по сотрудникам.
Проверим отчет по взаиморасчетам с сотрудником.
Проверим сведения об удержанном НДФЛ.
Проверим начисление страховых взносов за соответствующий месяц.
После начисления зарплаты за предыдущий месяц проверим, не появился ли документ перерасчета отпускных.
Если программа показывает задолженность организации перед сотрудником после выплаты отпускных либо сумма отпускных повторно попадает в новую ведомость, необходимо проверить месяц начисления, месяц ведомости и наличие ранее проведенных выплат.
Рассмотрим ситуацию, когда документ Отпуск уже проведен 29 апреля с месяцем начисления «Апрель», ведомость сформирована 7 мая, но также с месяцем «Апрель».
Если выплаты еще не произведены и апрельский месяц не закрыт окончательно, лучше исправить документы до завершения расчета.
Откроем документ Отпуск.
Изменим месяц начисления с апреля на май.
Проверим дату выплаты отпускных.
Пересчитаем документ.
Проведем документ повторно.
Переформируем ведомость на выплату отпускных.
Укажем в ведомости месяц выплаты «Май».
Проверим сумму НДФЛ и сумму к перечислению.
Удалим или отменим проведение ошибочно созданной апрельской ведомости, если она не была исполнена банком.
Если ведомость уже проведена, деньги перечислены и апрель закрыт, исправление требует более аккуратного анализа. Не следует без проверки перепроводить старые документы, особенно если по апрелю уже сформированы отчеты, начислены взносы или отправлена отчетность.
В такой ситуации необходимо проанализировать:
была ли фактическая выплата отпускных;
какой месяц указан в документе отпуска;
как отражены НДФЛ и страховые взносы;
выполнено ли окончательное начисление зарплаты за апрель;
возник ли перерасчет среднего заработка;
сдана ли отчетность за соответствующий период;
есть ли необходимость исправлять закрытый месяц или можно отразить корректировки текущим периодом.
При сложной ситуации рекомендуется сначала создать копию информационной базы либо использовать тестовый контур, чтобы проверить последствия изменения месяца начисления и перепроведения документов.
Нет, создавать документ Отпуск строго в день выплаты не требуется. Документ можно подготовить заранее, если известны даты отпуска, количество дней, период предоставления и иные необходимые сведения.
Однако при раннем создании документа следует правильно определить месяц начисления. Если отпускные будут выплачиваться в мае, не нужно автоматически выбирать апрель только потому, что документ создается в апреле.
Рассмотрим безопасный подход:
подготовим приказ заранее;
создадим документ отпуска заранее при необходимости;
укажем месяц начисления, соответствующий дате начисления и выплаты;
предварительно рассчитаем средний заработок;
после отражения данных прошлого месяца проверим результат расчета;
сформируем ведомость в месяце фактической выплаты.
Такой порядок позволяет одновременно соблюдать кадровые сроки, своевременно выплачивать отпускные и корректно вести расчетный учет в программе.
Рассмотрим типичные ошибки и способы их избежать.
Месяц начисления выбирают по дате приказа. Проверим дату фактического начисления и выплаты, а не только дату кадрового документа.
Ведомость создают с месяцем прошлого периода. Если отпускные начислены и выплачены в мае, используем майскую ведомость.
Не учитывают апрель в среднем заработке. Для майского отпуска апрель обычно входит в расчетный период, поэтому проверим, закрыт ли апрельский расчет.
Переносят отпускные в апрель ради удобства. Не следует переносить начисление в прошлый месяц без фактического основания.
Не проверяют перерасчет после начисления зарплаты прошлого месяца. После окончательного расчета апреля убедимся, что средний заработок не изменился.
Смешивают отпускные и зарплату в одной ведомости без проверки. При межрасчетной выплате лучше контролировать отдельную ведомость и состав попавших в нее сумм.
Не контролируют дату выплаты. Отпускные нужно выплатить не позднее установленного срока до начала отпуска.
Не проверяют НДФЛ после проведения ведомости. Налог удерживается при фактической выплате, поэтому дата ведомости имеет значение.
Посмотрим на пример оформления отпуска сотрудника.
Сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с 12 мая по 17 мая. Приказ составлен 29 апреля. Отпускные нужно перечислить 7 мая. Зарплата за апрель уже рассчитана предварительно, а окончательное закрытие апреля планируется до даты выплаты.
В документе Отпуск укажем:
дату документа — 29 апреля;
месяц начисления — май;
дату начала отпуска — 12 мая;
дату окончания отпуска — 17 мая;
дату выплаты — 7 мая;
способ выплаты — в межрасчетный период.
После расчета отпуска создадим документ Ведомость в банк. В ведомости укажем:
дату ведомости — 7 мая;
месяц выплаты — май;
вид выплаты — отпускные или межрасчетная выплата в зависимости от настройки программы;
сотрудника и сумму к перечислению;
удержанный НДФЛ.
Затем проведем ведомость и проверим, что отпускные не попали повторно в ведомость на аванс или в ведомость на окончательный расчет зарплаты за май.
Иногда организация перечисляет отпускные одновременно с авансом за первую половину месяца. В такой ситуации необходимо особенно внимательно контролировать состав сумм в ведомости.
Если отпускные за май выплачиваются в мае вместе с авансом, документ отпуска все равно обычно оформляется майским месяцем. В ведомости также выбирается май. При этом необходимо проверить, что программа правильно определила сумму аванса, отпускных и удержаний.
Не следует считать, что выплата вместе с авансом превращает отпускные в часть заработной платы за первую половину месяца. Отпускные сохраняют самостоятельный вид начисления и рассчитываются по среднему заработку.
После формирования ведомости проверим:
не задвоились ли отпускные;
не уменьшился ли аванс некорректно;
правильно ли удержан НДФЛ;
не возникла ли переплата по сотруднику;
не требуется ли корректировка в документе Начисление за первую половину месяца.
Рассмотрим ситуацию, когда отпуск начинается 1, 2 или 3 числа месяца. В этом случае отпускные чаще всего приходится выплачивать в предыдущем месяце, поскольку необходимо соблюсти срок оплаты.
Например, отпуск начинается 3 мая. Чтобы перечислить отпускные своевременно, выплата может быть произведена 29 апреля. Тогда в программе обычно отражаем:
месяц начисления отпуска — апрель;
дату выплаты — апрель;
месяц ведомости — апрель;
страховые взносы — апрель;
НДФЛ — по дате фактической апрельской выплаты.
Это отличается от ситуации с отпуском с 12 мая, когда выплата может быть проведена 7 мая. Поэтому нельзя применять один и тот же месяц оформления ко всем отпускам, начинающимся в одном календарном месяце.
Подведем итог по рассматриваемой ситуации. Если сотрудник идет в отпуск с 12 мая по 17 мая, приказ оформлен 29 апреля, а отпускные выплачиваются 7 мая, то месяц в документе Отпуск рекомендуется указать как «Май».
В документе Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость через раздатчика на выплату отпускных от 7 мая также следует указать месяц выплаты «Май».
Апрельский месяц в документе отпуска и ведомости был бы уместен в иной ситуации: когда отпускные фактически начислены и выплачены в апреле, например при отпуске, начинающемся в первых числах мая.
Не выбираем месяц начисления только по дате приказа. Сопоставим дату начала отпуска, дату фактической выплаты, расчетный месяц в программе и необходимость учета начислений предыдущего месяца в среднем заработке.
Информация носит справочный характер