Переход на новую информационную базу или наведение порядка в текущих справочниках часто сопровождается радикальным решением: полной перезаливкой номенклатуры. Когда старый справочник содержит дубли, ошибки в наименованиях и некорректные единицы измерения, проще создать «чистые» позиции и перенести на них остатки. Однако для бухгалтера это становится серьезным вызовом: как сделать это так, чтобы не «поплыл» НДС, не возникло фиктивных доходов для налоговой и сохранилась преемственность партий. Рассмотрим подробно все этапы и способы решения этой задачи.
Первое побуждение многих пользователей — списать всё старое через документ Списание товаров на счет 94 (Недостачи и потери от порчи ценностей) и заприходовать новое через Оприходование товаров с отнесением на счет 91.01 (Прочие доходы). Проанализируем, к чему это приведет:
Выясним причину, по которой профессиональное сообщество рекомендует избегать таких проводок, и разберем безопасные альтернативы.
Это один из самых методически верных способов в 1С:Бухгалтерия. Рассмотрим его суть: мы представляем замену одной позиции на другую как процесс сборки, где «старый» товар является комплектующим, а «новый» — результатом сборки.
Алгоритм действий:
Комплектация номенклатуры с видом операции «Комплектация».41.01 или 10.01).Проанализируем проводки: система сформирует запись Дт 41.01 (новая) Кт 41.01 (старая). Стоимость перейдет напрямую без использования счетов доходов и расходов. Этот метод сохраняет себестоимость и не создает налогооблагаемой базы.
Если позиций тысячи, и делать комплектацию на каждую неудобно, можно использовать технический счет 000. Но важно сделать это правильно, чтобы обороты не попали в отчетность.
Рассмотрим вариант со сторно. Вместо обычного списания, мы делаем операцию, введенную вручную:
// Сторнируем остатки по старой номенклатуре
Дт 10.01 (старая) Кт 000 - Сумма со знаком МИНУС
Количество (старое) - Количество со знаком МИНУС
// Приходуем новую номенклатуру
Дт 10.01 (новая) Кт 000 - Сумма со знаком ПЛЮС
Количество (новая) - Количество со знаком ПЛЮС
В итоге сальдо по счету 000 останется нулевым, а в оборотно-сальдовой ведомости общая сумма по счету 10 не увеличится (так как плюс и минус внутри счета дадут ноль). Важно: этот способ требует ручной корректировки регистров НДС, если в базе ведется раздельный учет.
В современных конфигурациях (начиная с Бухгалтерии 3.0 и выше) учет ведется не только на счетах, но и в специальных регистрах. Посмотрим на ситуацию глубже. Если у вас включен раздельный учет НДС (счет 19.07 и другие), просто проводок по бухгалтерии будет недостаточно.
Существуют такие объекты, как КлючиАналитикиУчетаНДС и КлючиАналитикиУчетаЗатрат. Система создает их автоматически при проведении документов. Если вы делаете перенос ручными операциями, эти ключи могут не создаться, что приведет к ошибкам при закрытии месяца.
Рекомендация по регистрам:
Комплектации номенклатуры система сама сформирует нужные движения по регистру Раздельный учет НДС.Отражение НДС к вычету или Корректировка записей регистров, чтобы перенести остатки по регистру НДС предъявленный со старой номенклатуры на новую.Любое изменение в учетных данных должно быть обосновано. Чтобы у налоговой инспекции не возникло подозрений в сокрытии доходов или необоснованном списании, подготовим пакет документов:
Проанализируем ситуацию с разницами (ПБУ 18/02). При переносе остатков важно следить за тем, чтобы данные в налоговом учете (реквизит НУ в проводках) полностью совпадали с бухгалтерским учетом. Если старая номенклатура имела остатки по временным (ВР) или постоянным (ПР) разницам, их необходимо зеркально перенести на новые карточки номенклатуры. В противном случае при списании (продаже) товара эти разницы «зависнут» на остатках или некорректно самортизируются.
Разберем сложный случай: вы заменили номенклатуру «Болт А» на «Болт М8», а через месяц решили вернуть его поставщику. Поставщик ждет в документах наименование «Болт А», как было в его накладной.
Решение: В документе Возврат товаров поставщику в 1С есть возможность редактировать печатную форму или использовать поле «Наименование для печати». Однако технически документ возврата должен быть связан с документом поступления. Если вы сделали перенос через 000 счет и потеряли связь с партией, автоматическое заполнение возврата по поступлению не сработает. В этом случае придется заполнять документ вручную, указывая исходную стоимость и параметры НДС из первичных документов.
Если объем данных позволяет, используйте документ «Комплектация номенклатуры». Это максимально автоматизированный путь, который корректно закроет вопросы со счетами учета, регистрами НДС и аналитикой затрат.
Если же вы решились на программную обработку или использование счета 000, обязательно выполните следующие проверки:
НДС предъявленный должен быть очищен по старым позициям и заполнен по новым с сохранением данных о документах-основаниях (счетах-фактурах).Таким образом, мы видим, что правильное отражение перезаливки номенклатуры — это не просто перенос цифр, а кропотливая работа по сохранению всей цепочки налогового учета.